Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства - [42]
Обращайте особое внимание на дресс-код точно так же, как при личной встрече, и помните: когда вы встаете за стаканом воды, люди видят вас в полный рост. Презентации в офлайне и онлайне должны соответствовать друг другу[64].
Прежде чем войти в комнату видеоконференции, сделайте несколько глубоких вдохов, улыбнитесь, расправьте плечи и соберитесь умственно и физически точно так же, как при входе в реальное помещение. Все это на удивление хорошо ощущается и воспринимается через экран.
Вербальная и паравербальная коммуникация играет важную роль на переговорах посредством компьютерной связи. В онлайне люди зачастую говорят слишком быстро. Если хотите, чтобы вас поняли, говорите медленно и с хорошей артикуляцией, еще медленнее, чем при физическом разговоре. Можно договориться о специальном сигнале, который используется, если кто-то хочет взять слово – например, поднять руку. Это поможет избежать ситуаций, когда несколько человек говорят одновременно, потому что, если в онлайне много народу, трудно отследить, кто начинает говорить. В таких ситуациях, чтобы общение проходило гладко, нужно назначить модератора или координатора. Если у вас есть переводчик, отводите достаточно времени на перевод, а потом продолжайте говорить. Если обсуждение требует сурдоперевода, особое внимание уделите освещенности.
Гирдэм обнаружила, что на переговорах с положительной эмоциональной окраской участники употребляют больше слов, чем при негативных взаимодействиях[65]. Поэтому полностью вовлекайтесь в обсуждение, используйте инструменты коммуникации из главы 7. Личностные различия могут обостряться из-за так называемой «интернет– застенчивости», когда человеку со склонностью к интроверсии, которая усугубляется такой вот интернет-застенчивостью, трудно высказываться, поэтому будьте терпеливы и явным образом выказывайте свой интерес, если это необходимо.
Не бойтесь молчаливых пауз. Молчание в ожидании, пока придет ваша очередь высказаться, на онлайн-встречах еще важнее, поскольку здесь может иметь место небольшая задержка между моментом, когда что-то озвучивается, и тем, когда другие участники слышат сказанное. Не делайте поспешных выводов из факта молчания. Как указывает Гирдэм, длительные паузы могут быть вызваны техническими задержками, поэтому необязательно приписывать им какой-то особый смысл[66].
Настаивайте на том, чтобы вам разъяснили и повторили то, что была сказано и тем или иным образом понято, чтобы переформулировали сказанное; не смущайтесь просить несколько больших перерывов или делать регулярные перерывы, чтобы размяться и выпить кофе. На онлайн-встречах интервалы между перерывами должны быть меньше, чем на физических встречах.
Есть еще несколько соображений, которые следует иметь в виду, встречаясь с другой стороной в онлайне. Технология предлагает громадные возможности для общения в онлайне. Но не полагайтесь на них абсолютно, не переносите автоматически возможности физического взаимодействия в онлайн-формат. Используйте все предоставляемые вам возможности – это не только сделает ваше общение более интересным, интерактивным и вдохновляющим, но и задействует эффективную групповую динамику.
Использование сессионных залов для обсуждений небольшими группами или двусторонних переговоров поможет вызвать доверие и наладить связь. Если все стороны согласны, полезно вести аудио– и видеозапись встреч, что удобно, если вам понадобится вернуться к принятым решениям или конкретной части дискуссии, поделиться тем, что было сказано, с отсутствующими. Зафиксируйте эту договоренность письменно и сверяйтесь с ней на этапе контекстуального анализа.
И всегда помните: мало кто полностью «на ты» с высокими технологиями, а последние – не оружие, а орудие.
ЭТАПЫ ПРЕДЛОЖЕНИЯ И РЕАЛИЗАЦИИ
На последних двух этапах переговорного процесса (предложение и реализация), а также на этапе соприкосновения рассылайте памятные записки и электронные письма, чтобы у всех участников имелась одинаковая информация. Проводится ли встреча в онлайне или в личном присутствии, всегда рекомендуется направлять письменный сводный отчет, чтобы у всех были фактические данные, к которым при необходимости можно вернуться.
Некоторые соображения об электронной почте и для чего ее использовать
Электронная почта – это асинхронное средство коммуникации, дающее больше времени на обдумывание между получением сообщения и откликом на него, что снижает риск автоматической необдуманной реакции. Формирование суждений, как и впечатлений, посредством электронной почты занимает больше времени. Поскольку есть доказательства того, что отсроченные суждения других людей способствуют лучшему пониманию смыслов, такая асинхронность обладает определенными преимуществами[67].
Электронные письма очень полезны для выполнения определенных задач. К примеру, если нужно быстро проверить какой-то информационный фрагмент, направить сводку, задать вопрос, подтвердить дату, отправить напоминание. Иными словами, электронные письма лучше всего использовать для оперативного обмена фактами. Также их можно сохранять для справочных целей на будущее.
