Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства - [43]

.

Электронные письма очень полезны для выполнения определенных задач. К примеру, если нужно быстро проверить какой-то информационный фрагмент, направить сводку, задать вопрос, подтвердить дату, отправить напоминание. Иными словами, электронные письма лучше всего использовать для оперативного обмена фактами. Также их можно сохранять для справочных целей на будущее.

Как уже говорилось, на переговорах редко бывает достаточно одних только слов; письменное общение – не лучшее средство, чтобы расшифровывать сигналы, которые помогут понять другую сторону. Если, однако, вы участвуете в переговорах, которые ведутся целиком или в основном в формате переписки (к примеру, посредством электронных писем и записок), полезны будут следующие рекомендации.

• Не исходите из того, что другая сторона умеет читать между строк. Старайтесь выразить свои эмоции, чувства или обеспокоенность явным образом («Я расстроен отсутствием прогресса»).

• Регулярно спрашивайте у собеседников, как они себя чувствуют, и проверяйте собственные предположения («Мне кажется, что в моем предложении что-то вас смутило. Это так?»; «Какие ощущения у вас оставила последняя дискуссия?»).

Порой общаться в письменном виде проще и полезнее, имея дело с человеком, с которым вы в конфликте: это заставит вас очень точно выверять написанное и прояснять недопонимание, а еще, когда пишешь, ты меньше подвержен эмоциям. Более того, общение по переписке лучше подходит людям со склонностью к интроверсии.

Интересно отметить, что люди прекрасно осознают важность невербальной коммуникации, если нужно передать тонкие намеки и смыслы посредством сообщения. В этом кроется основная причина изобретения эмодзи и эмотиконов (смайликов, символов, иконок с эмоциями). Люди часто используют их[68], чтобы акцентировать некоторые значения в электронных письмах, заменить ими (не всегда толково) невербальные сигналы и передать тонкие (или нет) послания. Пользуйтесь ими особенно аккуратно, так как различные эмодзи имеют разное значение в разных культурах[69]. К примеру, если в западной культуре поднятый кверху большой палец может означать одобрение, то в Греции и на Ближнем Востоке это традиционно воспринимается как вульгарный, часто угрожающий жест[70].

Эмоциональные и социальные сигналы намного труднее наблюдать, направлять и получать по электронной почте, и это лишает участников переговоров очень важного средства выстроить доверие и взаимопонимание. Здесь требуется особенно пристальное внимание к подбору слов. Составляя электронное письмо, пристально следите за тем, какими фразами излагаете свою идею, как составляете предложение, как продвигаетесь вперед: это уменьшит неоднозначность и непонимание посланий.

Как говорится, что написано пером, не вырубишь топором. Поэтому следите за тем, чтобы то, что вы пишете и отсылаете, отражало истинные намерения, а не гнев или фрустрированные чувства, о которых вы потом будете жалеть. Внимательно отслеживайте двоякие значения и всегда отдавайте предпочтение простой и недвусмысленной лексике. Не должно оставаться никакого пространства для истолковывания того, что написано: проявляйте исключительную вдумчивость в отношении того, что и как пишете. Помните: написанное может обладать юридически обязывающей силой, а некоторые вещи, вырванные из контекста, могут нанести ущерб. Сначала напишите, потом отдохните, перечитайте написанное и только потом отсылайте. Социальные сигналы и невербальная коммуникация – непростые вещи для общения посредством электронной почты, хотя тонкие смыслы можно отследить и через используемые слова. Длинное письмо или короткое, только излагающее факты; оттенок сожаления вместо разочарования – все это придает смысл написанному и влияет на отношения. Скорость ответа на электронное письмо также о многом говорит, как и выбор слов, и подробности изложения.

Временами люди пользуются по очереди электронными письмами и чатами. Последних следует избегать, так как они предназначены больше для неформального общения, их сложнее сохранить, чтобы вернуться к написанному. В случае высокого уровня чувствительности переговоров чаты следует считать небезопасной средой.

Преимущества встреч в онлайне

Встречи и переговоры в онлайн-среде обладают множеством преимуществ. Во многих переговорах участвуют люди, которых разделяют география и большие расстояния. Личная встреча с другими участниками дискуссии потребует времени и энергии, особенно если люди проживают в разных часовых поясах. Усталость от поездок может негативно повлиять на качество соприкосновения и желание организовать повторные встречи. Также личные встречи могут быть затратными с финансовой точки зрения: понадобятся расходы на размещение и дорогу, не говоря уж об организационных расходах. А возможность использовать высокие технологии для налаживания связи между людьми по всему миру без необходимости личного присутствия дает существенную экономию денег, времени и сил.

Люди склонны проявлять инерцию, леность, когда что-то усложняется, например, нужно координировать действия людей из разных мест. Организация нескольких раундов переговоров упрощается, если не нужно принимать в расчет время поездки. Проще зарезервировать полдня и скоординировать несколько повесток, чем потратить сутки и даже больше. Проще проявить гибкость в подборе дат и учесть нужды разных сторон (это мощный переговорный сигнал), если встречи занимают меньше времени и ведутся в онлайне.