Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства - [40]

Существуют различные каналы и основные свойства их расшифровки с точки зрения богатства медиавозможностей:

• лицом к лицу: расшифровка вербального, невербального и паравербального языка[61];

• видеоконференция: расшифровка вербального, невербального и паравербального языка (в более ограниченном виде, чем при контакте лицом к лицу, так как периферическое зрение, то есть возможность видеть, что происходит вне узкого поля зрения, намного сложнее);

• телефон: расшифровка вербального и паравербального языка;

• текстовые сообщения и чаты: расшифровка вербального языка.

Общее правило переговорщика гласит: по возможности выбирайте средства, обеспечивающие вам максимум сигналов для расшифровки посланий другой стороны.

Какое средство EMC полезно на каком этапе переговорного процесса, и что принимать в расчет

Давайте вернемся к процессу переговоров, который рассматривается в этой книге. Существует несколько шагов, на которых можно с успехом использовать средства EMC. Основные каналы электронной связи в рамках пятишагового переговорного процесса – это электронная почта и видеоконференции.

ЭТАП КОНТЕКСТУАЛЬНОГО АНАЛИЗА

На этапе контекстуального анализа нужно учитывать следующие рекомендации.

Важно обеспечить для всех сторон доступ к хорошей интернет-связи. Здесь имеется в виду надежность связи и диапазон частот, то есть скорость передачи данных сети или интернет-соединения[62]. Связь должна быть хорошей, чтобы не было причин беспокоиться – а вдруг она прервется. Следует, однако, предусмотреть подобную возможность, особенно если вы ведете переговоры с людьми из дальних стран, где связь не очень надежная.

Следует учитывать компьютерную эргономику. Сторонам, участвующим во встрече, понадобится достаточно большой монитор, чтобы одновременно видеть всех участников, а также хорошо расположенная камера и микрофон. Никто не должен выпадать из поля зрения. Освещение должно обеспечивать хорошую видимость лиц (их выражений). Действительно важно видеть своих собеседников. Помните, что люди постоянно транслируют поведенческие сигналы – эти стимулы ощущений, необходимые для создания плодотворной атмосферы солидных, достойных переговоров и налаживания доверительных отношений.

До начала соприкосновения проверьте, чтобы технологии, доступные каждой из сторон, были по возможности эквивалентны, чтобы не было несправедливости из-за неравенства в наличии технических средств. Здесь имеются в виду планшеты, ноутбуки или персональные компьютеры, доступ к различным приложениям. Несправедливость в смысле возможностей использования технологий не должна ущемлять ту или другую сторону. Один из примеров – использование устройств с сенсорным экраном, которые дают возможность взаимодействовать с компьютером, касаясь экрана. Это очень полезное приспособление, чтобы нарисовать график, оставить заметку или составить список, притом естественным образом, как если бы у вас был флипчарт или блокнот. Если у какого-то участника нет возможности что-то нарисовать или записать, чтобы разъяснить мысль или потенциальное решение, а у другого есть, это может повредить взаимопониманию. То же касается и показа удаленных экранов. Смысл в том, чтобы по максимуму использовать доступные средства и иметь доступ к базовым инструментам в целях поддержки и стимулирования обсуждений и понимания, а не в избыточном применении модных гаджетов или стремлении получить над другой стороной преимущество.

Вы должны сделать так, чтобы все участники переговоров имели доступ к одинаковому программному обеспечению (ПО) с достаточной полосой пропускания, качеством изображений и звука. Необходимо адаптировать такие программы, как Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, Go To Meeting, Cisco Webex и т. д. В зависимости от стоимости лицензий, некоторые организации, сообщества или лица могут не иметь доступа к дорогостоящему ПО и вынуждены полагаться на бесплатные программы. Это следует уточнять заранее.

Цифровая грамотность играет свою роль в том, насколько комфортно пользователям работать со своими средствами. Чем меньше им приходится с ними сражаться, тем полнее они смогут сконцентрироваться на обсуждении и собеседниках. Платформы для видеоконференций и решения для онлайн-встреч могут быть очень удобными для пользователей. Перед соприкосновениями проверьте и интернет-соединение, и функционал. До первой точки онлайн-соприкосновения или в самом начале, чтобы избавить себя от множества проблем впоследствии, стоит потратить немного времени и проверить базовые опции и функционал, если вы не уверены в степени своего владения оборудованием.

Конфиденциальность и связанные с ней моменты следует обсудить и согласовать с участием всех сторон – например, решить, будет ли встреча записываться или нет, как и кому будут рассылаться электронные документы, на каком носителе сохраняться. Некоторые из этих моментов определяются законодательными требованиями. Убедитесь, что решения по вопросам безопасности и конфиденциальности соответствуют нормам и правилам стран и традициям организаций, с которыми будут вестись переговоры, поскольку законы в разных странах разные. В обеспечении конфиденциальности также важны тишина и приватность.