Основы русской деловой речи - [34]
3.2. Прием и первичная обработка входящих документов
Документы могут быть получены по почте, переданы по телеграфу, доставлены курьером, секретарем, посетителем, приняты по факсу, телетайпу, электронной почте. Прием и первичная обработка документов производятся в крупных фирмах и организациях службой делопроизводства (экспедицией), в небольших – секретарем-референтом. Данная операция в основном техническая.
Заказная почта принимается под расписку. При получении документов с пометой «Срочно» проставляется время получения. При получении документов следует убедиться в правильности их доставки. Если корреспонденция доставлена не по адресу, она пересылается адресату или возвращается отправителю.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты (за исключением тех, которые имеют надпись «лично»). После вскрытия конверта проверяется целостность вложения (наличие всех страниц документа и приложения, отсутствие повреждений текста). Если целостность документа нарушена, составляется акт, один экземпляр которого вместе с полученным документом отсылается отправителю.
Аналогичным образом проверяется корреспонденция, полученная по факсу, в случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес и дата отправления или получения документа могут быть указаны только на конверте. В этом случае конверт подкалывается к документу.
На входящих документах отметка о получении обычно проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа. Она включает учетный порядковый номер и дату поступления. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения, поэтому на нем достаточно проставить порядковый номер. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.
При обработке входящих документов типичной ошибкой является учет только документов, подлежащих регистрации. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, и невозможно просчитать время на обработку неучтенной корреспонденции.
3.3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть, что значительно повышает эффективность управленческого процесса. Задача службы делопроизводства или секретаря-референта на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. В учреждении необходимо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.
К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы, содержащие второстепенные вопросы, должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам, минуя кабинет руководителя.
После рассмотрения документа должностное лицо пишет на нем резолюцию. Документ возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день регистрации, дабы избежать задержек в исполнении документов.
Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то по согласованию с ответственным исполнителем устанавливается очередность исполнения резолюции или с документа снимаются ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции.
Можно отметить несколько этапов обработки входящих документов:
1) проверка правильности доставки корреспонденции;
2) проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
3) фиксация факта получения документа;
4) подготовка полученных документов к исполнению;
5) передача их на исполнение.
Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые документы вносятся в регистрационную форму, установленную в каждой организации. Это может быть журнал, карточка, электронная карточка. Нерегистрируемые документы сразу передаются исполнителям или в отделы для доставки.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
Регистрация, т. е. «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирует факт его создания, отправления или получения»[112] и придает ему юридическую силу. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Очень важна рациональная постановка регистрации документов. Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. С ее помощью можно, проводя регистрацию на различных рабочих местах, собрать все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль исполнения документов.
Третье издание руководства (предыдущие вышли в 2001, 2006 гг.) переработано и дополнено. В книге приведены основополагающие принципы современной клинической диетологии в сочетании с изложением клинических особенностей течения заболеваний и патологических процессов. В основу книги положен собственный опыт авторского коллектива, а также последние достижения отечественной и зарубежной диетологии. Содержание издания объединяет научные аспекты питания больного человека и практические рекомендации по использованию диетотерапии в конкретных ситуациях организации лечебного питания не только в стационаре, но и в амбулаторных условиях.Для диетологов, гастроэнтерологов, терапевтов и студентов старших курсов медицинских вузов.
Этот учебник дает полное представление о современных знаниях в области психологии развития человека. Книга разделена на восемь частей и описывает особенности психологии разных возрастных периодов по следующим векторам: когнитивные особенности, аффективная сфера, мотивационная сфера, поведенческие особенности, особенности «Я-концепции». Особое внимание в книге уделено вопросам возрастной периодизации, детской и подростковой агрессии.Состав авторского коллектива учебника уникален. В работе над ним принимали участие девять докторов и пять кандидатов психологических наук.
В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Семейное право».Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Семейное право».
В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Налоговое право».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Налоговое право» в высших и средних учебных заведениях.
В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Трудовое право».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Трудовое право».
В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Международные экономические отношения».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Международные экономические отношения» в высших и средних учебных заведениях.
Предлагаемая вашему вниманию книга – сборник историй, шуток, анекдотов, авторами и героями которых стали знаменитые писатели и поэты от древних времен до наших дней. Составители не претендуют, что собрали все истории. Это решительно невозможно – их больше, чем бумаги, на которой их можно было бы издать. Не смеем мы утверждать и то, что все, что собрано здесь – правда или произошло именно так, как об этом рассказано. Многие истории и анекдоты «с бородой» читатель наверняка слышал или читал в других вариациях и даже с другими героями.
Книга посвящена изучению словесности в школе и основана на личном педагогическом опыте автора. В ней представлены наблюдения и размышления о том, как дети читают стихи и прозу, конкретные методические разработки, рассказы о реальных уроках и о том, как можно заниматься с детьми литературой во внеурочное время. Один раздел посвящен тому, как учить школьников создавать собственные тексты. Издание адресовано прежде всего учителям русского языка и литературы и студентам педагогических вузов, но может быть интересно также родителям школьников и всем любителям словесности. В формате PDF A4 сохранен издательский макет.
На протяжении всей своей истории люди не только создавали книги, но и уничтожали их. Полная история уничтожения письменных знаний от Античности до наших дней – в глубоком исследовании британского литературоведа и библиотекаря Ричарда Овендена.
Книга известного литературоведа, доктора филологических наук Бориса Соколова раскрывает тайны четырех самых великих романов Федора Достоевского – «Преступление и наказание», «Идиот», «Бесы» и «Братья Карамазовы». По всем этим книгам не раз снимались художественные фильмы и сериалы, многие из которых вошли в сокровищницу мирового киноискусства, они с успехом инсценировались во многих театрах мира. Каково было истинное происхождение рода Достоевских? Каким был путь Достоевского к Богу и как это отразилось в его романах? Как личные душевные переживания писателя отразились в его произведениях? Кто был прототипами революционных «бесов»? Что роднит Николая Ставрогина с былинным богатырем? Каким образом повлиял на Достоевского скандально известный маркиз де Сад? Какая поэма послужила источником знаменитой легенды о «Великом инквизиторе»? Какой должна была быть судьба героев «Братьев Карамазовых» в так и ненаписанном Федором Михайловичем втором томе романа? На эти и другие вопросы о жизни и творчестве Достоевского читатель найдет ответы в этой книге.
Институт литературы в России начал складываться в царствование Елизаветы Петровны (1741–1761). Его становление было тесно связано с практиками придворного патронажа – расцвет словесности считался важным признаком процветающего монархического государства. Развивая работы литературоведов, изучавших связи русской словесности XVIII века и государственности, К. Осповат ставит теоретический вопрос о взаимодействии между поэтикой и политикой, между литературной формой, писательской деятельностью и абсолютистской моделью общества.
В книге рассказывается история главного героя, который сталкивается с различными проблемами и препятствиями на протяжении всего своего путешествия. По пути он встречает множество второстепенных персонажей, которые играют важные роли в истории. Благодаря опыту главного героя книга исследует такие темы, как любовь, потеря, надежда и стойкость. По мере того, как главный герой преодолевает свои трудности, он усваивает ценные уроки жизни и растет как личность.