Основы русской деловой речи - [33]

Московский проспект, 8/1, 198514, Санкт-Петербург

тел. [phone] Суворовский проспект, 13

Промстройбанк, р/с 0987690

09. 09. 07 № 456

О ПОСТАВКЕ ТОВАРА

Уважаемая Марина Николаевна!

Подтверждаем получение Вашего письма от 01.09.07 относительно недостачи канцелярских товаров, отгруженных нами 16.08.07.

Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего экспедитора. Недостающее количество товара будет Вам отгружено на следующей неделе.

Директор ООО «Энергия» (подпись)

Производственная документация

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления. Он относится к самым распространенным видам управленческой и организационно-распорядительной документации. Приказ издается по вопросам внутреннего распорядка предприятия, учреждения, организации, по вопросам создания, ликвидации учреждения, по кадровым вопросам приема или увольнения сотрудников и др. Например:

ПРИКАЗ

от 14.08.08 № 3881/1

О продлении обучения иностранному гражданину

ПРИКАЗЫВАЮ:

По факультету прикладной математики и процессов управления Чжао Шаньшань, гражданину КНР, продлить обучение на 1-м курсе дневного отделения бакалавриата по направлению 010400 «Информационные технологии».

Проректор СПбГУ (подпись)

Контракт, или договор, – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Контракт относится к документам административно-организационного характера. Например:

ДОГОВОР

Об управлении правами автора на коллективной основе

г. Москва, 23 мая 2006 г.

Настоящий договор заключен между Российским авторским обществом (РАО) и Ивановым П. С. (Автор), о нижеследующем:

1) Автор поручает РАО в качестве организации, осуществляющей управление имущественными правами авторов на коллективной основе, заключать с иностранными юридическими и физическими лицами договоры о воспроизведении его произведений путем их издания, перевода, репродуцирования и распространения во всем мире;

2) собранное вознаграждение за все возможные способы использования произведений автора подлежит выплате в соответствии с условиями договоров, упомянутых в пункте 1;

3) настоящий договор вступает в силу с даты его подписания.

Фамилия, имя, отчество Автора

Псевдоним

Домашний адрес

Банковские реквизиты и номер счета

Автор за РАО

Подпись________________ Подпись_______________

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятие «документ».

2. Перечислите общие требования к тексту-документу.

3. Какие типы деловых бумаг вы можете назвать?

4. Перечислите формы записи текстов-документов.

5. Что такое реквизиты и формуляр документа? Приведите примеры.

6. Вспомните наиболее распространенные языковые формулы в содержательной части различных документов.

7. В каких документах и кто выступает как доверитель, заявитель, получатель, потерпевший, доверенное лицо?

§ 3. Понятие документооборота и его этапы

3.1. Документооборот и система документов

Документооборот – это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».[110] Документооборот определяет порядок движения документа. Этот путь зависит от системы управления в каждой конкретной организации и, отражая данную систему управления, позволяет наглядно ее увидеть.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Их разработкой занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах находят отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

«С юридической точки зрения, документы представляют собой одну из форм права. Одни документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения, прекращают их действие, другие обладают юридической силой и могут быть использованы в суде, нотариате, арбитраже и т. п. в качестве доказательств».[111]

Одним из важнейших направлений совершенствования документации является унификация, т. е. приведение к единообразной системе. Все документы организации представляют единую систему и делятся на входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние (не выходящие за пределы подготовившей его организации) документы.

Основным назначением документов является информационная функция. Развитие компьютерных технологий и внедрение технических средств, начиная с создания документа на компьютере и заканчивая отправкой и получением документа в любой точке мира, где существует доступ в Интернет, коренным образом упростило и облегчило организацию документооборота.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

1) прием и первичная обработка входящих документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов службой ДОУ;

3) регистрация документов;

4) информационно-справочная работа;

5) контроль исполнения документов;

6) исполнение и отправка документов.