Основы русской деловой речи - [35]

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Данную систему можно использовать для справочной работы и контроля исполнения документов. Таким образом, регистрация документов позволяет проводить учет документов, контроль их исполнения и справочную работу по документам.

Не регистрируются документы, полученные только для сведения, не требующие ответа и исполнения. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

К таким документам относятся: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», проспекты, копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Каждый регистрируемый документ получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

При регистрации в регистрационную форму из документа выписываются:

1) дата получения;

2) входящий (регистрационный) номер, присвоенный документу учреждением-получателем;

3) дата документа;

4) индекс документа;

5) автор (корреспондент);

6) заголовок (краткое обозначение сведений о составе и содержании документа);

7) количество листов и экземпляров;

8) резолюция;

9) срок исполнения;

10) исполнитель (кто с ним работает);

11) ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

12) номер дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации документа на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически могут быть использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Поиск может вестись по любому из введенных показателей.

3.4. Обработка исходящих документов

К исходящим относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения (вышестоящие организации, подчиненные учреждения) или частным лицам, приславшим обращение. Обработка исходящих документов состоит из составления чернового варианта документа, подготовки проекта документа, его согласования (визирования), удостоверения (подписания) документа, отправки документа.

Работу по подготовке документа ведет ответственный исполнитель.

Подготовленный документ передается для подписания должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.

В начале работы исполнитель составляет черновой документ. После необходимых консультаций исполнитель создает проект документа. Данный проект составляется на бланке организации, который соответствует будущему документу. При необходимости проект проходит процедуру внешнего согласования, которая оформляется грифом согласования. Затем проект передается исполнителем на подпись должностному лицу со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель может сразу подписать документ, а может отправить его на доработку, внеся свои замечания. В этом случае документ дорабатывается и вновь собираются визы согласования. Процедура подготовки проекта документа может повторяться, и каждый раз она должна быть проведена исполнителем от начала до конца.

Подпись в документе – один из самых важных реквизитов. В него входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При этом инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор

ООО «Форус»

Личная подпись Ф. Н. Никитин

Печать заверяет подлинность документа и подписи руководителя. Оттиск печати должен хорошо читаться и захватывать часть личной подписи. Название организации и печать должны соответствовать друг другу.

По российским стандартам, датой письма считается дата его подписания руководителем, по западным канонам – день составления документа.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования – остается в деле организации.

Перед отправкой документа ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления. Проверяются:

1) наличие подписи;

2) наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

3) наличие заголовка;

4) правильность адресации (кому направлен документ);

5) если документ предназначен рядовому корреспонденту, наличие адреса;

6) наличие отметки об исполнителе;

7) наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;

8) номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, наличие приложений, порядок отправки и т. д.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или в первой половине следующего дня.

Все вышеперечисленные действия обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.