Компьютер для бухгалтера - [71]
Оформление счета-фактуры
Информацию из документов, уже оформленных в программе, можно использовать для оформления других документов. Так оформляется счет-фактура:
1. Выберите в журнале операций запись о поступлении материалов.
2. Щелкните на панели инструментов журнала на кнопке Ввод на основании. Откроется окно Выбор вида документа.
3. Выберите вид документа, который хотите оформить на основании записи о поступлении материалов, – Счет-фактура полученный.
4. Щелкните на кнопке ОК.
5. Откроется окно Счет-фактура полученный с формой документа Регистрация счета-фактуры поставщика. Обратите внимание: документ уже почти заполнен данными из документа о поступлении материалов.
6. В документе Регистрация счета-фактуры поставщика проставьте дату и номер документа.
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить оформленный документ.
Передача материала в производство
Передача материалов в производство может быть произведена проводкой дебет 20, кредит 10 в журнале операций. Для этого откройте журнал операций и нажмите клавишу Insert или щелкните на кнопке Ввод новой строки. Однако удобнее использовать документ Передача материала в производство (команда меню Документы → Учет материалов → Передача материалов в производство). Заполнение этого документа ничем не отличается от заполнения документов, описанных ранее. Для подбора материала используйте кнопку Подбор в нижней части окна. Сохраните документ и подтвердите его проведение. В журнале операций появится соответствующая запись. Проводки будут сделаны автоматически.
Примечание
Если затребованное количество превышает имеющееся на складе, то документ не будет проведен и об этом будет выведено сообщение в окне сообщений.
Оплата полученных материалов
Наиболее грамотный способ проведения операции по оплате полученных материалов – создание платежного поручения и ввод проводок в журнал операций после получения банковской выписки. Откройте документ Платежное поручение. Обязательно укажите плательщика, договор, сумму платежного поручения (в нашем примере это фабрика «Заря», договор поставки № 2 от 01.09.2003 г., сумма – 1000 р.).
Совет
Введите заранее данные о контрагенте в справочник Контрагенты. Не забудьте указать расчетный счет контрагента и банк для расчетов.
После получения банковской выписки проделайте следующее: откройте документ Выписка и щелкните на кнопке Подбор по платежным документам. Откроется окно Платежные документы. Выберите двойным щелчком платежное поручение, по которому получена выписка, и щелкните на кнопке ОК. Если все сделано правильно, появляется сообщение о проведении документа Выписка. Проводки по документу формируются автоматически.
Создание записи в книге покупок
Запись книги покупок можно оформить после проведения оплаты за поставленные материалы:
1. В журнале операций выберите документ Счет-фактура полученный.
2. Щелкните на кнопке Ввести на основании на панели инструментов открытого журнала. Откроется документ Запись книги покупок.
3. В документе Запись книги покупок укажите дату оплаты счета-фактуры в поле Дата оплаты счета-фактуры.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить документ.
В отчете Книга покупок появилась соответствующая запись. Проводки по документу Запись книги покупок формируются автоматически.
Глава 17 Приемы эффективной работы
Изо дня в день по много раз бухгалтеру приходится оформлять одни и те же документы и операции. Существуют ли способы ускорить работу?
Такие приемы быстрой работы в программе будут описаны в данной главе. Если применять их, вы значительно ускорите процесс ввода документов и проводок в журнал операций.
При первом знакомстве с программой эту главу можно пропустить, так как она представляет определенную сложность для новичков. Если это издание станет вашей настольной книгой, то при появлении навыков в работе можно вернуться к данной главе.
• Типовые операции
• Как использовать корректные проводки
• Последний совет
Типовые операции
Одним из способов ускорения работы является использование типовых операций.
Как известно, бухгалтерские операции повторяются из месяца в месяц, поэтому очень удобно оформить эти операции как типовые, а затем использовать в работе.
Описание
В программе уже имеется довольно большой набор типовых операций. Все они приводятся в окне Типовые операции, открыть которое можно с помощью меню Операции → Типовые операции.
Операции объединены в группы. Группы изображаются значками в виде папок желтого цвета. Чтобы открыть группу, дважды щелкните на изображении папки. В группе содержатся записи об операциях одного вида, например о начислении зарплаты работникам различных отделов.
Использование
1. Откройте журнал операций.
2. Щелкните на кнопке Ввести операцию, используя типовую на панели инструментов журнала. Откроется список типовых операций.
3. Выберите типовую операцию, нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на операции.
4. В открывшемся окне уже введены дебеты и кредиты проводок данной операции. Выберите нужные субконто, проставьте суммы проводок.
5. Для того чтобы сохранить операцию, щелкните на кнопке ОК.
Создание
В добавление к уже имеющемуся в программе перечню типовых операций бухгалтер может создать свою типовую операцию. Приведем пример создания типовой операции.