Компьютер для бухгалтера - [51]

Группы обозначаются папками желтого цвета. Чтобы открыть группу, дважды щелкните на изображении папки.

Если около папки находится квадратик со знаком «плюс», значит, данная группа имеет подгруппы. Щелкните на квадратике, чтобы стал виден список подгрупп. Значок «плюс» рядом с папкой поменяется на «минус».

Для создания новой группы выполните следующие действия:

1. Откройте группу, в которой надо создать подгруппу.

2. Щелкните на кнопке Создание новой группы на панели инструментов.

3. Заполните поля в открывшемся окне, дайте название группе.

4. Сохраните созданную запись, щелкнув на кнопке ОК.

Задание 2

Создайте в справочнике Материалы папку Производственные:

1. Откройте справочник Материалы.

2. Щелкните на кнопке Создание новой группы или выберите команду Действие → Новая группа. Откроется окно Группа материалов: Новый.

3. Укажите в поле Наименование название группы Производственные (рис. 13.3).

4. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 13.3. Создание новой группы

Пометка на удаление

Если запись больше не нужна, ее можно пометить для удаления. Для этого выберите запись и нажмите клавишу Delete или щелкните на кнопке Пометить на удаление на панели инструментов. Около значка папки появится синий крестик. Такую запись нельзя будет использовать.

Удаление записи из справочника

Чтобы удалить помеченные для удаления объекты, действуйте по следующему алгоритму:

1. Закройте все открытые в программе окна.

2. Выберите в меню команду Операции → Удаление помеченных на удаление объектов.

3. Подтвердите намерение удалить объекты. Откроется окно Удаление помеченных объектов со списком помеченных для удаления записей.

4. Некоторые записи в справочнике могут быть задействованы в проводках или документах. Тогда их удаление будет невозможным. Кнопка Контроль проверяет наличие таких ограничений. При щелчке на этой кнопке будет проверена возможность удаления помеченных записей. Если объекты удалить невозможно, появится предупреждение, а в поле Ссылки на удаляемый объект будут выведены документы, в которых имеются ссылки на удаляемый объект.

5. Щелкните на кнопке Удалить. В области сообщений в нижней части окна приводится список объектов, которые удалось удалить.

...

Совет

Не забудьте после удаления закрыть окно сообщений, иначе оно закроет большую часть экрана.

...

Примечание

Окончательное удаление в сетевой версии возможно только в монопольном режиме.

Задание 3

Добавьте запись в справочник Материалы, затем пометьте ее для удаления и удалите.

Перенос записи из одной группы в другую

Может случиться так, что запись попала не в ту группу. Чтобы не удалять эту запись и не создавать ее заново в нужной группе, запись можно перенести. Для этого выполните следующие действия:

1. На правой панели щелкните на элементе, который будет переноситься.

2. На левой панели справочника выберите щелчком мыши группу, в которую будет переноситься запись.

3. Нажмите клавиши Ctrl+F5 или щелкните на кнопке Перенести в другую группу на панели инструментов.

4. После этого появится окно предупреждения с вопросом Перенести элемент в другую группу? Подтвердите необходимость переноса, щелкнув на кнопке Да.

Задание 4

Перенесите запись Пряжа шерстяная в группу Производственные (рис. 13.4).

Рис. 13.4. Перенос материала в другую группу

Заполнение справочников

Заполнение справочников информацией производится в соответствии с изложенными правилами работы. Обычно ввод данных не вызывает сложностей. Трудность заключается в вопросе, с какого справочника начать. Обычно бухгалтер заполняет в первую очередь справочник Налоги и отчисления, изменяет при необходимости информацию в справочнике Валюты. Данные из этих объектов программы используются при оформлении других справочников. Кроме того, ставки налогов, курсы валют – это такие параметры, которые меняются с течением времени, то есть являются периодическими. Если значение такого параметра на дату выполнения операции не указано, то используется его предыдущее значение, что может привести к ошибкам в расчетах.

В этой книге предложена последовательность заполнения справочников, переход от простых справочников к сложным, благодаря чему бухгалтер не теряется в фактическом материале.

Сначала заполняйте простые одноуровневые справочники, такие как Места хранения МПЗ, Ставки НДС, Единицы измерений, Статьи издержек обращения, Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат. Затем переходите к справочникам Материалы, Банки, Контрагенты, Сотрудники, Номенклатура, Виды продукции. Информацию в справочниках можно дополнять в любой момент.

Далее в этой главе будет показано, как заполняются перечисленные справочники.

Справочник Ставки НДС

В справочнике Ставки НДС хранится значение налога на добавленную стоимость, которое используется при оформлении соответствующих документов. В поле Ставка указывается конкретное значение ставки. Для добавления в справочник еще одного значения ставки используйте кнопку Ввод новой строки на панели инструментов. Для сохранения значения нажмите клавишу Enter.

Справочник Единицы измерений

В справочнике Единицы измерений хранятся единицы измерения, которые используются при учете товара, материалов, продукции и т. д. При вводе нового наименования предлагается ввести код по «Всероссийскому классификатору» или код, применяемый в вашей организации для данной единицы измерения. Это основное отличие данного справочника от рассмотренных ранее.