Компьютер для бухгалтера - [50]

Программа «1С: Предприятие» включает в себя несколько типов объектов:

• В первую очередь это справочники, которые хранят сведения о номенклатуре товаров, о ставках налогов, о сотрудниках, материалах и товарах предприятия.

• Другой тип объектов – это разнообразные документы. Они полностью соответствуют первичным бухгалтерским документам.

• Новые операции добавляются с помощью объекта операция, в котором предусмотрен ввод дебета и кредита проводок. Корреспонденция счетов в этом случае указывается бухгалтером самостоятельно. При использовании документов проводки могут быть автоматически сформированы программой.

• После оформления документы и операции фиксируются в журналах.

• Кроме того, в программе имеются константы – постоянные величины, которые оказываются внесенными по умолчанию в формы документов.

• В программе определен и настроен на учет план счетов.

• Еще один тип объектов – это отчеты. Они формируются одинаково для всех видов отчетов.

Все объекты программы взаимосвязаны. Изменение одной таблицы базы данных приводит к изменению данных в другой. Например, при добавлении документа Расходный кассовый ордер в Журнал операций этот документ также фиксируется в журналах Касса и Общий. Итоговая информация по кассе может быть проанализирована с помощью отчетов Анализ счета, Карточка счета, Кассовая книга.

Глава 13 Начинаем работу со справочниками

При заполнении документов, как мы вскоре увидим, часто используются данные, определенные заранее и являющиеся основой информационной базы. Можно выделить несколько типов справочной информации: данные, хранящиеся в справочниках, таблица плана счетов и индивидуальные более или менее постоянные настройки конкретного пользователя. Об этом и пойдет речь в данной главе.

• Общие принципы работы со справочниками

• Заполнение справочников

• План счетов

• Настройки организации-пользователя

Общие принципы работы со справочниками

Информация из справочников используется при оформлении документов и бухгалтерских операций. Данные вносятся в справочники с помощью специальных форм, которые облегчают заполнение таблиц базы данных. Открыть любой справочник можно из меню Справочники.

Откройте справочник Материалы (команда Справочники → Материалы). На его примере мы познакомимся с особенностями работы со справочниками (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Окно справочника Материалы

Просмотр и редактирование записей

Любой справочник представляет собой таблицу, состоящую из записей. Выбранной (активной) считается запись, в которой находится курсор (выбранная запись подсвечивается синим цветом), причем неважно, в какой именно графе записи он находится.

Выберите запись и нажмите клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть на записи. Откроется окно с формой, в котором можно просмотреть значения полей записи и при необходимости внести исправления.

Сохраните изменения, щелкнув на кнопке ОК. Если внесенные изменения сохранять не надо, нажмите клавишу Esc или закройте окно с помощью кнопки Закрыть в правом верхнем углу окна и ответьте Нет на вопрос о сохранении изменений.

Добавление записи в справочник

Как и в других программах, обслуживающих базы данных, открыть новую форму для заполнения справочника можно с помощью клавиши Insert. Можно также воспользоваться командой меню Действия → Новый или кнопкой Ввод новой строки на панели инструментов окна справочника.

После любого из этих действий на экран выводится окно формы, которая позволяет вносить информацию в базу данных. Поля в этом окне следует заполнить данными о материалах (справочник Материалы), контрагентах (справочник Контрагенты), сведениями о сотрудниках (справочник Сотрудники), номенклатуре товаров (справочник Номенклатура) и т. д.

Информация либо непосредственно вносится в поле, либо выбирается из предложенного раскрывающегося списка, который может быть связан с соответствующим справочником. Как работать с полями диалогового окна, было рассказано в главе 4.

Поля ввода серого цвета заполняются с помощью кнопки выбора в правой части поля. После щелчка на кнопке открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком выбирается необходимое значение.

Для сохранения данных не забывайте перед закрытием окна щелкнуть на кнопке ОК.

Задание 1

В качестве примера попробуйте добавить запись в справочник Материалы. В этот справочник вносятся данные о материалах, которые используются в производстве.

1. Выберите команду Справочники → Материалы.

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки.

3. В открывшемся окне введите название материала (рис. 13.2). Поле Ед. изм. (единицы измерения) заполняется с помощью кнопки выбора в правой части поля. Щелкните на кнопке и двойным щелчком выберите единицу измерения из открывшегося справочника Единицы измерения.

4. В поле Вид укажите счет и субсчет, которые предполагаете использовать при проведении операций по учету материалов.

5. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 13.2. Заполнение справочника Материалы

Создание групп

Иногда записи в справочниках разбивают на группы, которые, в свою очередь, могут содержать подгруппы. В группы объединяют однородные элементы. Согласитесь, неудобно пользоваться базой данных, в которой продовольственные товары находятся в одном списке с промышленными. Гораздо практичнее выделить для этих категорий две группы. Можно также, например, разделить всех сотрудников организации на группы, соответствующие разным отделам. Сведения о поставщиках и покупателях также удобно поместить в две разные группы.