Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [35]
Для многих сотрудников, с которыми я работаю, отодвинуть весь мир на второй план на целых два дня — самая сложная задача: постоянная готовность присутствовать на деловых встречах и реагировать на объявления «в рабочем режиме» — это привычка, от которой труднее всего абстрагироваться. Вот почему мы часто переносим работу на выходные. Если вы работаете в общей комнате, то выделить достаточные промежутки времени в течение типичного рабочего дня будет еще сложнее.
Посвятите этому процессу два дня, и они окупятся многократно возросшей продуктивностью и спокойствием.
Дело не в том, что сама процедура настолько «священна», просто для сбора и обработки такого большого числа незамкнутых циклов, особенно «открытых», «неразрешенных» или «застрявших», которые уже давно стоят на месте, требуются большие затраты психической энергии. Постороннее вмешательство может удвоить время, необходимое для анализа всех проблем.
Если вы сможете оставаться на нужном уровне концентрации внимания в течение продолжительного периода времени, то у вас появится чувство контроля, возникнет ощущение завершенности, освободится запас энергии и творческий потенциал. Позднее вы сможете обращаться к системе на более короткие сроки на протяжении обычного рабочего дня или «между строк».
Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого места. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то, и другое, можете создать идентичные и даже взаимозаменяемые системы в обоих местах.
Основные элементы рабочего пространства — это письменный стол и место для лотка с почтой. Некоторым людям, таким как начальник машинного цеха, дежурная медсестра в больнице или няня, кроме указанных инструментов, почти ничего не понадобится. Естественно, для большинства специалистов понятие рабочей поверхности — более широкое: к нему относится телефон, компьютер, лотки для бумаг, ящики для папок, полки для ссылочных материалов. Некоторым может потребоваться факс, принтер, видеомагнитофон и/или мультимедийные средства конференц-связи. Самодостаточные работники также ощутят необходимость в снаряжении для гимнастики, средствах проведения досуга.
Функциональное рабочее пространство имеет критическое значение. Если у вас еще нет собственного рабочего пространства и общей корзины «Входящие», немедленно обзаведитесь ими. Это касается и студентов, и тех, кто работает дома, и даже пенсионеров. У каждого должен быть физический центр управления деятельностью, из которого можно руководить решением всех своих проблем.
Если бы у меня было две минуты на создание аварийной станции, то я бы взял дверь, положил ее на две тумбочки с двумя ящиками каждая (по одной тумбочке с каждой стороны), поставил бы на нее три лотка для бумаг и добавил бы к этому блокнот и ручку. Такой была бы моя домашняя база (будь у меня время, я бы также купил кресло!). Хотите — верьте, хотите — нет, я видел несколько офисов, которые были менее функциональны.
Не пренебрегайте рабочим местом у себя дома. Как вы убедитесь в ходе изучения процесса, дома очень важно располагать хотя бы вспомогательной системой, аналогичной рабочему месту в вашем в офисе. Многие из тех, с кем я работал, ощущали неловкость из-за контраста между беспорядком, царящим у них в доме, и обстановкой в рабочем офисе. Им было необычайно важно позволить себе создание аналогичной обстановки в обоих местах. Если у вас похожие проблемы, то вы увидите, что выходные, потраченные на оборудование домашнего рабочего места, могут повлечь за собой кардинальные изменения в вашей способности к упорядочению своей жизни.
Вам нужно функциональное рабочее пространство — дома, на работе и, если возможно, между ними.
Если вы много путешествуете по работе или просто ведете мобильный образ жизни, то вам захочется организовать эффективное передвижное рабочее место в миниатюре. Вероятнее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимым отделениями.
Многие люди упускают возможность повысить свою производительность, потому что не обладают средствами, позволяющими использовать свободные моменты и «окна» во времени, которые появляются при перемещении с одного места на другое или возникают в нерабочей обстановке. Сочетание грамотного стиля работы, необходимого инструментария и тесно взаимосвязанных систем дома и на работе может сделать путешествие подходящим временем для выполнения определенных видов задач.
Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство — или, по крайней мере, собственная корзина «Входящие документы» и место для работы с документами. Слишком много супружеских пар, с которыми я работал, дома пытались уживаться за одним рабочим столом: когда они расширяли рабочее пространство до двух отдельных рабочих мест, ситуация кардинально менялась в лучшую сторону. Вместо «отчуждения», которого они ожидали, этот шаг позволял им снять незначительную напряженность в отношениях, вызванную необходимостью делить друг с другом совместные проблемы. Одна пара даже решила оборудовать маленькое рабочее место в кухне для мамы-домоседки, чтобы она могла работать, не спуская глаз с младенца в комнате.
