Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [34]

Например, если вы, как и я, не всегда делаете зарядку по утрам, то у вас, вероятно, есть свои приемы, с помощью которых вы заставляете себя заниматься. Для меня самым эффективным инструментом является костюм — одежда, которую я надеваю или снимаю. Если я надеваю спортивную одежду, то мне сразу хочется выполнять упражнения; если я не надену костюм, то, скорее всего, мне захочется заняться чем-то другим.

Давайте рассмотрим пример «фокуса» в сфере повышения производительности. Вероятно, вы когда-нибудь брали домой работу, которую должны были выполнить к следующему дню. Было очень важно не забыть взять ее с собой на следующее утро. И куда же вы положили необходимые материалы вечером? Оставили их возле двери или положили на ключи, чтобы ни в коем случае не оставить дома? Удалось ли вам таким образом повысить свою организованность? Какой прекрасный метод самоорганизации вы внедрили в свою жизнь! Но ведь все произошло именно так, как я и говорил. Мудрая часть вашего сознания вечером уже знает, что его менее сознательная часть утром вряд ли будет что-то соображать. «Что это лежит перед дверью? Ах, да, это нужно взять с собой!»

И в самом деле, какой прекрасный поступок! Я так и называю описанный прием: «Положи перед дверью». В нашем случае речь идет о «двери» вашего сознания, а не о входе в дом. Но идея та же.

Достаньте ежедневник и внимательно просмотрите дела, запланированные на следующие две недели. Вероятно, там найдется как минимум одна заметка, о которой вы подумаете: «Ах, да, это напомнило мне о том, что нужно». Зафиксируете эту важную мысль, и в нужный момент она сможет побудить вас к действию, тогда вам сразу станет легче, ваше сознание прояснится и усилится чувство выполненного долга. Это не космические технологии — просто эффективный прием.

Продуктивность вашей работы и творческий потенциал увеличиваются экспоненциально, когда вы в нужное время думаете о нужных вещах и располагаете инструментарием, позволяющим фиксировать полезные мысли.

Если вы сейчас достанете чистый лист бумаги и свою любимую ручку и в течение трех минут сосредоточите внимание на самом грандиозном из своих замыслов, то я гарантирую, что вам в голову придет хотя бы одна идея типа: «Ах, да, нужно учесть ____». Когда это случится, зафиксируйте мысли, посетившие вас, на листе бумаги и положите его туда, где вы сможете реально воспользоваться новыми идеями и информацией. Вы ни на йоту не поумнеете по сравнению со своим интеллектуальным уровнем десятью минутами ранее, но в вашей работе и в вашей жизни произойдет сдвиг.

В значительной мере процесс завоевания «черного пояса» по управлению рабочим процессом состоит в овладении искусством использовать нужные инструменты и координировать свои действия таким образом, чтобы автоматически направлять мысли в нужное русло и быстрее настраиваться на работу. Все последующие рекомендации, касающиеся организации места, времени и инструментария, являются надежными методами достижения новых, небывалых результатов.

Если вы действительно хотите свершить кардинальный скачок в области личной организованности, то я советую вам уделить пристальное внимание всем деталям и неукоснительно следовать всем рекомендациям, приведенным ниже. Освоение всей системы в целом принесет более существенные результаты, чем ознакомление с каждой из ее частей по отдельности. Вы обнаружите, что выполнение этой программы позволит сдвинуть с места реальные дела, которые занимают вашу жизнь на данный момент. Мы решим массу задач, ожидающих решения, и сделаем это новыми, эффективными и зачастую неожиданными способами.

Определение необходимого временного промежутка

Я советую вам выделить отрезок времени на инициализацию процесса и подготовку рабочего места с надлежащим пространством, обстановкой и инструментарием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознательное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам захочется сесть и обдумать входную информацию и поставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распоряжении меньше времени: выполнить действия, которые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Чтобы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня — они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и определения дальнейших действий по каждой проблеме, которую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Конечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет «за один присест» определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.

Идеальное время для такой работы — выходные, поскольку в это время вероятность внешнего вмешательства минимальна. Если я работаю с кем-то на протяжении типичного рабочего дня, то сначала мы должны убедиться, что на этот день не запланировано никаких встреч, а прервать нас могут только в крайнем случае; телефонные звонки записываются на автоответчик или фиксируются секретаршей для анализа и обработки информации в перерыве. Не советую отводить на эту работу время после окончания рабочего дня. Обычно это существенно снижает производительность и увеличивает вероятность путаницы.