Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [37]

Конечно, можно купить специальную программу и бумагу для принтера, с тем чтобы создавать ярлыки на компьютере, но я предпочитаю использовать для этой цели отдельный прибор. Если вам придется ждать, пока данные накопятся, чтобы разложить их по папкам и наклеить этикетки, это внесет фактор формальности в вашу работу, который серьезно снижает эффективность методики.

Папки для документов

Вам понадобится масса папок (попробуйте достать папки мелкого формата, если получится, и папки широкого формата, если это необходимо). Также вам могут понадобиться держатели для папок типа Pendaflex, если ваша система организации материалов этого требует. Сгодятся обычные манильские папки — цветовое кодирование материалов редко оправдывает себя. Ваша система организации папок со ссылочными материалами общего характера должна представлять собой простую библиотеку.

Ежедневник

Возможно, ежедневник понадобится не только для того, чтобы отмечать нерешенные проблемы: вы наверняка захотите поместить туда упоминания о шагах, которые следует предпринять. Ежедневник нужен не для того, чтобы хранить списки дальнейших действий, а для того, чтобы отслеживать «барьеры» в работе, которые нужно устранить в конкретное время, в определенный день.

Сегодня большинство специалистов имеют под рукой системы определенного типа: от карманных еженедельных записных книжек и отрывных календарей с возможностью планирования на каждый день, неделю, месяц или год, до индивидуальных электронных планировщиков и групповых электронных календарей, таких как Outlook и Lotus Notes, которые применяются в масштабах компании.

Ежедневник часто является основным инструментом, на который полагаются люди, когда нужно «собраться». Конечно же, это важнейший атрибут упорядочения данных определенных типов и напоминаний о проблемах, относящихся к конкретным датам и временам суток. Можете поместить в ежедневник множество напоминаний и несколько дат, но на этом не следует останавливаться: ваш ежедневник должен стать частью гораздо более полной системы, которая появится по мере освоения методики.

О том, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу более подробно в следующей главе. А сейчас просто продолжайте пользоваться тем, что у вас есть. Как только вы воспитаете в себе потребность в системном подходе, у вас появится надежный ориентир, который поможет определиться с новым инструментом.

Мусорные корзины

Вполне вероятно, что придется выбрасывать гораздо больше материалов, чем вы можете предположить, так что будьте готовы к появлению изрядного количества мусора. Некоторые работники, которых я тренировал, уже в первый день тренинга выясняли, что очень полезно поставить перед дверью офиса большую мусорную корзину.

Записная книжка

Нужна ли записная книжка? Это зависит от ряда факторов. Вы привыкли пользоваться блокнотом? В каком виде вы хотите хранить напоминания о дальнейших действиях, планы и проекты? Где и как часто вы должны их пересматривать? Поскольку проблемы не нужно держать в голове, может понадобиться внешний носитель для записи напоминаний. Вы могли бы полностью обойтись без автоматизации и просто носить с собой папку с листками бумаги. Можете носить с собой бумажный блокнот, памятную книжку или их электронный аналог. Наконец, можете сочетать эти средства.

Когда вы поймете, как обрабатывать рутинные проблемы и какую информацию упорядочивать, ваша задача сведется к составлению и пересмотру списков.

Все неавтоматизированные средства, упомянутые в предыдущем разделе, применяются для различных аспектов сбора, обработки и упорядочения информации. Для сбора данных понадобится лоток и бумага. По мере обработки содержимого корзины «Входящие» вы будете совершать массу действий, занимающих менее двух минут, для которых понадобятся самоклеющиеся листки, скоросшиватель и скрепки. Журналы, статьи и длинные служебные записки, прочтение которых занимает более двух минут, пойдут в другой лоток. Все остальное — содержание инструментария, необходимого для проекта, запись задач, намеченных действий и напоминаний в календарь, а также отслеживание ожидаемых событий — потребует создания каких-либо списков или наборов сходных проблем, которые можно пересмотреть в любой момент.

Списками можно управлять самым старомодным способом: хранить листы бумаги в папке (например, заметки или напоминания о каждом человеке, которому нужно позвонить, можно хранить в папке «Звонки») или придерживаться «среднего уровня автоматизации», записывая сведения в отрывные блокноты или памятные книжки (страница, озаглавленная «Звонки», на которую выписаны имена). Наконец, можно вести электронные версии бумажных списков (категория «Звонки» в разделе «Задач» персонального цифрового секретаря или в разделе «Задания» Microsoft Outlook).

Помимо хранения кратких ссылочных данных (т. е. телефонов и адресов), большинство блокнотов предназначено для управления списками. (Ваш календарь тоже является формой списка — напоминания о делах, намеченных на конкретную дату и время, расположены в хронологическом порядке). Блокноты всевозможных типов были популярны на рынке до 1980-х годов, затем появились первые карманные электронные записные книжки; сейчас им на смену пришла волна сложных персональных цифровых секретарей и компьютерных программных продуктов, таких как Microsoft Outlook и Lotus Notes.