Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - [82]

Позже, на стратегической сессии, мы поняли, что вовлечение персонала, занятого в исполнении БП, в его описание – обязательно! Тут важен мощный старт, и лучшим является стратегическая сессия с сильным специалистом (которым для нас выступил Михаил). Тогда люди уже вовлечены и дальнейшая самостоятельная работа начинает приносить хорошие результаты. А они дают энергию для дальнейших преобразований.

15.1. Организационная структура проекта

Проект выделили. Как его организовать (рис. 40)?

Рисунок 40. Организационная структура проекта изменений

Заказчик изменений ясен – это собственники бизнеса. Если совладельцев несколько, лучше, если курировать проект будет кто-то один. Самый заинтересованный в результатах. Авторитетный в коллективе.

Но и другие совладельцы тоже должны регулярно проявлять интерес к проекту развития бизнеса. Иначе рано или поздно станут его блокировать[363].

Руководитель проекта изменений – ключевой человек, от него многое зависит. По сути, это «главный архитектор» компании[364].

Нежелательно, чтобы это был собственник – такой расклад по сути неверный. Он выводит собственника из роли Заказчика, перекладывает на него ответственность за архитектурные решения в бизнесе и за их внедрение. Правильно, когда перед ним отвечают за это наемные руководители.

Собственник может быть руководителем этого проекта только в совсем уж микро-бизнесе, когда больше и правда некому: остальные несколько сотрудников – лишь исполнители. В этом случае – чем быстрее вы вырветесь из такой ситуации, тем лучше[365].

Руководитель проекта изменений должен:

• Быть лояльным к компании, душой болеть за ваш бизнес.

• Видеть пользу от наведения порядка в бизнесе, внедрения процессного подхода. Быть горячим сторонником этого проекта.

• Иметь высокий авторитет в коллективе, в том числе неформальный.

• Быть человеком системным, мыслить структурно.

• Быть психологически взрослым, зрелым, опытным.

• Быть достаточно гибким и инициативным, чтобы не только принимать изменения, но и становиться их источником.

Такой вот серьезный набор качеств. Отчасти противоречивый: например, личная зрелость и гибкость. Но такие люди всегда находятся в компании. Может, и не полностью соответствующие идеалу, но вполне способные хорошо выполнять эту роль.

Как правило, это один из топ-менеджеров. Однако – не всегда.

Возможно, они пока не сильно поддерживают изменения. Рано или поздно большинство из них вовлекутся, но на это нужно время, упорство и политический такт.

Или они по уши в текучке – хотя это и странно для настоящего топа.

Или им не хватает системности.

А в малом бизнесе топов обычно попросту нет.

В этом случае руководителем проекта может стать кто-то из ключевых специалистов.

Мы работали с одной торговой компанией. Сильный умный собственник с физико-математическим образованием. Как это часто бывает в таких случаях, думает за всю команду. А руководители подразделений… Приятные люди, старательные, но незрелые. Как дети малые: «Папа, что нам делать? Папа, как правильно?»

Два дня я ломал голову над тем, кого же предложить собственнику на роль руководителя проекта. И придумал. Главный кладовщик на их большом складе – простая женщина, из тех, что коня на скаку остановит. Очень ответственная, четкая. Довольно жесткая – за словом в карман не лезет. И при этом – неожиданно системная. Мотивированная. Взрослая!

Собственник был очень удивлен моему предложению. Он-то планировал назначить на эту роль коммерческого директора.

Но мое предложение принял. Мы оказались правы. Дама успешно руководила проектом, сильно выросла над собой в ходе этой работы.

Часто встает вопрос: назначить руководителя проекта сверху или спросить, кто хочет. Как вы думаете?

Наверное, вы уже догадались: конечно, лучше узнать мнения людей. Мы часто предлагаем Заказчику в конце стартовой стратегической сессии задать людям такой вопрос. Обычно человека два-три поднимают руки. Хорошо, если желающих несколько – есть из кого выбирать.

Мы всегда предлагаем кандидатуры из вашей команды. И в большинстве случаев оказываемся правы. Помогают опыт в управлении изменениями и хорошее психологическое образование.

Итоговое решение, конечно, за Заказчиком.

Нередко бывает, что тот, кого вы наметили на руководителя проекта, сомневается. Смогу ли? Хватит ли времени?

Это хороший признак. Значит, кандидат действительно понимает всю важность будущей роли, взвешивает за и против, пытается найти время в своем плотном графике.

Конечно, это тема для личной доверительной беседы с глазу на глаз. Только вы (главный собственник) и кандидат на роль «главного архитектора». Вопрос дюже важный – почти как назначение наемного генерального директора с широкими полномочиями.

Штаб проекта

Я не сторонник армейской темы, но это название прижилось, оно точно отражает суть[366].

Конечно, управлять проектом и отвечать за него должен один человек. Однако ему нужна команда, совещательный орган, чтобы принимать более объективные решения. Да и не хватит у руководителя времени и внимания на все задачи, если он будет один. Ведь помимо проекта изменений он выполняет текущую работу.