Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [52]

Учет значения слов

Если вы выстраиваете причинно-следственную структуру правильно, то о каждой группе идей, начиная с самой нижней, можете сказать примерно следующее: «Я делаю эти три вещи, чтобы добиться такого-то результата, который описан далее. Затем я делаю следующие три шага, чтобы достичь результата, представленного еще выше». Каждый шаг или каждая идея должны взаимно исключать все прочие, то есть не перекрещиваться. И каждая группа идей долж на быть внутренне целостной и однородной.

Чтобы оценить, целостна ли логическая группа идей, необходимо уделить особое внимание итоговому

заключению, являющемуся точным производным из этой группы, неким товаром, который вы как бы можете пощупать. Другими словами, вы не можете сказать: «Я делаю эти три вещи, чтобы увеличить доход». Потому что и десять процентов увеличения дохода и два процента увеличения дохода -это все «увеличение дохода», но вот шаги, которые вели бы к тому или иному увеличению, весьма отличаются друг от друга.

Чтобы читатель понимал вас, а вы сами могли контролировать и проверять ход своих мыслей, суждение должно иметь примерно такую вполне определенную форму: «Я поступаю таким образом, чтобы увеличить доход на 10 процентов к 15 января». Такой вид

высказывания (суждения,

скрытого в нем) позволяет вам оценить, те ли действия и этапы вы объединили уровнем ниже, ведут ли они к достижению конкретного результата.

Разумеется, вы не всегда будете иметь дело с конкретными цифровыми

показателями. Но всегда будет существовать приемлемый способ проверить целостность и исчерпывающую полноту шагов. Полезным приемом является представление о

гипотетическом человеке,

предпринимающем определенные действия. Вы, по крайней мере, сможете себе представить, каким образом этот человек поймет, где именно он остановился в своих действиях и к чему все-таки пришел.

Если мы представим себя на месте адресата послания, представленного ниже, мы получим полное право высказать справедливое

суждение о том, что оно является чистой тарабарщиной.

Мировое сознание должно развиваться через понимание каждым инди видуумом своей роли как члена мирового сообщества.

Что мы должны теперь делать? Как узнать, в чем наша конечная миссия как членов мирового сообщества? Можем ли мы представить себе «индивидуума, понимающего свою роль»? Если не можем, то мы и не знаем, к чему произносил автор столь высокопарные фразы. Вот еще без ясного и конкретно прописанного представления о финальной цели невозможно оценить, способны ли шаги, предложенные далее,

привести к ее достижению.

Помните, что этот прием (представление себя самого на месте действующего лица) служит либо для поиска и проверки конечной цели, либо для точного определения начального шага, который должен быть совершен на пути к ней. Чтобы наглядно продемонстрировать этот

пример, в котором мы вряд ли смо жем разобраться.

Для снижения шансов перерастания конфликтной ситуации в прямую конфронтацию и для ее перехода в нормальное обсуждение с учетом положе-ния и заслуг, необходимо направить усилия на то, чтобы:

Учитывать личные стремления сотрудников Выстроить систему уважительного взаимопонимания между сотрудниками Развивать навыки правильного построения собеседований Планировать и контролировать проведение собеседований Научить находить приемлемое решение, основываясь на объективной ин-формации.

Что имел в виду автор?

Какие именно усилия для решения той или иной зада-чи необходимо предпринять? Чего мы добьемся, если все сделаем? Как видно, технический прием, рассмотрим несколько примеров, которые встречаются в пространных бизнес-документах. В

соответствие первоначальному расплывчатому примеру

поставлено точное

проясняющее действие.

Итак, здесь вы можете увидеть, что точные формулировки целей и действий воспринимаются легче, потому что образно отражаются в сознании. Конечно же, это делает документ более интересным для чтения. Но, возможно, более важно здесь то, что без ориентации на конечный продукт

размышления мы не можем уверенно определить, какие действия предпринять на следующем этапе.

Что было сказано

Что это значило

1. Усилить эффективность

1. Запланировать жесткие показатели регионов.

для регионов.

2. Сократить обработку— от-

2. Утвердить систему работы, чтобы

четов.

исключить

запаздывание отчетов.

3. Пересмотреть процессы

3. Определить, какие процессы управ-управления.

ления необходимо пересмотреть.

4. Улучшить отчетность по

4. Разработать систему, которая поз-финансам.

воляет фиксировать неплатежи на

раннем

этапе.

5. Обдумать стратегичес-

5. Разработать ясную долгосрочную

кие намерения.

стратегическую -программу-

6. Перераспределить чело-

6. Распределить сотрудников так, что-веческие ресурсы.

бы их ответственность была сопоставима с занимаемой должностью.

Итак, указав в первом пункте на «планирование жестких показателей для регионов», я направила мышление читателя на дальнейшее обдумывание

задач, связанных с этим планированием. Соответственно я смогла показать необходимость «изменения системы работы с отчетами». А к чему бы я пришла, если бы начинала с более чем туманного «усиления эффективности регионов»? Ни к чему очевидному, что могло бы стать зацепкой или обоснованием для следующего шага в достижении цели.