Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [51]
делегировать власть от руководства сотрудникам.
Теперь, имея ясное
представление о сути проблемы, сотрудник мог сосредоточиться на поиске решений.
Итоговое утверждение
желательно представлять как можно более ясно еще и потому, что это значительно облегчает жизнь читателю. Документ, содержащий большое число интеллектуально пустых
предложений, не располагает к внимательному чтению,
поскольку содержит слишком мало якорей, удерживающих читательский интерес. Добавлю, что существует реальная опасность написать трудно воспринимаемый и непонятный документ. Чтобы доказать это, приведу вам пример обмена репликами, который я услышала по радио несколько лет назад:
Первый говорящий: — Джон Вейн полагае т, что хорошо подгото влен к тому] чтобы написа ть биогра
фию
Самуэ
ля
Джонс она по [грем^ причин ам:
- его происхо ждение из того же
самого
бедного
Стаф-
фордши
ра;
- то же образован ие в
Оксфорде;
- те же самые литератур ные
предпочте
ния.
Второй говорящий: - Я не согласен. В Стаффордшире нет настоящей правды.
Это превосходный пример абсолютного взаимного
непонимания. Второй собеседник просто не понял первого, потому что первый не прояснил со всей очевидностью, что же именно он имеет в виду. Второй участник беседы готов воспринимать то, что ему скажут, ждет и ищет смысл в высказываниях первого. Но первый оратор просто заявляет о трех причинах. Скорее всего, его собеседник воспринял как главный пункт в рассуждениях «тот же самый бедный Стаффордшир», а остальные две причины попросту не заметил. Когда ему пришлось отвечать, он ответил на то, что услышал. При этом собеседники говорили прямо друг за другом.
А если бы вместо перечисления причин первый говорящий сказал бы: «Джон Вейн напишет хорошую биографию Самуэля Джонсона, потому что у них поразительно много общего - и район, в котором они родились, и оксфордское образование, и одинаковые литературные
предпочтения», второй
собеседник, скорее всего, понял бы все сразу и правильно. И продолжил бы диалог в соответствии со своими представлениями.
Что же необходимо делать, чтобы правильно построить итоговое суждение? Во-первых, как это было показано в двух предшествующих главах, проверить принципы объединения идей в логические группы, убедиться в том, что соблюдается правило ВИИД (порядок отражает либо ход процесса, либо структуру или классификацию). Затем вы должны оценить характер, которому будет
соответствовать ваше итоговое суждение. Безотносительно к принципам объединения идей в логических группах главное суждение будет либо реко
мендацией читателю сделать что-то, либо ситуационным положением, описывающим нечто.
• Подытоживая действия, указывайте на следствия, к которым приведет исполнение определенных действий.
• Подытоживая ситуационные описания, подчеркните тот признак, который делает эти описания сходными.
На рис. 44 показаны схемы логического вывода из групп, объединенных дедуктивно и индуктивно. Это либо заключение силлогизма
(дедуктивная группа), либо следствие ряда действий (индуктивная группа), либо явный вывод из сходных в чем-то описаний (индуктивная группа).
Невозможно переоценить значимость для бизнес-документов утверждений о действиях или их этапах - тех, что описываются
множественным числом
существительных (шаги,
рекомендации, цели, задачи, изменения). Вы пользуетесь подобными рекомендациями, когда пишете руководства, справочники, разрабатываете планы, описываете системы и структуры, озвучиваете свои
Рис. 44. Формы аргументации определяют процесс резюмирования. ДЕДУКЦИЯ |
|---|
 |
Рис. 45. Утверждения, описывающие действия, необходимо выстраивать в соответствии с причинно-следственными отношениями |
|---|
 |
которые они могут произвести, весьма непривычное занятие. Привычным считается другой подход: отделение причин от следствий, на каком бы уровне
Поскольку любые осознанные действия всегда направлены на достижение некоторых целей, вы помещаете описание этих действий в группе причин, которые ведут или должны привести к единому следствию. Итоговое следствие вы размещаете на логический уровень выше всего остального, приблизительно так, как это показано на рис. 45.
На рисунке показано, что при наличии нескольких этапов, необходимых для достижения окончательной цели, действия легко рассыпаются на иерархическую структуру. Она позволяет читателю легко оценить, как действия связаны между собой, и понять их
последовательность.
Однако для большинства людей группирование действий в соответствии со следствиями, абстракции они ни находились, и произвольное объединение в причинные и следственные группы, что приводит сточки зрения логики кхаотичес-1 кому смешению. Увы, для такого подхода существует множество объяснений. Главное среди них
- пишущие обыкновенно трактуют желательные действия столь широко, что сами не могут точно определить, каким будет их следствие. I Вдобавок ко всему создатели документов часто не понимают разницы между! причиной и следствием. В любом случае «писатели» склонны объединять идеи! в группы просто по первоначальному сходству, потому что это наиболее общий вид мыслительной деятельности. Ниже мы рассмотрим способы, которые по-[ могут вам справиться с этими трудностями.
