Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя - [21]
ΣТ = 3,5 + 2 + 4,2 + 2,6 = 12,3
Или по формуле таблицы Excel
ΣТ = СУММ (D2:G2)
Аналогично в строках 4 … 9 заполняем ячейки данными хронометража по наработке для других направлений. В компьютерном варианте обновление данных не создаёт проблем. А в программе Excel, кроме того, автоматически заполняются ячейки результатами вычислений по формулам. В бумажном варианте, очевидно, придётся дополнить таблицу 5.1 примечаниями с промежуточными данными.
2. 10-я строка – ежедневная суммарная наработка по всем направлениям; так, для 1-го дня
Т = СУММ(D2;D4;D6;D8) = 3,5 + 1,5 + 1,5 + 1,2 = 7,7
По всем направлениям – ячейка B10
ΣТ = 7,7 + 5,6 + 8,9 + 7,0 = 29,2
3. Маршрутное время дня вычисляется в 11-й строке как сумма активного времени с учетом коэффициента Мерфи K>m = 0,8. Так для 1-го дня, ячейка D11
t>m = K>mt = 0,8 · t = 7,7 · 0,8 = 6,1.
Общее маршрутное время T>m = 29,2 · 0,8 = 23,2 (ячейка B11). Коэффициент K>m = 0,8 здесь принят одинаковым для всех направлений. Для более тонкой настройки его значение можно разнообразить, исходя из специфики направлений.
4. Бонусы T>f вносятся в нечетных строках 3,5,7,9 по мере выполнения запланированного этапа задачи, завершенные этапы отмечаются заливкой ячейки бонуса, в данном случае серой краской. Для 1-го дня направления РБТ бонус T>f = 2 (Ячейка D3, выполнение задачи 1)Плн). Для всех направлений 1-го дня
T>f= СУММ(D3;D5;D7;D9) = 2, ячейка D12
5. Эффективное время дня в 13-й строфе t>e= t>m+ t>f. Например, для второго дня t>e= 4,4 + 3 = 7,4 (ячейка E13), за 4 дня – ячейка C13
T>e = T>m + T>f= СУММ(D13:G13) = 8,1 + 7,4 + 7,1 + 8,6 = 31,2
6. Дневная эффективность e = t>e/t>c – в 14-й строке. Для второго дня e = E13/8 G14 = 7,4/8 = 0,92 (при дневной норме ресурса активного времени Т>с = 8 ч)
7. Общая, или средняя, эффективность Е для n-го дня подсчитывается в 15-й строке как средняя эффективность, начиная с первого дня
E = (e>1 + e>2 +…+e>n)/n
Для 4-го дня E = (1,01 + 0,92 + 0,88 + 1,07)/4 = 0,97
Таким образом, значение Е на данный день дает нам общую оценку деятельности по всем направлениям.
8. Наконец, последняя характеристика – количество эффективных дней в 13-й строке, показывает наглядно серой заливкой, на каком отрезке пути к завершению плана мы находимся. После окончания четвертого дня мы «прошли» целых три дня
D>e = E · D = 0,97 · 4 ~ 3
5.3. Годовой план
Основное назначение годового плана – распорядиться в первом приближении годовыми запасами времени в соответствии с поставленными целями. Желательно в годовом плане сохранить структуру такую же, как и в месячных планах, особенно направления нашей деятельности. Только в годовом плане, будут не кратковременные задачи, а проекты с их этапами, не дни, а месяцы.
Сохранение структуры планов (главным образом, количества направлений деятельности) нужно для того, чтобы мы могли видеть перед собой картину своей работы в длительном временном разрезе, т. е. для нашей личной статистики, самооценки, стимулирования успешной работы в текущем году и поддержания постоянного интереса к жизни. Одно дело, когда «Алания» однажды стала чемпионом России по футболу, и совсем другое – многократные чемпионы «Спартак» и «Зенит». Сравнение годовых итогов покажет нам, когда мы были чемпионами, и есть ли надежды на будущее.
По большому счету, сохранение количества направлений – вопрос не принципиальный. Мне, например, приходилось менять структуру направлений неоднократно. Ну, потратим на изменение структуры и статистики исторических достижений часа три.
Имея данные о величине месячной эффективности по результатам месячных планов, посмотрим, каковы итоги прошлых «спортивных» сезонов (Диаграммы 5.1, 5.2).
Глава 6. Искусство Управления временем
Научиться управлять временем —
задача не для слабого человека.
Р. Алек Маккензи
Согласно Бодо Шефферу (Статья «Искусство управлять своим временем») в управлении временем нужно пользоваться двумя инструментами, это часы и компас. Часы помогают лучше наполнить день, выполнить больше дел, но это не компас, мы не думаем, куда мы идем и чего хотим в жизни достичь.
Часы отвечают за то, что скорее, больше, эффективнее, т. е. за организацию времени. Компас ответственен за нашу миссию, наше представление и планы, он отвечает за понятия «важно», за руководство нашей жизнью.
В этой связи Шеффер отдает предпочтение Искусству управления временем над Менеджментом. Менеджмент времени – это умение организовывать спешное. Управлять временем означает концентрироваться на важном, делать те вещи, которые близки к сердцу.
Менеджмент времени работает в системе, в то время как искусство управления временем систему создаёт и над системой работает. Менеджмент времени ориентирован на проблемы, искусство руководить временем – на шансы.
Альберт Эйнштейн сказал однажды – «Проблемы, которые перед нами встают, не могут быть разрешены на том же уровне, на котором они возникли».
В дополнение к «Искусству успевать», изложенному в разделе 1.3, приведем вкратце дополнения, вытекающие из вышеизложенного в этой книге.
Система персонального планирования и контроля (СПК)
