Всему свое место. Необыкновенная история алфавитного порядка - [76]
Бóльшая часть европейских стран последовала этому примеру в течение того же столетия: прусские государственные архивы заимствовали систему фондов в 1881 г.; вскоре ее стали использовать голландцы, а за ними – государственные архивы Швеции и Дании. Британские национальные архивы обратились к этой системе с опозданием – только в 1920-е гг., и, пожалуй, в меньшей мере придерживались принципа «исходного размещения» (как это называлось в инструкциях), то есть хранения дел в том порядке, в котором они были созданы или получены. В том случае, если это было невозможно, гласила инструкция, дела можно было расставить в соответствии с одной из следующих систем: «алфавитной, хронологической, формальной или какой угодно» (курсив автора)[504].
В то время как британские архивариусы могли чувствовать себя вольготно, составляя правила, допускающие использование категории «на свое усмотрение», в других странах системы организации данных были гораздо более строгими, порой настолько строгими, что становились объектом сатиры. Австрийский писатель Хаймито фон Додерер (1896–1966) в романе «Освещенные окна» (Die erleuchteten Fenster, 1950) высмеял государственную службу, создав образ бюрократа, который на пенсии тайно наблюдает за женщинами в окна и классифицирует их таким же образом, как когда-то классифицировал свои служебные документы: запись «126. II 98 15 1030 f» означала: 126-я женщина, за которой он шпионил, увидев ее во втором окне квартиры, расположенной на долготе 98, широте 15, в 10:30 утра, в условиях освещения, соответствовавших категории «f»[505].
Не замечая насмешки, архивы и офисы с энтузиазмом внедряли новые системы и методы каталогизации. Подобно тому как ячейки для бумаг возникли вслед за началом ведения записей на отдельных бумажных листках, новые способы сортировки способствовали появлению новых видов офисной мебели. С XIX по XX в. штырь, или накалыватель, служил непременным инструментом организации документов в офисе. Он представлял собой прочную проволоку или тонкий стержень, заостренные с одного конца и закрепленные на устойчивой подставке, обычно деревянной или гипсовой. Они устанавливались на столах клерков для накалывания документов определенной категории, например имеющих одну и ту же дату[506]. Когда накалыватель заполнялся или заканчивалась серия документов, их снимали и либо по старинке соединяли веревкой через отверстия, проделанные штырем, а затем хранили в связке, либо сгибали, на наружной стороне сгиба записывая первоочередные сведения, например об отправителе или получателе, дату, тип документа или другую информацию, позволяющую идентифицировать бумаги, не открывая их, – метод, известный с XVII в.
На снимке отдела новостей The New York Times в 1920-х гг. видны два накалывателя для бумаг, один почти пустой (на переднем плане справа), другой – наполовину заполненный (в центре)[507]
В XIX в. попытки создать новые способы хранения и поиска документов поначалу привели к старому проверенному методу – ведению гроссбуха. Начиная с XVI в. в большинстве европейских канцелярий исходящая корреспонденция перед отправлением копировалась в переплетенные тома, а входящие письма помещались в альбомы, в которых вместо полноценных бумажных страниц имелись только узкие бумажные корешки, на которые и наклеивалась корреспонденция. Обе эти системы обычно придерживались хронологического расположения и предполагали составление указателя, в который вписывались имена получателей или отправителей со ссылками на соответствующие страницы. Чтобы отследить ход отдельно взятой переписки, читателю приходилось использовать оба гроссбуха и оба указателя, переходя на нужные страницы в соответствии с датами получения или отправления писем. Если в переписке участвовало более двух корреспондентов, для восстановления ее хода следовало снабдить каждую запись в указателе перекрестными ссылками на входящие и исходящие письма различных отправителей.
Первое нововведение в хранении документов скорее увеличило, чем уменьшило зависимость от книг такого рода, что только показывает, насколько трудным был отход от практики использования гроссбухов. Копировальные тетради с технической точки зрения представляли собой новинку, но в части организации не давали каких-либо преимуществ. В этих тетрадях вместо обычной бумаги использовалась тонкая папиросная; исходящая корреспонденция писалась специальными копировальными чернилами на обычной бумаге, письмо помещалось под смоченным губкой листом папиросной бумаги, копировальную тетрадь закрывали и помещали в копировальный пресс; под давлением чернила отпечатывались на оборотной стороне папиросной бумаги, с которой могли быть прочитаны. Копировальный пресс обходился дешевле, чем сотрудник-переписчик, копировавший каждое письмо до его отправки; кроме того, новый способ гарантировал, что в копиях не будет ошибок.
Эта система предполагала, что в переписке участвовали по большей части два корреспондента: один в офисе, другой вне его. В действительности в деловой переписке обычно участвовали несколько человек, или групп, или компаний. По мере роста компаний возрастал и объем внутренней корреспонденции: служебные записки и графики, бюджеты и отчеты циркулировали между отделами. Помимо входящих и исходящих писем, администрация производила во множестве и другие виды документов: счета-фактуры, инвентарные описи, заказы на покупку, квитанции о продаже, документы о найме, табели учета рабочего времени – их также требовалось хранить так, чтобы можно было легко найти нужные документы. В XIX в. во многих случаях это подразумевало возвращение к старой системе ячеек.
