Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации - [52]

25) неудержание налога при покупке ОС у физических лиц;

26) хищение ОС и др. Оформление результатов проверки осуществляется в установленном порядке.

4.8. Проверка операций с материальными ценностями

Организовывая учет и контроль операций с материальными ценностями (МЦ), компании должны прежде всего установить общий порядок оформления сделок по поступлению МЦ, в том числе в филиалы и обособленные другие подразделения. МЦ могут приобретаться головной организацией, которая сама заключает договоры купли-продажи, производит расчеты с поставщиками и передает купленные МЦ структурному подразделению. В другом варианте подразделение в пределах полномочий его руководителя осуществляет оформление сделок и составление первичных документов, а при наличии расчетного счета – и расчеты с поставщиками. В этом случае подразделение само должно вести первичный и аналитический учет этих операций. Но формирование показателей отчетности, исчисление и уплата налогов могут происходить в головном офисе. Поэтому важно организовать своевременную передачу филиалами и другими структурными подразделениями учетных регистров и подтверждающих первичных документов в центральную бухгалтерию.

Разрабатывая систему внутреннего документооборота, компания должна определить порядок документального оформления операций по перемещению МЦ из головной организации в территориально обособленное подразделение и наоборот. Практика показывает, что факт такого перемещения МЦ целесообразно оформлять первичными документами на внутреннее перемещение. Поскольку унифицированной формы такого документа не существует, организация может разработать специальную форму первичного документа, закрепив ее применение в учетной политике, или предусмотреть возможность использования формы № М-11. При этом должны быть оговорены сроки и порядок оформления первичных документов.

В процессе функционирования компании может идти постоянная передача ценностей между головной организацией и ее подразделениями. Поэтому важно определить порядок учета МЦ материально ответственными лицами в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н) и ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 г. № 44н). Часто головная организация разрабатывает форму материального отчета, предусматривающую указание направлений расходования МЦ, что существенно облегчает работу центральной бухгалтерии по отражению на счетах бухгалтерского учета этих операций. Головной офис устанавливает также порядок и графики проведения инвентаризации МЦ, находящихся на складах региональных подразделений.

Организация учета операций с МЦ в обособленных подразделениях зависит от того, выделено ли оно на отдельный баланс или нет. Учет расчетов по взаимному отпуску материальных ценностей с подразделениями, выделенными на отдельный баланс, ведется на субсчете 79-2 «Расчеты по текущим операциям». При этом составляются следующие проводки.

В головной организации: передача купленных материалов в обособленное подразделение:

Дебет субсчета 79-2 «Расчеты по текущим операциям»,

Кредит счета 10 «Материалы».

В обособленном подразделении: оприходование материалов, полученных от головной организации:

Дебет счета 10 «Материалы»,

Кредит субсчета 79-2 «Расчеты по текущим операциям».

Программа проверки операций с материальными ценностями включает:

1) проверку обеспечения материальной ответственности сотрудников за сохранность МЦ;

2) проверку правильности оформления документов по приходу и расходу МЦ;

3) проверку полноты учета поступления МЦ;

4) проверку наличия аналитического учета и его соответствия синтетическому;

5) проверку наличия складских помещений и их оборудования, правильности учета МЦ на складах;

6) проверку правильности учета малоценных быстроизнашивающихся предметов (МБП), организации их сохранности, соблюдения нормативных сроков службы форменного обмундирования;

7) проверку наличия актов ежегодной инвентаризации МЦ;

8) общий вывод о значимости ошибок в учете МЦ и их влиянии на достоверность отчетности;

9) проведение выборочной инвентаризации МЦ на складах для оценки надежности системы внутреннего контроля.

Осуществление проверки. Проверка начинается с изучения приказов и распоряжений руководства головной организации и структурного подразделения. Проверяется наличие приказов об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы и отпускать их со склада, о назначении материально ответственных лиц за сохранность МЦ, а также договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с назначенными лицами.

Затем аудиторы должны проверить, насколько правильно оформляются первичные документы по поступлению, внутреннему перемещению и отпуску материалов со склада. При этом изучаются договоры, заключенные с поставщиками на поставку материалов, их целесообразность, законность, а также соответствие порядка их заключения требованиям внутрифирменных стандартов. Аудиторы должны также проверить наличие и достоверность счетов, накладных, счетов-фактур, выставленных поставщиками; авансовые отчеты на суммы, израсходованные на приобретение МЦ за наличные средства.