Успешный бизнес. 160 практических рекомендаций - [2]

Во избежание недоразумений готовится инструкция или пошаговый алгоритм действий. Допустим, нужно составить инструкцию по наклеиванию обоев. Вы пишете: чтобы поклеить обои, делайте следующее:

1. Положите обои вниз рисунком.

2. Подготовьте клей.

3. Окуните кисточку в клей.

4. Намажьте клеем обои.

5. Возьмите обои и прислоните их вертикально к стене (выделяйте жирным важные моменты).

6. Выровняйте обои и просушите.

Это и есть пошаговая инструкция. Как только вы начнете все прописывать, заметите, как меняется бизнес, обретает системность и структурированность.

Если инструкций нет, можно начать с малого. Выберите основную должность либо процесс, который встречается чаще всего (например, работа с клиентами), и подробно его пропишите.

Сделаете – и сразу увидите, как все изменится. У нас есть курс «Малый бизнес на автопилоте», посвященный оптимизации бизнес-процессов. В его первом блоке рассказано, как написать такую инструкцию. Вы платите символические деньги и тратите около пяти часов, а полученный результат превосходит все ожидания.

Совет 3. Чек-листы регулярной проверки

Что такое чек-лист? Это таблица, где по горизонтали выделены пункты инструкций конкретного работника, а по вертикали – ячейки, в которых нужно ставить галочку, если пункт выполнен.

На практике удобно использовать два чек-листа – утренний и вечерний. В чек-листы утренней проверки входят пункты, которые сотрудник должен выполнить, придя на работу. Вечерний содержит отчеты по итогам дня.

Примеры чек-листов для менеджеров по персоналу и других должностей есть в бесплатном курсе «Рабочие инструменты менеджера по продажам».

Вы спросите: зачем нужны чек-листы? Затем, что люди имеют свойство многое забывать. Когда у работника нет чек-листа, он придумывает себе оправдание: «Забыл!» Его это устраивает, но вас-то – нет!

Вы хотите, чтобы процесс шел и результаты были качественными? Дайте сотруднику чек-лист. Так вы сможете контролировать процесс, потому что работник будет отмечать каждый свой шаг: это сделал, это сделал, это сделал…

Здесь уже не отмазаться, так как нужно поставить галочку. Если не поставил, возникает вопрос: «Почему? У тебя перед глазами стандартный список того, что необходимо сделать». Так проще требовать от людей исполнения стандартных инструкций.

Совет 4. Функциональная модель

Постройте функциональную модель компании, отображающую ее организационную структуру. Пропишите в ней основные функции компании, их взаимосвязь и ответственных за выполнение.

Функции стоит прописать, даже если вы в одном лице и бухгалтер, и начальник производственного цеха, и логист, и продажник, и маркетолог, и генеральный директор. Это нужно, чтобы понимать, как функционирует бизнес.

Вновь отошлю вас к курсу «Малый бизнес на автопилоте», где даны разные инструменты и примеры по выстраиванию функциональной модели.

Как минимум нарисуйте функции и роли. Если хотите раскрыть потенциал бизнеса и увидеть картину происходящего, вот пошаговая инструкция для создания функциональной модели.

1. Нарисуйте роли, которые есть в бизнесе: бухгалтер, менеджер по работе с клиентами и т. д.

2. Пропишите, кто какие роли выполняет. Например: «здесь я», «здесь снова я», «здесь тоже я», «Василий занимает три должности: он – водитель, менеджер по работе с клиентами и еще ведет бухгалтерию». Один человек может выполнять сразу несколько ролей, как и одну роль – несколько человек.

3. Напротив каждой роли перечислите ее функции, то есть стандартные процедуры. Например, функции бухгалтера: выставление счетов, проверка поступления оплат, пояснения по финансовым нестыковкам, уплата налогов И Т. д.

Когда это сделаете, прояснится функциональная структура компании – и вы поймете, как что в ней работает.

Здесь можно провести аналогию с автомобилем, в котором множество приборов: спидометр, тахометр, датчики, счетчик километража, индикатор масла и т. д. Глядя на них, вы понимаете, что и как работает.

То же самое в бизнесе: когда появляется схема, все процессы становятся явными. Сразу видно, кто играет свои роли неправильно и какие функции необходимо перераспределить.

Если увидите, что на каком-то участке работа неэффективна, можно передать полномочия другому человеку. Нанимая нового сотрудника, проанализируйте слабые места, какие функции выполняются не так – и поручите ему разобраться.

Совет 5. Система маркетинга и продаж

Выстраивайте систему маркетинга и продаж. Обычно это самое слабое звено.

О маркетинге и продажах мы поговорим отдельно. Для начала следует понять, что пока нет конвейера, большого входящего потока потенциальных клиентов, в бизнесе все будет рушиться. А вам придется вкладывать много ресурсов, чтобы найти хоть каких-то клиентов.

Итак, первая система – создание входящего потока клиентов.

Вторая – это система продаж, конверсия входящего потока в реальных покупателей. Поэтому очень важно, как вы продаете.

Совет 6. Секреты «антиугона» бизнеса

Поделюсь секретом «антиугона» бизнеса, который сегодня актуален для многих.

Часто владелец бизнеса нанимает сотрудника. Тот неплохо работает, изучает рынок и функциональную модель предприятия. Постепенно он начинает выделяться из общей массы, становится заместителем собственника, изучает предприятие на другом уровне. И в какой-то момент уходит, открывает свой бизнес да еще уводит половину клиентской базы.