Управление закупками в коммерческой деятельности - [32]

3) нестабильность политической, экономической ситуации в стране, непредсказуемость природных явлений, техногенных катастроф и т. д.

Различные источники выделяют до 150 видов рисков, которые могут возникнуть в закупочном процессе: это необоснованное расширение (ограничение) круга возможных поставщиков; необоснованное расширение (сужение) круга продукции, удовлетворяющей потребности; необоснованное расширение (ограничение), упрощение (усложнение) необходимых условий контракта и оговорок относительно их исполнения; необоснованное завышение (занижение) цены объекта закупок. Риски в деятельности закупок также могут быть связаны с качеством приобретаемых товаров, с величиной затрат; также риски могут быть вызваны новыми технологиями, социальными факторами, приоритетностью потребительских свойств товаров и уровнем удовлетворения базовых потребностей потребителей, насыщенностью и дифференцированностью потребностей, усилением конкуренции. Зачастую риски могут быть обусловлены и нереальностью поставленных целей, просчетами в менеджменте[49].

Риск в закупках оценивается в параметрах: наличия материальных ресурсов; числа поставщиков; конкурентного спроса; возможностей типа "делать самому или покупать"; рисков хранения; возможностей использования товаров-заменителей при обеспечении предприятия материальными ресурсами; и т. д.

Нивелирование рисков и разработка закупочной стратегии, позволяющей компании адаптироваться к внешней среде и эффективно в ней функционировать, должны базироваться на изучении факторов, влияющих на организацию извне и оказывающих давление на развитие закупочной деятельности. В данной связи исследование внешней среды включает в себя два основных компонента:

- мониторинг внешней среды;

- определение стратегического влияния внешней среды на закупки.

Мониторинг внешней среды связан с оценкой факторов, характеризующих общие условия функционирования бизнеса, и включает в себя три этапа:

1) изучение внешней среды на наличие сигналов, которые могут указывать на существенные изменения в будущем;

2) идентификацию товаров/материалов, которые в результате изменений среды могут подвергнуться угрозам или, наоборот, оказаться в более благоприятных условиях;

3) возможное влияние на закупочную деятельность новых условий поставки, связанных с указанными изменениями во внешней среде или высокой вероятностью их осуществления.

Определение стратегического влияния внешней среды необходимо осуществлять по конкретно закупаемому продукту в параметрах:

- закупаемого объема;

- процентной доли в общих издержках на закупки;

- влияния на качество продукта или на рост бизнеса.

В качестве основного метода изучения факторов внешней среды и нивелирования степени их воздействия с целью оценки рисков при управлении закупочной деятельностью выступает метод PEST-анализа, разработанный профессором Гарвардского университета Francis Aguilar. Метод называется по первым буквам четырех оцениваемых факторов: политического (Р); экономического (Е); социального (S); технологического (Т). В зарубежной практике анализа используется более полный перечень факторов, отсюда и более полное название PESTLE-анализ (Political, Economical, Sociodemografic, Techological, Legislation, Ecological).

Цель данного анализа выявление перечня факторов внешней среды, оказывающих влияние на коммерческую деятельность, и использование их:

1) для выявления изменений и тенденций развития факторов внешней среды;

2) концентрации внимания на тенденциях, которые имеют наибольшее значение для организации;

3) учета происходящих перемен при разработке стратегии организаций[50].

Основными положениями анализа являются:

1) стратегический анализ каждой из четырех указанных составляющих должен быть систематичным, так как все эти компоненты тесным и сложным образом взаимосвязаны;

2) нельзя полагаться только на эти компоненты внешней среды, так как реальная жизнь значительно шире и многообразнее;

3) данный анализ не является общим для всех организаций, так как для каждой из них существует свой особый набор ключевых факторов.

Пример формы для проведения PEST-анализа при управлении закупками представлен в матрице на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Матрица PEST-анализа

Определив факторы, необходимо оценить силу влияния каждого из них на процесс управления закупками. Для этого используется метод экспертных оценок с применением балльной оценочной шкалы. Силу воздействия можно оценить в соответствии со шкалой от 1 до 3. Цифрой 1 обозначают малый уровень влияния фактора, под воздействием которого работа по закупкам почти не меняется; 2 показатель, который говорит о том, что на закупочные операции могут повлиять лишь значительные изменения в факторе; 3 балл, свидетельствующий о том, что фактор способен оказать значительное воздействие на закупочную деятельность. Следует учитывать, что факторы, не сильно влияющие на работу фирмы, не должны иметь места в таблице.

Далее нужно оценить вероятность изменения фактора по пятибалльной шкале. К примеру, в данном случае 1 минимальная степень вероятности того, что фактор может претерпеть изменения, а 5 максимальный уровень вероятности. Хорошо, если оценка будет проводиться не в индивидуальном порядке, а совместно со специалистами, обладающими определенным опытом работы в данной сфере и в проведении экспертиз в любом направлении деятельности. После того как все оценки выставлены в отдельной колонке, можно перейти к расчету среднего арифметического по ним.