Управление закупками в коммерческой деятельности - [19]

Процесс организации договорной работы должен быть четко спланированным и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия большое значение имеет технология договорной работы, которая включает в себя следующие процедуры:

1) создание проекта договора;

2) согласование условий договора;

3) регистрацию и хранение договоров.

Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей[22]. Чтобы обезопасить предприятие от множества различных рисков финансовых, налоговых, правовых, в процессе создания проекта договора должны участвовать и руководители (если конечно речь не идет о типовых, давно разработанных и много раз исполненных договорах), и экономисты, и бухгалтеры, а в некоторых случаях и специалисты других служб организации, таких как PR, отделы логистики, коммерческой деятельности и даже служба безопасности.

В проекте договора отражаются все условия предстоящей сделки. В соответствии ГК РФ договор считается заключенным, если между его сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

К существенным (обязательным) условиям договора относят: предмет договора; условия, прямо названные в законе или ином правовом акте как существенные для данного вида договора; условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Следует отметить, что далеко не все условия, по которым при заключении договора у сторон возникли разногласия, относятся к существенным. Для этого требуется, чтобы в отношении соответствующего условия одной из сторон было прямо заявлено о его необходимости.

Чаще всего к существенным (обязательным) условиям относятся: наименования сторон участников сделки; предмет контракта; количество и качество продукции; базисные условия поставки; цена; условия платежа; санкции и рекламации; юридические адреса и подписи сторон.

В случае невыполнения одной из сторон обязательных условий другая сторона вправе прекратить выполнение своих обязательств по контракту, расторгнуть его и требовать возмещения убытков.

При нарушении одной из сторон дополнительных (несущественных) условий другая сторона не вправе расторгнуть сделку, а может потребовать исполнения контрактных обязательств и взыскать штрафные санкции, если это предусмотрено условиями контракта. К ним относят сдачу-приемку товара, страховку, отгрузочные документы, гарантии, упаковку и маркировку, форс-мажорные обстоятельства, арбитраж, прочие условия.

Согласование условий договора является основным слагаемым экономической эффективности как самого договора, так и договорной работы в целом. Экономическая эффективность каждого договора заключается в том, чтобы не только получить от заключения и исполнения договора максимальную прибыль, но и не потерять предполагаемый доход и уже имеющееся имущество. Согласование условий осуществляется как на уровне структурных подразделений предприятия, так и на уровне контрагентов, в данном случае поставщиков.

На уровне структурных подразделений целью согласования является выработка общей концепции приобретения необходимой продукции с учетом имеющихся потребностей и финансовых возможностей. Для этого рекомендуется разработать маршрутную карту движения договора и разослать всем сотрудникам организации. В маршрутной карте надо обозначить те службы, в которых любой договор проходит обязательное согласование. Как правило, это бухгалтерия, непосредственно отдел закупки, подразделения, сформировавшие заявки на необходимые им материальные ресурсы, руководитель направления и, естественно, юристы.

В зависимости от вида договора допускается применение упрощенного маршрута согласования, только в этом случае необходимо четко определиться, когда и при каких условиях это возможно. Если у служб возникают замечания к договору, об этом делается отметка в листе согласования, которая заверяется подписью проверяющего. При наличии замечаний служб ответственный исполнитель передает проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания юристу, а он, в свою очередь, устраняет указанные замечания (при необходимости) и передает обратно ответственному лицу.

По завершении процедуры согласования договор со всеми прилагаемыми документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает в исполнение.

Предварительный проект договора необходимо согласовать и с поставщиками (потребителями) конкретного материального ресурса в силу того, что условия договора часто сформулированы в пользу подготовившей его стороны. В связи с этим необходима корректировка договора другой стороной с ее позиций, в результате чего устанавливается баланс интересов и происходит распределение рисков неисполнения обязательств между сторонами, т. е. достигается соглашение по всем условиям договора.

Процедура регистрации и хранения договоров направлена на обеспечение сохранности заключенных договоров. Целесообразно поручить регистрацию подписанных договоров юридическому отделу. При регистрации договора должна быть отражена информация о дате его заключения, о наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственной службе (отделе). В случае заключения к договору дополнительного соглашения эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений, которые являются неотъемлемой частью договора