Управление на основе данных. Как интерпретировать цифры и принимать качественные решения в бизнесе - [8]

Вы также можете решить работать с данными самостоятельно. Насколько это сложно? Очень сложно. Вы можете получить нужную вам информацию, в открытом доступе находятся структурированные большие данные, полученные в результате обязательного сбора открытых данных или их анализа и обработки. В Великобритании ведущей организацией, представляющей эту информацию, стал Институт открытых данных (Open Data Institute). Правительство Великобритании публикует информацию по самым разным темам, начиная от планов по производству дорожных работ до статистики по ожирению. В других странах национальная статистика становится все более доступной для пользователей, которые хотят ее получить. Таким образом, доступными становятся огромные массивы данных. Однако главная ценность заключается в их анализе.

А это не так-то просто. На протяжении последних 20 лет миллиарды долларов были впустую потрачены компаниями, которые вкладывались в область данных, но получили больше вопросов, чем ответов. Согласно аналитическим данным компании Ovum[9], в 1998 году четыре из пяти проектов первой волны, связанных с большими данными, потерпели полный провал. Основная причина заключалась в том, что они не были уверены, насколько полученные ими выводы могли способствовать повышению эффективности ведения бизнеса, даже если сами эти выводы были верны. Поэтому они не знали, следует ли инвестировать в проекты, и не понимали, можно ли принимать бизнес-решения на основе этих фактов.

Как ни парадоксально, иногда от больших данных можно получить результат лучше, если начать с малого: использовать бесплатные или почти бесплатные сервисы для повышения эффективности бизнес-процессов, прежде чем делать в эту область крупные финансовые вложения.

Часть 2 Пять основных принципов работы с данными

6. Поддерживайте удобство использования данных

После того как вы собрали данные, они должны храниться у вас в цифровом, а не текстовом формате.

Однажды мне довелось беседовать с руководителем отдела компьютерной графики одной из газет о том, как ей удается превращать сложные визуальные данные в аккуратные графики и диаграммы. Я неосмотрительно упомянул формат PDF.

«Я бы просто запретила использование этого формата, – заявила Кэрол (назовем ее так), вскипая. – Не представляете, сколько времени я убила впустую из-за того, что мне присылают файлы в формате PDF и говорят [здесь Кэрол намеренно стала говорить с дурацкой интонацией]: “Кэрол, ты не можешь сделать график из этого?” НЕТ, Я НЕ МОГУ».

Итак! У вас собран определенный массив данных. Как его хранить? Подсказка: не в PDF. Чаще всего объем нужной информации может храниться в двух местах: базе данных и таблице. Эти файлы могут быть в компьютере, на серверах или в облачном приложении, однако важно, чтобы эти данные хранились в таком формате, с которым вы сможете работать.

Для хранения больших массивов информации используются базы данных. Детали организации этого процесса слишком сложны с технической точки зрения, так что я не буду погружаться в них сейчас, можете выдохнуть с облегчением. Вероятно, вы больше знакомы с тем, как работают таблицы. Если вам приходится работать с бюджетом, или с расписанием, или другими небольшими по масштабу данными, скорее всего, вы уже активно используете какую-то из таблиц, и могу предположить, что это Microsoft Excel.

У баз данных и таблиц есть общая черта: информация организована в виде строк и столбцов. Таблицы – это просто гениальное изобретение человеческой мысли, изначально они использовались в бумажном варианте бухгалтерами, но, когда в 1979 году была разработана первая электронная таблица для персональных компьютеров VisiCalc, приложения для работы с ними стали неотъемлемой частью компьютерного ПО.

Прелесть таблицы в том, что сначала вы можете работать с данными, например, создав строку, дополняющую остальные. Цифры и названия в таблице составляют массив данных. В форматах PDF или Word данные словно перестают существовать: чтобы воспользоваться этой информацией, ее нужно заново набрать или, если повезет, скопировать и вставить. Если с цифрами производились математические операции (например, складывались промежуточные результаты), при переводе этих данных в PDF или Word ссылки, скорее всего, окажутся нерабочими.

При обновлении источника данных свежая информация никогда не попадет в документ в текстовом редакторе. Такие документы устаревают ровно в минуту их создания. При использовании баз данных и таблиц, если немного постараться, можно добиться того, чтобы актуальность данных поддерживалась.

Так что, если уж вы затратили усилия на сбор великолепного массива данных, позаботьтесь о том, чтобы им было удобно пользоваться. В противном случае, как бы замечательно ни выглядели эти данные, они бесполезны. Спросите Кэрол (или лучше не спрашивайте). Это основное правило деловой информации: нельзя вести бизнес, опираясь на прошлогодние факты.

7. Составляйте таблицы

Все знают, как составить хорошую таблицу на основе имеющихся данных?

После того как вы представили информацию в виде таблицы, вы должны быть способны донести ее до других. Качественно составленная таблица нередко становится наиболее эффективным способом представления данных: к сожалению, это также тот способ, которым чаще всего пользуются неправильно. Так что, пока мы окончательно не запутались, давайте потратим пять минут, чтобы прояснить разницу между хорошей таблицей и плохой.