Управленческий документооборот. От бумажного к электронному - [7]
Требования к оформлению электронных управленческих документов определены пока в значительно меньшей мере и касаются в основном вопросов использования ЭЦП.
Помимо ЭЦП и других форм электронной подписи в целях контроля правомочного использования электронных документов возможно также применение так называемых «цифровых водяных знаков» [158]. Вместе с тем применение данного технологического новшества в управленческом документообороте пока нормативно не регламентировано.
В принципе требования к составу и оформлению реквизитов электронных документов могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при передаче по каналам связи и при обмене информацией между разными информационными системами (если не обеспечена совместимость программно-технических средств) передача информации может не состояться либо информация не будет доступной для восприятия человеком.
2. Время транспортировки документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.).
Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.
3. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов.
Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.
4. Удобство восприятия информации. Это качество пока в большей мере выражено у бумажных документов. За столетия существования письменности качественные характеристики бумажных документов (размер шрифта, форматы бумаги, качество печати и т. п.) постоянно совершенствовались.
Применительно к электронным документам также можно отметить их постоянное совершенствование, но по времени этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями) и процесс оптимизации восприятия информации еще далек от завершения. По восприятию некоторые электронные документы отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги, что необходимо учитывать при подготовке текстов для интернет-рекламы [98, с. 289].
5. Возможность работать с несколькими документами одновременно. Для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой, это обстоятельство является довольно существенным. Вспомним ситуации, когда, работая с документами и печатными изданиями, сопоставляя их информацию, человек нередко обнаруживает особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочередном просмотре документов.
«Многооконная» работа с файлами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие при этом носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ. Возможно, что по мере совершенствования компьютерной техники возможности одновременно работать с несколькими документами будут расширяться. В связи с этим даже легендарная личность компьютерного бизнеса Б. Гейтс вынужден был признаться, что он не является ортодоксальным «антибумажником», поскольку сам распечатывает многостраничные документы. По его мнению, «пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов…, – печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации» [91, с. 72].
6. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п., обычно остаются. К примеру, вспомним строки из «Евгения Онегина» А.С. Пушкина о том, что «хранили многие страницы отметку резкую ногтей».
В случае электронного документа, если позволяет формат его записи, требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется.
Количество оригинальных идей в различных областях человеческой деятельности ограничено. Эксперты в области искусства давно определили, что в жанрах художественной литературы существует определенное количество сюжетов, варианты которых множатся и множатся. Так и эксперты в области экономики считают, что в сферах руководства коммерцией и товарным производством существует определенное количество идей, а тех, кто способен развивать и совершенствовать их, следует выделять как избранных, гениев менеджмента, из чего и образовалась концепция гуру руководства.
КАК СОКРАТИТЬ РИСКИ РЕКРУТИНГА И ПРОГНОЗИРОВАТЬ УСПЕХ? НОВЫЙ ВЗГЛЯД. В своей книге Адам Робинсон предлагает проверенный и крайне эффективный метод рекрутинга новых сотрудников. Он показывает, как переосмыслить процесс поиска, оценки и найма оптимальных кандидатов. НОВЫЙ МЕТОД. Робинсон, профессиональный рекрутер с двадцатилетним стажем, покажет вам: [ul]как составить профиль должности для оценки рисков как составить оценочную карту кандидата как оценивать основные компетенции кандидата как задавать правильные вопросы, чтобы собрать исчерпывающую информацию во время собеседования как сделать кандидату предложение, от которого он не сможет отказаться.[/ul] ВЫСОКИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.
Покупайте конкурентов, усиливайте команду, предлагайте новые продукты и услуги. Все эти предложения для большинства собственников и руководителей компаний актуальны в период роста, когда график продаж неуклонно идет вверх, а на лицах членов совета директоров по итогам отчетных собраний из полугодие в полугодие непременно играет улыбка. Автор придерживается иного мнения. Атаковать нужно в кризис, когда большинство топ-менеджеров заняты тем, что играют в защите, и, самое главное, – боятся волны кризиса, которая может отправить их на дно.
В учебном пособии рассматриваются юридическая природа государственного контракта, существенные условия государственного контракта в контексте положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Подготовлено в форме научно-практического комментария статьи 34 названного Закона и с учетом изменений и дополнений внесенных Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 396-ФЗ, а также последних разъяснений Министерства экономического развития РФ, Федеральной антимонопольной службы и Федерального казначейства.
Книга Александра Филатова написана на основе многолетнего опыта работы ее автора в советах директоров и адресована в первую очередь первым лицам крупных компаний. Ее задача – помочь акционерам и директорам корпораций четче понимать цели и компетенции совета директоров в зависимости от модели корпорации («управляемая»/«направляемая»), ее формы (ОАО/ООО) и множества других факторов. Александр Филатов разбирает наиболее часто встречающиеся ошибки советов директоров – к примеру, попытки участия в ежедневном управлении бизнесом – и предлагает способы ухода от них, а также подробнейшим образом останавливается на таких вопросах, как:• агентская проблема между менеджером и владельцем бизнеса;• права и фидуциарные обязанности директора;• вознаграждение членам совета; процедура работы совета;• оценка деятельности совета.
В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.