Управленческий документооборот. От бумажного к электронному - [5]
Можно выделить несколько основных направлений унификации и стандартизации управленческих документов как на бумажном носителе, так и электронных – это сами носители записи, форма, содержание и технологические процессы работы с документами (рис. 2). В связи с расширением применения электронных документов в управлении необходимо усилить внимание к унификации носителей информации и способов ее фиксации, в том числе установлению требований к форматам записи файлов и форматам передачи данных.
Рис. 2. Направления унификации и стандартизации документов
В документе выделяют следующие части: заголовочную, содержательную и оформляющую.
К содержательной части относится информация о вопросе, для решения которого создан данный документ. Заголовочная часть располагается в начале бумажного документа и включает в себя наименование вида документа, код формы по общесоюзному классификатору управленческой документации, наименование и адрес организации – автора документа, адресат, гриф ограничения доступа, к документу и т. п. Большинство реквизитов оформляющей части размещается в конце документа (подписи, печать, визы и т. п.), а, к примеру, гриф утверждения – в начале. Заголовочная и оформляющая части могут содержать дополнительную информацию, используемую в процессе работы с документом, например отметку о переносе информации на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа), фамилию исполнителя и номер его телефона.
Состав реквизитов и последовательность их расположения в электронных документах могут быть аналогичны бумажным (например, если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа), а могут быть и специфическими. Унификация требований к электронным управленческим документам должна быть отнесена к перспективным направлениям работы.
Основные требования к построению и оформлению документов, относящихся к унифицированным системам документации, установлены государственными стандартами. При разработке унифицированных систем управленческой документации для установления на поле документа на бумажном носителе границ частей и входящих в них зон и реквизитов (элементов документа) используется метод формуляра-образца, построенного на основе специальной конструкционной сетки. При этом устанавливаются максимальный набор реквизитов для документов данной унифицированной системы документации и порядок их расположения на листе бумаги стандартного формата.
При унификации содержательной (семантической) части документов необходимо соблюдение следующих требований: документ должен обеспечивать полноту информации для решения конкретных задач управления; реквизиты и показатели необходимо располагать в последовательности математической или логической обработки. В основе унификации содержания документов лежит выделение постоянной и переменной информации. Задача унификации ОРД является особенно сложной, поскольку сами документы отличаются большим разнообразием содержания и в основном текстовым характером представления информации.
Унификация содержания документов может проводиться на основе типовых и трафаретных текстов, таблиц, анкет, типовой структуры текста, установления общих требований к содержанию определенных видов документов. Например, в трафаретном документе постоянная информация заранее печатается на бланке документа или вносится в шаблон документа в памяти компьютера, а переменная информация, отражающая конкретную ситуацию, вносится в пробельные места. Типовой текст может быть представлен в виде отдельных фраз, абзацев или целых текстов, с использованием которых составляется текст нового документа. К примеру, типовые тексты широко используются при составлении деловых писем. При унификации сложных документов (положений, уставов, инструкций, правил и т. п.) типизируются их структура и общие требования к содержанию. Иногда в одном унифицированном тексте документа может сочетаться несколько способов унификации. Например, в положениях о структурных подразделениях могут использоваться типовая структура, типовые тексты (фразы или отдельные предложения).
Унификация процессов работы с документами связана с оптимизацией документооборота и установлением типовой технологии для отдельных категорий документов, в том числе с использованием автоматизированных систем. Организация процессов работы с управленческими документами должна учитывать ряд требований: соответствие информации полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует; полнота, достоверность, точность, оперативность, систематизированность информации и доступность ее для восприятия; оптимизация трудозатрат на работу с документами.
Документ как предмет и результат управленческого труда не статичен. В процессе управленческого взаимодействия документ проходит различные состояния, может перемещаться физически, с ним совершаются разнообразные виды работ и операции, которые выполняют соответствующие руководители и специалисты, а также вспомогательный персонал. В связи с этим возникло понятие «документооборот», которое характеризует процесс работы с документами в динамике. Это понятие, как и понятие «документ», также имеет целый спектр оттенков. К примеру, под документооборотом иногда понимают не только процесс работы с документами, но и совокупность документов, находящихся в обращении. Основные подходы к определению сущности и содержания процесса документооборота, а также формы и способы его осуществления рассматриваются в последующих главах настоящей книги.
