Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова - [5]

Организуйте информацию

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы организации информации. Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

2. Применяйте сразу. Прочитали страницу – внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Простые правила оптимизации общения с телевизором. Смотрите интересующие вас передачи в удобное для вас время. Постарайтесь уменьшить количество телевизионного фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу. Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. Бессмысленное переключение каналов многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.

Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей (новостная лента в социальных сетях). Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой – отсутствие прочувствованных жизненных целей и желания к их достижению?

Электронная почта – великолепный инструмент. Ее преимущество в том, что почта не требует «одновременности» контакта —, вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время. Рекомендую следующие приемы оптимизации работы с электронной почтой. Отключите оповещение о приходе нового письма. Проверяйте почту с установленной периодичностью и не отвлекайтесь на нее в другое время. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям и настройте автоматическую сортировку почты.

От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т. п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации. Рекомендую использовать для этого метод «ограниченного хаоса».

1. Создаем «место хаоса» – входящий накопитель, в который складываем абсолютно все документы.

2. Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).

3. Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, то есть, когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдельную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы – только во входящий накопитель.

При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у нас будет постепенно вырастать «место порядка».

В течение дня при интенсивной работе нам поступает огромное количество информации. Когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол заполняется стикерами и документами, сигналящими о необходимых делах. Но проблема в том, что внимание человека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, как и время. Его тоже необходимо расходовать грамотно. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами или прикрепленными кнопками документами выделите три основные области:

• центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредственно сейчас работаете;

• область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;

• область далекого внимания – все остальное.

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания – что-то обязательно удалите от него. Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено.

Устраняйте поглотители времени

Поглотители времени – это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени, они съедают не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели. Важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять.

Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо – потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие поглотители мы сами можем устранить. Их можно разделить на виды:

Контролируемые. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.