Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова - [7]

Отдыхайте

Самый эффективный способ расслабляться в течение рабочего дня – делать «микро-перерывы». Есть три простых шага, помогающих эффективно отдохнуть и двигаться дальше.

1. Полностью отключитесь. Когда организм сильно устает, есть искушение потратить время перерыва на что-то приятное и удобное – но не расслабляющее. Например, интернет-шопинг, чтение новостей или журнала. Короткие перерывы освежают организм лишь тогда, когда у вас есть шанс полностью отключиться, а любая деятельность, которая требует концентрации или силы воли, даже если она не касается работы, лишь увеличивает усталость. В течение дня запасы энергии постепенно сокращаются, и восполнить их можно, только если по-настоящему отдыхать.

2. Делайте короткие перерывы в течение дня и периодично. Большинство людей чувствуют себя энергичнее утром, а не днем, и поэтому напрашивается решение: не делать перерывы в первой половине дня, а только во второй, когда мы уже начинаем тормозить. Это не так, перерывы в работе необходимы, даже если вам кажется, что вы еще полны энергии. Если вы работаете над сложным проектом, идея оторваться на полчаса или час кажется неприятной и непрактичной. Поэтому вы продолжаете вгрызаться в работу, и в итоге ее качество страдает. Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Кроме этого, надо выделить время для одного длительного перерыва.

3. Выходите из офиса. Люди, работающие в больших офисных зданиях, весь день проводят внутри. Но перерывы у кофеварки или в столовой не сравнятся с выходом на улицу и с возможностью отвлечься от офисной обстановки. В офисе все равно остается это напряжение – вам нужно поддерживать хорошее впечатление у окружающих. Если у вас есть возможность выбраться на улицу, прогуляться вокруг здания пять минут – это поможет переключиться на отдых. Если такой возможности нет – выйдите в другое помещение, отвлекитесь от своего рабочего места.

Многие сегодня считают, что успех возможен, только если вы все время заняты. Если у вас есть время для небольшой прогулки, значит, у вас недостаточно драйва и амбиций. Но на самом деле ваши запасы энергии ограничены, и только частые короткие перерывы помогают действительно отдохнуть и затем реализовать свой потенциал. И последнее: некоторые думают, что можно весь день работать, не отрываясь, а потом полностью отключаться. Это подойдет роботу, но человеку – вряд ли. Сильное утомление в конце рабочего дня сильно осложняет отдых в нерабочие часы. Иными словами, если вы позволяете себе перерывы, то отдых в нерабочее время будет более эффективным и подстегнет вашу производительность и креативность на следующий день.

Приложения для тайм-менеджмента

На сегодняшний день помимо разнообразных методик планирования дел существует множество специальных приложений и софтверных решений. Приведу примеры самых популярных и удобных.

1. Google Календарь. Один из самых простых и надежных планировщиков, синхронизирующийся со многими приложениями. Раньше в календаре можно было лишь рассортировывать задачи по дням и времени (использовать как виртуальный ежедневник), сейчас функций прибавилось. Например, в Google Календаре появилась возможность ставить цели: задаёте цель, и приложение само предлагает вам время для её достижения. Удобно, что все мероприятия из Gmail автоматически импортируются. Единственное заметное неудобство календаря – нельзя создавать списки дел без привязки к конкретной дате. Этот планировщик бесплатный, работает на платформах iOS и Android, а также всех популярных браузерах.

2. Trello. Обычно этим приложением пользуются для работы над проектами в небольших командах, но оно отлично подходит и для личного планирования дел. В Trello можно создать виртуальную доску с карточками, к карточкам добавить метки, чек-лист, срок исполнения, вложения и изменить обложку. Можно задавать напоминания, в нужный день и нужное время приложение оповестит о запланированном событии. Одна из наиболее интересных функций приложения – возможность интегрировать дополнительные инструменты (Dropbox, Slack, Evernote, Twitter и десятки других). Их очень много, но все они разбиты на категории, найти нужный будет несложно. Этот планировщик бесплатный в базовой версии (ее достаточно для личного пользования и личного облачного хранения), работает на платформах iOS и Android, а также всех популярных браузерах.

3. Wunderlist. Один из популярных планировщиков с образцовым набором функций. Wunderlist работает на разных платформах: Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows, Linux, Chromebook, Kindle Free, браузеры. Программа поддерживает интеграцию со Slack, Microsoft Outlook, Dropbox, Zapier и поэтому подходит для эффективного управления временем. Приложение может преобразовывать письма в задачи; доступны уведомления через email и push; большой перечень бесплатных функций; списки с совместным доступом и обсуждением (до 25 участников в бесплатной версии); прикрепление файлов, фотографий, таблиц.

4. Any.do