Тайм-менеджмент - [16]

Когда заниматься планированием

Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года внесите в ежедневник максимальное число сведений о будущих делах и далее пересматривайте запланированное ежемесячно и еженедельно с учетом своих приоритетов на данный конкретный период времени. С утра или вечером предыдущего дня дополняйте почасовые графы на день и составляйте список дневных дел.

Учитывайте возможность возникновения непредвиденных обстоятельств

Не думайте, что как вы распланировали свой день, так оно и будет, ничто не изменится и всякие случайности и неожиданности исключены. Планирование помогает вам быть во всеоружии перед лицом непредвиденных ситуаций и вполне вероятных изменений в ваших или чьих-то планах.

В отсутствие организации вы будете всем заниматься в пожарном порядке, хватаясь разом за все те дела, что подкинет вам жизнь, а затем наверстывать основное, когда нормальные люди уже спят. Если же ваш день распланирован, вы можете немедленно определять место для внезапно возникающих дел, при том что основные будут делаться своим чередом. Если вам так удобнее, заранее отведите в своем дневном плане свободный час, который при необходимости может быть заполнен чем-либо непредвиденным или использован для маневра временем.

Кризисное управление

Момент наибольшего аврала возникает, когда проблема перерастает в кризис. В подобных обстоятельствах ценность планирования времени проявляется со всей очевидностью. При возникновении кризиса вы сможете немедленно отложить или делегировать работу, которой занимаетесь, зная, что в вашем графике заложен резерв времени.

В момент кризиса или острого дефицита времени во избежание еще более тяжелых последствий вам придется в кратчайшие сроки и чуть ли не одновременно выдвигать свои предложения боссу, решать вопросы с персоналом, а возможно, и общаться с прессой, акционерами, представителями общественных организаций и властных органов. Чтобы с честью выйти из сложного положения, необходимо иметь план действий на случай чрезвычайных обстоятельств. Составьте его заранее, чтобы при возникновении кризисной ситуации ясно представлять рамки своей ответственности. Внимательно следите за появлением признаков приближающегося кризиса, с тем чтобы быть готовым вовремя ввести свой кризисный план в действие.

В плане на случай чрезвычайных обстоятельств должно быть указано следующее:

► кто чем будет заниматься;

► какие виды работ могут быть прекращены или отложены до окончания кризиса;

► кто будет предпринимать действия особого характера;

► стандартные модели реакции на различные виды кризисных ситуаций;

► номера телефонов, факсов и адрес электронной почты для срочных сообщений;

► кто будет общаться с прессой, представителями общественности и т. д. (при необходимости).

Помимо специального плана на случай кризисных ситуаций, вы должны иметь четкое представление о том, как следует действовать в соответствующих обстоятельствах, а именно:

1. Реагировать быстро.

2. Сохранять хладнокровие.

3. Бдительно следить за тем, не пытается ли кто-то извлечь из кризиса выгоду для себя.

4. Учитывать возможность ошибок.

5. Анализировать возможное развитие событий.

6. Не полагать, что все настроены по отношению к вам и компании враждебно.

7. Проявлять готовность ко всевозможному обсуждению кризисной ситуации.

8. Использовать накопленный резерв доверия к вам и готовность людей к разрешению кризиса.

Заранее планируя действия на случай непредвиденных обстоятельств, вы обеспечите себе наиболее рациональное использование времени в реальных условиях его дефицита. Дневник или органайзер позволят вам быстро оценить, как следует поступить в случае оперативного изменения планов.

СОВЕТЫ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ ВРЕМЕНИ

1. Вносите в ежедневник записи о назначенных встречах.

2. Разбивайте крупные рабочие задания на более мелкие операции.

3. Распределяйте операции по рабочему расписанию, сообразуясь со своими цепями и задачами.

4. Не группируйте встречи и другие заранее спланированные мероприятия слишком плотно, в рамках коротких отрезков времени.

5. Составляйте недельные и ежедневные перечни дел к выполнению.

6. Установите приоритетность пунктов составленных перечней.

7. При необходимости переносите отдельные пункты в перечни последующих периодов (недель или дней).

8. Планируйте время на восстановление сил.

9. Имейте план действий на случай кризисных ситуаций.

Резюме

Изберите наиболее удобный для себя инструмент управления временем. Отметьте время заранее оговоренных встреч и далее устанавливайте приоритетность других своих обязательств по мере их возникновения. Готовьте перечни дел к выполнению на каждый день, неделю и месяц. Сделайте необходимые пометки в плане на год. Не забудьте о времени, которое вы намерены посвящать семье и собственным увлечениям.

Умелое управление временем позволит вам высвободить время для своих жизненных приоритетов и более эффективно действовать в профессиональной сфере. Заранее планируя время с использованием наиболее удобного для вас инструмента управления временем, вы получаете возможность более продуктивно использовать время, которое отводится работе и семье, и при этом располагать достаточным его количеством для отдыха и развлечений. Эффективное управление временем обеспечит вам контроль над ходом дня с сохранением гибкости для успешного разрешения возможных кризисных ситуаций.