Тайм-менеджмент - [15]
► к началу месяца.
По тому же принципу классифицируйте все прочие дела. В итоге вы получите общий план работ. Начните с того, что требует немедленного исполнения, за-тем беритесь за следующую стопку и так далее.
Такая логика действий применима ко всем ситуациям, когда работы оказывается выше головы, поскольку дает возможность быстро обрести контроль над ситуацией. Несколько разобравшись с делами, вернитесь к мыслям о более рациональной и эффективной системе организации работы с бумагами и своего труда в целом.
Наиболее важными элементами системы управления временем являются страница недельного плана и список дел на день. На странице недельного плана излагается то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. В верхней ее части напишите свои задачи на неделю в порядке их приоритетности. Не стоит ставить себе больше задач, чем сможете реально выполнить, три — в самый раз. Ниже распишите все те шаги, которые позволят вам осуществить каждое из заданий, и определите их приоритетность в рамках соответствующей задачи. Напротив каждого пункта отметьте примерное время, которое потребуется на его выполнение, и день недели, в который предполагаете этим пунктом заняться (рис. 7). Теперь вы знаете, что вам нужно делать и на какие дни отнести выполнение дел в дополнение к необходимым функциям. При расчете сроков выполнения заданий старайтесь не отводить на них слишком много или слишком мало времени. Если отведете слишком много, то растянете работу на заранее установленный период; если слишком мало, будете вынуждены перенести завершение дела на другое время. Получить представление о длительности предстоящей работы вам поможет расчет времени, выполненный в соответствии с рекомендациями главы 2. С обретением опыта планирования вы научитесь максимально точно предугадывать объем требуемого времени.
В начале каждого дня перед вами будет список того, что вам предстоит сделать. Что-то будет перенесено вами с предыдущего дня, что-то появится в процессе сегодняшней работы. Занимайтесь этими делами между выполнением основных своих функций, справляясь с задачами, установленными вами на неделю, и основными своими целями. Используйте таблицу, о которой шла речь в главе 2, оценивая дела по их срочности и важности. В вашем дневном графике они должны быть классифицированы по степени приоритетности.
Не забывайте о следующем:
► оставляйте для важных дел значительные промежутки времени;
► меняйте рабочий график так, чтобы он соответствовал первоочередным вашим делам;
► оставляйте резерв времени на непредвиденные события.
Сформировав свой план, то есть заполнив ежедневник, руководствуясь упомянутыми списками дел, вы поймете, что масса времени прежде тратилась вами на разного рода малозначительные занятия, вроде перекуров с чашкой кофе в руках, разговоров с приятелями или чтения статей в журнале по бизнесу.
Ниже будет предложено немало советов по поводу того, как избавиться от привычек, связанных с бесплодной тратой времени, но уже сейчас вы можете начать выяснять для себя, на что у вас уходит время без пользы для дела. Предположим, что обычно вы тратите много времени на чтение интересных, но необязательных статей в двух журналах, которые еженедельно доставляются вам на работу. Решите проблему путем ксерокопирования таких статей, и пусть копии дожидаются своего часа в портфеле; вы займетесь ими, когда вернетесь домой. Если не можете жить без чашки кофе и болтовни с коллегами, перенесите это на начало обеденного перерыва или совместите с поглощением своего первого сэндвича.
Уяснив, на что впустую уходит немалая часть рабочего времени, исключите непродуктивные занятия из своего привычного графика, совместив их с другими подобными и уделив такое время, которое действительно не занято выполнением основных, приоритетных для вас видов деятельности.
Многие менеджеры впадают в другую крайность: они настолько увлечены идеей планирования времени, что не оставляют себе ни малейшего шанса расслабиться и пополнить запас сил. Вполне возможно так спланировать день, что вы будете постоянно чем-то заняты с момента утреннего пробуждения до момента отхода ко сну. Однако рациональное использование времени это нечто иное.
Ни один человек не сможет работать наилучшим образом в режиме нон-стоп. Каждый из нас испытывает потребность в личном времени, часто хочется просто побыть в тишине наедине с самим собой. Это время восстановления сил, эмоциональной и физической релаксации, пополнения запасов внутренней энергии. Если в течение дня будете себе в этом отказывать, то в конце концов ощутите упадок сил, станете менее эффективно работать и рискуете подвергнуться стрессу.
Каждый расслабляется по-своему. Лично я люблю почитать книгу, прогуляться или разгадать кроссворд. Вы, возможно, предпочитаете аэробику, телевизор или медитацию. Как бы то ни было, внесите свой излюбленный способ релаксации в план дня. Загруженный работой менеджер, возможно, захочет в течение 20 минут спокойно посидеть в конференц-зале, почитать книгу или просто поразмышлять. Нельзя недооценивать важность этого компонента дня.
