Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта - [42]

, это сэкономит время и избавит вас от путаницы. Кроме того, это поможет вашему адресату понять содержание письма и предпринять необходимые действия, не перечитывая его. Почти все письма можно составить следующим способом.

Приветствие: Дорогой / ая Г-н, Г-жа… Важно правильно написать имя адресата. Если вы сомневаетесь, правильно ли вы написали имя, позвоните в компанию, в которой работает адресат, и уточните правильное написание.

Введение. Начните с четкого заголовка. Он должен выглядеть профессионально и играть ту же роль, что и газетный заголовок. Заголовок фокусирует внимание адресата на предмете.

Факты. Это – основное содержание письма. В качестве подготовки вам необходимо запастись соответствующими фактами, рассортированными в логическом порядке. Убедитесь, что они достоверны. Каждая новая тема должна начинаться с нового параграфа.

Действие. Удостоверьтесь в том, что ваше письмо указывает:

1) какие действия необходимо предпринять;

2) когда они должны быть предприняты;

3) кому их следует предпринять.

Вывод. Если вы закончите свое письмо фразой, побуждающей читателя к действию, то оно оставит впечатление незавершенности. Последняя строка письма представляет вам возможность надолго оставить хорошее впечатление, поэтому заключительная фраза не должна быть шаблонной и черствой.

Примеры писем

Письмо к потенциальному поставщику

Maxi Components Limited

LECHFORD

Bucks

SL8 91V

Your ref JPQ/7/82

Our ref PJ/S/70

8 July 2000

Mr Peter Wood

Marston Metal Supplies

Long Lane MARSTON

Northants LB791N

Dear Mr Wood,

Thank you for your letter of 4 July. Please contact either our branch of Midwest Bank pic, or Sankey Smith & Co Ltd, for the reference you require. Their addresses are as follows:

Mr John Wilson (Manager)

Midwest Bank pic

The Parade

LECHFORD

Bucks

SL8 8RT

Sankey Smith & Co Ltd

Unit 4

Beechfield Trading Estate

WALTON

Lanes

NR46BW

Yours sincerely, Peter Jones

Письмо об условиях поставки

Umow Lawnmowers Ltd

54-58 Fern Road

TIPLON

West Midlands

B167AJ

10 June 2000

Mr Richard Miles

Greenfingers Garden Supplies Ltd

Mill Lane

DROSFORD

Wilts

DO47NB

Dear Mr Miles,

Thank you for your letter of 5 June.

We have pleasure in enclosing our catalogue of lawnmowers. Spares for all current models are readily available from us, and we also operate a regular free collection and delivery repair service for our dealers.

Our terms are 30 days nett from date of invoice.

We normally hope to make deliveries within three to four weeks of receipt of order. However, I am afraid that delivery of Model TE7 may take up to six weeks, due to production difficulties. We hope, however, to resolve these problems within the next couple of months.

Our Southern Representative, Mr John Spears of 15 Rose Way, Gromsey, Hants (telephone Gromsey 45219) would, of course, be pleased to call on you at your request.

Yours sincerely,

Harry Treen Sales Department

Преимущества деловых писем заключаются в следующем:

1) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;

2) позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли;

3) дают возможность вести довольно сложные и трудоёмкие дела;

4) при необходимости они могут служить свидетельством в судопроизводстве;

5) могут быть средством передачи конфиденциальной информации.

Официальные деловые письма

Письма-просьбы – это едва ли не самая распространенная группа официальных деловых посланий. И легко понять, почему, в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону.

Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры.

Правила написания писем-просьб:

1) никогда не начинайте письмо со слова «Прошу», объясните вначале мотивы вашего обращения;

2) не благодарите адресата заранее, т. к. для этого существует особый вид писем – благодарственных.

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 года.

Письма-сообщения – также довольно распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение такого письма – целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке.

Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запроса соответствующей деловой информации.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить…», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос.

Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.