Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - [84]

1. Сортировка

Повесьте копию своей карты времени на стену офиса или начертите ее на картотечной карточке и носите в бумажнике или сумочке. Обращайтесь к ней всякий раз, когда планируете определенные действия или получаете поручение или просьбу что-либо сделать.

Пытайтесь ставить каждую задачу на соответствующее место в расписании. Если вы собираетесь пойти в обувной магазин вместе с детьми, запланируйте это на следующую субботу, на время хозяйственных работ. Если вам дали специальный отчет, который вы хотите просмотреть, положите его в корзину для чтения, чтобы заняться им позже во время, отведенное для чтения. Если вы только что выяснили, что должны написать коммерческое предложение, сделайте это во время, отведенное для написания документов, в этот день или в другой день недели. Если вы работаете дома и во время для общения с семьей поступает деловой звонок, пусть он будет принят на голосовую почту. Вернитесь к нему в рабочее время. Если происходит что-либо срочное, не терпящее отлагательства, вполне допустимо иногда смещать одну зону в расписании на время другой, при этом вы точно будете знать, что именно пропустили, и окажитесь лучше подготовлены к тому, чтобы использовать потерянное время иначе. Карта времени позволяет принимать взвешенные решения на основе полной информации о том, что и когда вы будете делать, сохраняя при этом общую картину.

Если кризисы возникают чуть ли не каждый день, постоянно прерывая запланированные действия, возможно, вам нужно создать специальную карту времени для управления кризисами.

Такая карта оставляет много «пустых» мест, чтобы можно было быстро справляться с кризисами, когда они возникают, и при этом дает вам возможность выполнять все другие задачи.

Следующая карта времени была разработана для директора отдела международного маркетинга крупного банка. У него в подчинении состояло двадцать человек, и ему нужно было постоянно управлять телефонными звонками, встречами и непредвиденными срочными делами, которые передавали ему сотрудники. Она позволила ему достигать всех его целей, отводя соответствующее место для каждого действия в течение дня. При этом подчиненным не приходилось ждать его внимания более получаса.

2. «Чистка»

Карта времени позволяет оценивать все задачи, которые конкурируют между собой, рассматривая их в соответствии с вашими целями. Прежде чем автоматически приступать к какой-то задаче, вы можете спросить себя, стоит ли ее выполнять. Заслуживает ли она места в вашем расписании? Если нет, избавьтесь от нее. Вы можете быть удивлены тем, как много делаете механически и как часто это не имеет никакого отношения к вашим текущим целям. Скорее всего, такие задачи относятся к какой-то предыдущей цели, которая больше не важна.

Одна моя клиентка, руководитель отдела маркетинга крупного банка, составив карту времени, поняла, что специальный проект, над которым она работала последние четыре года, больше не соответствует целям ее компании. Она немедленно отменила его, сэкономив три месяца рабочего времени в году. Это открытие сохранило ее компании более 50 000 долларов в год.

Карта времени высвечивает, насколько ограничено ваше время в каждой области жизни и работы. Это знание сделает вас более избирательным относительно тех задач, которые вы решите сохранить и выполнять. Однако очистить не всегда означает выбросить. Иногда это значит, что нужно «отдать» задачи, или «делегировать» их. Вы можете обнаружить, что, хотя некоторые задачи действительно помогают вам достичь ваших целей, их точно так же могут выполнить ваши подчиненные или члены семьи, и сделать это даже быстрее и легче.

Некоторые задачи, которые часто можно делегировать, таковы: приготовление пищи, уборка или оплата счетов. Это освободит ваше внимание для тех задач, которые можете выполнить только вы. Например, почитать детям, уделить время супругу или позаботиться о себе, отправившись в спортзал. Будьте честны с собой, определяя, какие это задачи: вы будете удивлены тем, как много на себя берете только ради того, чтобы доказать всем свою «незаменимость».

3. Найти всему свое место

К этому времени вы уже работали со своей картой времени в течение недели или двух. Теперь пришло время переоценить расположение некоторых зон и действий в расписании. Возможно, вы обнаружили, что временной интервал, отведенный для звонков по телефону, никогда не соблюдается. Или что вы отвели недостаточно времени для творческих работ. Теперь пришло время откорректировать и усовершенствовать назначение в вашем расписании времени для различных действий, чтобы они точнее отражали реалии вашей жизни. Отводя для каждого действия единственное и постоянное место, имейте в виду следующие рекомендации:

• Группируйте однородные задачи. Точно так же, как вы группируете похожие предметы в кладовке (например, все короткие пиджаки или все рабочие костюмы), можно группировать задачи в расписании, чтобы сэкономить время и уменьшить вероятность «потерять» или забыть их. Поручения, телефонные звонки и встречи — вероятные кандидаты для задач, которые можно сгруппировать и выполнить одновременно.