Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - [85]

• Измеряйте, сколько времени занимают дела. Распространенная ошибка, которую часто допускают при создании расписаний — нереалистичные ожидания относительно того, сколько времени может занять выполнение некоторых действий. Тот, кто хорошо овладел навыками тайм менеджмента, превосходно умеет оценивать время и всегда отводит адекватное количество времени для каждого действия. Чтобы улучшить навыки оценки времени, в течение недели или двух ведите записи, отмечая, как долго занимает у вас выполнение каждой задачи. Эта информация поможет вам лучше планировать свой день и принимать решения о том, какие задачи можно делегировать.

• Улучшайте свои энергетические циклы. Например, если для вас важны физические упражнения и вы каждое утро просыпаетесь полным энергии, но приходите домой поздно, уставшим и обессиленным, пусть зарядка будет первым вашим утренним делом, когда вы больше всего мотивированы. Вы будете более склонны следовать такому графику и поддерживать его.

• Расписания других людей. Вам необходимо отводить в расписании некоторые окна для действий, которые включают общение с другими людьми. Например, если вы — «сова», а члены вашей семьи — «жаворонки», запланируйте семейное время на ранний вечер, а затем вернитесь к работе после того, как все остальные лягут спать. В поисках лучшего времени для написания этой книги, которое не мешало бы мне вести мой бизнес, я отвела время с 7 до 10 утра: так у меня оставался практически целый рабочий день для деловых звонков и встреч с клиентами.

4. Разложить по местам

В терминах тайм менеджмента «разложить по местам» означает оценить и выбрать инструменты для управления временем. Изучить, как можно использовать их возможности, а затем приспособить к своему персональному стилю.

Основной контейнер для хранения, исключительно важный для любой системы управления временем, — органайзер. Именно в нем вы фиксируете и прослеживаете все свои встречи, дела, телефонные звонки и важную информацию для бизнеса и жизни, помещая ее в определенное и надежное место.

В продаже есть множество органайзеров, самых разнообразных стилей, марок и форматов, поэтому процесс выбора может сбить вас с толку. Примените мое правило «Выбирай одно». Не создавайте себе лишних проблем, покупая два или три разных органайзера из страха принять неправильное решение. Выберите один органайзер, используйте его постоянно, не расставайтесь с ним, по крайней мере, три месяца и дайте ему реальный шанс «поработать» с вами. Работать с несколькими органайзерами, постоянно возвращаясь в магазин в поисках «совершенного», — верный путь к тому, чтобы терять информацию, забывать о встречах, ошибаться в том, что нужно сделать, и расстраиваться. «Самого лучшего органайзера» просто не существует. Следует выбрать тот, который, как вы чувствуете, будет вам удобен, потому что соответствует вашему способу мышления и поможет постоянно контролировать жизнь и работу.

Итак, выбираем подходящий органайзер: на основе бумажных бланков, электронный или компьютерную программу. Канадский эксперт по тайм менеджменту Гарольд Тейлор написал превосходную статью, в которой сравнивает различные органайзеры. Вот некоторые его соображения.

• Органайзеры на основе бумажных бланков (At-A-Glance, Day-Runner, Franklin Covey Planner, FiloFax). Их проще всего использовать, и они самые дешевые. К ним можно обращаться почти везде, записывая даты встреч, где бы вы ни находились, или добавляя пункты в список необходимых дел по мере их появления. Они бывают разных форматов, от маленьких — карманных, очень легких и чрезвычайно портативных, до больших — настольных, в которых много пространства для записей. Одно движение руки — и любая страница календаря тут же оказывается перед вами. Вам не придется нажимать никаких кнопок, поэтому ничто не сломается. Они дают возможность просматривать все расписание как за прошлые, так и за будущие недели, позволяя легко и быстро листать страницы в любом направлении. Также они не пугают тех, кто привык записывать свои дела и мысли по старинке, при помощи бумаги и ручки. Кроме того, их можно хранить как книги, чтобы вся ваша история оставалась в целости и сохранности для будущих обращений и справок.

• Электронные органайзеры (Newton, Palm Pilot, Wizard). Они портативны и содержат в маленькой и легкой коробочке огромное количество информации. Они превосходны для тех, кто часто находится в дороге и кому приходится возить или носить с собой много информации в компактной форме. В отличие от органайзеров на основе бумажных бланков, они позволяют переносить незаконченные дела с одной недели на следующую. Однажды введя данные, можно планировать повторные встречи в течение всего года и напоминать себе о днях рождения, годовщинах и других событиях из года в год. Можно установить будильник, чтобы он «просигналил» вам, когда пора ехать на встречу, позвонить или принять лекарство. Можно просматривать имена и адреса в алфавитном порядке, по городу, населенному пункту или по категориям: клиент, перспектива, друг, поставщик. Большинство электронных органайзеров позволяют перемещать информацию из органайзера или базы данных вашего компьютера и обратно, экономя много времени на переписывании. Они прекрасны для тех, кто с удовольствием работает с электронным интерфейсом. PDA (Personal Digital Assistant — личный электронный секретарь), которые вместо клавиатуры оснащены пишущими стеками, позволяют приверженцам бумаги и ручки использовать привычную манеру записи. Многие электронные органайзеры также служат средствами связи, давая возможность получать сообщения и электронную почту и загружать компьютерные файлы с помощью встроенного модема. К их недостаткам можно отнести следующее: способность видеть только один экран, что исключает просмотр прошлых и будущих планов; их нельзя поставить на полку в качестве справочников; они время от времени ломаются. Но неприятности из-за поломки можно свести к минимуму, ежедневно копируя данные из них в свой компьютер или купив второй такой же органайзер и загрузив его, чтобы он всегда был готов прийти к вам на помощь.