Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - [82]

• Альберту Г., пенсионеру, который продолжал вести активный образ жизни, нужно было время для плавания, общения с внуками, курсов по фотографии, лекций в музее, чтения романов и работы с еженедельными документами и финансами.

• Пегги С., директору растущего агентства медицинских сестер, нужно было время на работу с документами и телефонные звонки, на составление предложений и выступлений, на встречи с персоналом, на преодоление кризисов и посещение выездных встреч со стратегически важными партнерами.

4. Зачем быть организованным?

Примеры:

• «Освободить время для общения с семьей».

• «Увеличить базу клиентов и доход».

• «Делать больше за меньшее время».

• «Испытывать ощущение достижения в конце каждого дня».

• «Ощущать, что делаю нечто, достойное внимания».

• «Прекратить постоянно все откладывать».

• «Уменьшить уровень напряжения. Контролировать большую часть своего времени».

• «Реализовать мечту о собственном бизнесе».

• «Взять от жизни как можно больше».

5. Что вам мешает?

Вот распространенные причины неорганизованности в рабочих графиках:

• Больше вещей, чем места для их хранения. Одна из наиболее очевидных причин проблем в управлении временем состоит в том, что мы пытаемся втиснуть в свой график больше дел, чем реально можем успеть сделать. Вся эта глава призвана помочь вам очистить расписание от ненужных дел.

• Потребность отвлечься от проблем. В последнее время много было написано о том, что часто мы используем работу как способ бегства от личных проблем — трудностей в браке, сложных взаимоотношений. Жесткое расписание может защитить нас как физически, так и умственно от сложных проблем, с которыми мы не готовы встретиться лицом к лицу.

• «Укротитель хаоса». Многие подсознательно оставляют дела до последней минуты или создают исключительно жесткие расписания, потому что их возбуждает необходимость «совершить невозможное». Если у таких людей оказывается слишком много свободного времени, они становятся вялыми и совершенно непродуктивными и могут потратить целый день, пытаясь закончить всего лишь одно дело. Таким людям необходимо заменить беспорядок в расписании значимыми действиями по собственному выбору, настолько же структурируя время досуга, как они это делают на работе; также им нужно ставить себе собственные сроки, чтобы стимулировать и поддерживать свою активность.

• Неопределенность целей. Одна из самых распространенных причин беспорядка в расписании — смутное представление о собственных целях и приоритетах. Возможно, вам очень сложно выбрать несколько целей, на которых нужно сейчас концентрироваться, — ведь современный мир движется так стремительно. Или, как один мой недавний клиент, вы можете пытаться делать что-то, чему недостаточно преданы. Ему было очень сложно организовать свое время для поисков работы, потому что он не очень ясно представлял себе, какая работа ему на самом деле нужна. Чтобы создать логичное расписание, нужно точно знать, каковы ваши приоритеты и цели.

ПЛАНИРУЕМ

Создаем стратегию: определяем рабочие зоны

Красота моей модели организации классной комнаты детского сада (см. Главу 4-ю) в том, что ее можно успешно использовать и для организации времени. Расписание должно быть разбито на зоны деятельности, позволяющие достигать целей, которые есть у вас в разных областях жизни.

Перечислите основные действия, необходимые для достижения ваших целей. Давайте возьмем в качестве примера замужнюю работающую маму. Вот некоторые типичные для нее зоны деятельности:

• Время для себя (физические упражнения, медицинское обслуживание, чтение на досуге, принятие ванны, прическа и маникюр, визиты к друзьям, хобби).

• Время для семьи (семейные ужины, культурные мероприятия, помощь детям с домашними заданиями, каникулы, отпуск, семейное чтение, купание, работы по хозяйству).

• Работа (документы, встречи, чтение специальной литературы, семинары и совещания, визиты к клиентам, стратегическое планирование, написание документов, составление отчетов).

• Время для личных отношений («свидания» с супругом, спокойное время каждый вечер, уик-энды за городом).

• Работа с финансовыми документами (оплата счетов, изучение возможностей инвестиций, заполнение налоговых деклараций, чтение Wall Street Journal).

• Время для общественных дел (добровольная работа, посещение религиозных служб).

• Время на образование (чтение, просмотр новостей, посещение курсов, изучение иностранного языка, игра на музыкальном инструменте).

Когда речь идет об организации времени, вашими модулями хранения становятся те часы, когда вы бодрствуете. Набросайте на листе бумаги расписание своего дня следующим образом. Начните с того момента, когда просыпаетесь утром, и закончите тем, когда ложитесь спать вечером; включите также регулярное время приема пищи. Все, что находится в промежутках, — то, с чем вам придется работать.

Такую таблицу я называю картой времени. Она позволяет отвести определенные промежутки в расписании для различных задач вашей жизни и служит фундаментом, с которого можно начинать работать и который вынуждает поддерживать равновесие в жизни. Она предоставляет в ваше распоряжение все то время, в течение которого вы должны достичь своих целей. Подробности того, что вы делаете в пределах каждого промежутка, или зоны, будут детально рассмотрены на стадии активных действий. Ниже приведен пример заполненной карты времени одной моей клиентки.