Русский язык и культура речи - [28]

Жанр может либо свободно избираться автором, либо предписываться ему. Если автор вправе выбирать жанр, то знание жанровых критериев помогает ему успешно прогнозировать, в каком жанре может оптимально воплотиться задуманное содержание. Если же жанр предписан, то знание его законов помогает автору определить объем текста и его стилистико-речевое оформление.

Текст создается, как правило, от общего к частному, но воспринимается в основном от частного к общему, т. е. читатель воссоздает содержание текста, запоминая фрагменты; автор же создает текст, отталкиваясь от общей темы, проблемы, цели. Однако возможен и другой способ: написание отдельных частей в более или менее случайном порядке, а затем оформление их в композиционное целое.

Содержание бывает текстовым, затекстным и подтекстным. Затекстное содержание характерно для научных и учебных текстов, значительной части газетных информационных текстов, а также информационно-аналитических и официально-деловых текстов. Подтекстное содержание подразумевает наличие намека, о котором адресат может или должен догадаться. В одних случаях автор заинтересован, чтобы подтекст был понятен лишь адресату, а не кому-то другому; в других случаях, наоборот, автор может быть заинтересован в том, чтобы текст стал понятен не непосредственному адресату, а третьему лицу (косвенному адресату), или в том, чтобы сам автор впоследствии мог утверждать, что в его произведении имется определенный подтекст. В тексте может проявиться и подтекстное содержание, не предусмотренное автором или даже нежелательное для него, например демонстрирующее пробел в его культурном развитии или его неискренность.

Затекстное и подтекстное содержание в одних случаях вполне различимы, в других – полностью сливаются. Например, в официально-деловом документе возможна аргументирующая ссылка на какое-то постановление применительно к проблеме содержания текста. Если у автора нет иного намерения, кроме аргументирующего напоминания, то налицо затекстное содержание, но если автор намекает на предусмотренную постановлением ответственность за игнорирование данного аргумента, то налицо подтекстное содержание.

Тексты деловых писем

Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством письменного общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

В зависимости от содержания деловые письма могут быть сопроводительными, гарантийными, рекламными, арбитражными и другими, содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т. д.

Рассмотрим принципы составления текстов некоторых видов деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Составление подобного письма оправдано лишь в тех случаях, когда его текст содержит дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах. Текст сопроводительного письма краток, может состоять даже из одного предложения и начинается с ключевого слова направляем. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении.

Пример:

Направляем Вам предварительно согласованный договор о творческом содружестве.

Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обязательств. Его текст состоит, как правило, из двух частей: выражения просьбы и подтверждения гарантии.

Письма, в которых говорится о выполнении каких-то финансовых операций (оплата выполненных работ, предоставленных услуг и т. д.), обязательно подписывает не только руководитель, но и главный бухгалтер. На гарантийных письмах обязательно должна быть проставлена основная печать организации.

Пример:

Просим размножить «Методические указания по русскому языку и культуре речи для студентов-заочников» в количестве 300 экз. Оплату гарантируем по безналичному расчету.

Ректор (подпись) А.И.Смирнов

Гл. бухгалтер (подпись) И.В. Алексеева

Рассмотрение обращений граждан – одна из важнейших функций большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц. К этому виду деловых писем относятся:

предложение – одна из форм участия граждан в управлении государством, продиктованного желанием улучшить экономику, производство, управление, социально-культурную сферу;

заявление – форма выражения гражданами своих прав;

жалоба – форма выражения несогласия гражданина с действиями организации или должностного лица;

запрос – обращение в организацию с целью получения необходимой информации.

Отнесение обращения гражданина к тому или иному виду деловых писем определяется конечно же не заголовком, проставленным не искушенным в терминологии автором, а содержанием письма. От вида делового письма зависят методика и сроки его рассмотрения, а также структура ответного текста.

Наибольшую трудность представляет составление ответа на жалобу гражданина, поскольку повод для жалобы может быть самым непредсказуемым, а ответ всегда должен быть объективным и соответствовать существу дела. Текст ответа строится по следующей схеме: