Руководство для медицинского представителя фармацевтической компании - [85]

Особенно значимой частью плана участия в выставочном мероприятии явлется подготовка. Прежде всего, необходимо оборудовать свой стенд в соответствии с корпоративными правилами — стенд и работа на нем должны быть таковыми, чтобы они заметно отличались от конкурентов и остались в памяти посетителей, при этом это вовсе не означает наличие гигантских стендов («Нижфарма», «Протек») или же проведение лотерей с автомобилями в качестве призов. Алгоритм действий медицинского представителя можно представить следующим образом: получение обобрения участия в данной выставки от головного офиса; составление плана стенда с достаточным количеством пространства для экспозиции препаратов и работы самого представителя; заключение договора с оргкомитетом выставки; оформление заказа на оборудование стенда; обеспечение необходимой рекламной продукцией (постерами, лифлетами, пластиковыми пакетами с логотипами, гиммиками т. п.); подготовка технической информации (прайс-листов)

При работе с оргкомитетом выставки и заключении договора вам необходимо предусмотреть выполнение следующих обязательных работ:

— предоставление аренды выставочной площади (оборудованной или необорудованной), при этом желательно досконально выяснить- что именно в понятии оргкомитета означает «оборудованный» стенд: обычно это стены, ковровое покрытие, одна розетка, фриз, пластиковый стол и два стула — аренду и монтаж выставочного оборудования (витрин, вывески и т. п.) — установку электрических розеток, дополнительного освещения витрин или стенда — предоставление дополнительного оборудования: вешалок, столов, стульев, холодильника и телефона (аудио и видеоаппаратуру желательно использовать свою) — создание надписи на фризе стенда (название Компании) — публикацию материалов в каталоге выставки — охрану стенда

Хочется посоветовать- во избежание недопонимания желательно, чтобы переговоры с оргкомитетом вел один сотрудник.

Для более детального распределения своего времени рекомендуем вам следующее10 недель до выставки:

— отправьте заявку;

— рассчитайте и утвердите бюджет;

— спланируйте экспозицию (напомним, что необходимое число стендистов рассчитывается по формуле: площадь стенда, разделенная на 10 — для стенда в 20 метров требуется 2 представителя в смену).

8 недель до выставки:

— поддерживайте связь с оргкомитетом;

— подключайте к подготовке другие отделы Компании (коммерческий, медицинский);

— закажите необходимое оборудование;

4 недели до выставки:

— заполните все бланки и формы по сервису в оргкомитете;

— совместно с региональным менеджером составьте расписание работы на стенде;

— начните предвыставочную маркетинговую компанию (приглашайте клиентов).

2 недели до выставки:

— разошлите персональные именные приглашения OL’s;

— проверьте наличие выставочного оборудования, при неоходимости внесите дополнения;

— активизируйте предвыставочную маркетинговую активность.

1 неделя до выставки:

— договоритесь о демонтаже оборудования по окончании работы стенда или выставки;

— проведите собрание с другими вовлеченными сотрудниками Компании по контролю за подготовкой к открытию выставки.

1 день до открытия выставки:

— закупите снэки (закуски) и напитки для стенда;

— лично проверьте все оборудование;

— убедитесь, что раздаточных материалов достаточно (по плану + 20 % для Мэрфи).

В отношении самоподготовки медицинского представителя к выставке стоит помнить, что каждый сотрудник Компании на стенде должен знать:

— тематику выставки;

— цели и задачи Компании в данной выставке;

— основные приоритеты своей продукции (USP);

— свои конкретные задачи: презентацию препаратов, заключение договоров, ведение переговоров и т. п.;

— план стенда;

— закрепленное за ним время и место;

— распорядок работы стенда;

— время, когда менеджеры будут присутствовать на стенде;

— основные категории предполагаемых посетителей (специальности, должности);

— формы регистрации посетителей стенда;

— виды рекламной продукции, которые можно предлагать посетителям.

Приглашать OL’s желательно в письменной форме, на бланке Компании и от лица ее руководства с обязательным указанием адреса и времени проведения мероприятия, а также номера вашего стенда и контактного телефона.

С чего же начинается процесс создания адекватного позитивного имиджа на выставке? Как уже говорилось выше, эту работу необходимо начинать с правильной организации своего рабочего места — стенда. Стоимость аренды стенда (площади, арендуемой у организаторов выставки), как правило, весьма высока, поэтому чаще всего представителям приходится работать в условиях дефицита пространства (это, кстати, не всегда является отрицательным моментом, так как обслуживать огромный по размерам стенд гораздо сложнее). Ввиду этого дефицита, часто можно наблюдать ситуацию, при которой некоторые компании помещают на свои стенды или слишком мало персонала, или же, наоборот, слишком много. В первом случае одинокий представитель не в состоянии уследить за всем оборудованием и расходом рекламных материалов — он мечется от посетителя к посетителю и эффективность подобной работы низка. Во втором варианте несколько близко стоящих представителей просто мешают друг другу, создавая ненужную суету и толчею, при которой у посетителя также мало шансов получить искомый объем желаемой информации. При подобной суете контроль за расходом рекламных материалов также снижен, следовательно, компания будет нести дополнительные неоправданные расходы (да и просто может в нужный момент не хватить этих материалов для действительно ценного посетителя). Для расчета числа представителей, действительно необходимых для работы на стенде, можно применить следующую формулу: