Проведение собраний и совещаний - [4]
• цели, даты, времени и места проведения собрания;
• списка приглашенных лиц;
• перечня обсуждаемых проблем;
• главной темы;
• разного;
• даты следующего собрания.
Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.
Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.
Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.
Кого приглашать на совещание
Назначая совещание, помните о пословице: «Лучше меньше, да лучше». Заседание, на котором присутствуют два-три человека может оказаться намного результативнее, чем то, на котором присутствует 10–12 человек. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.
Если на собрание приглашено много людей, необходимо подумать, обязательно ли их постоянное присутствие или же их участие необходимо в обсуждении отдельных вопросов.
При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:
• обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;
• информацию, которую необходимо получить во время совещания;
• информацию, которую необходимо предоставить приглашенным;
• потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.
Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимая решение о составе участников совещания, руководствуйтесь целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками, чтобы решить, имеет ли смысл звать того или иного человека.
Место проведения совещания
Если на совещании будут присутствовать всего два или три человека, то место проведения должно быть неофициальным, т. е. должно способствовать созданию непринужденной обстановки – например, фойе гостиницы, небольшая комната или площадка для игры в гольф. Собрание с участием большого количества людей необходимо обеспечить помещением с комфортными условиями – теплым, светлым, хорошо проветриваемым. Нужно также обеспечить всех приглашенных напитками (чаем, кофе, водой).
Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают.
• Присутствующие должны видеть друг друга.
• Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.
Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль.
• Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках.
• Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.
• По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать людей единомышленников на одной стороне стола.
Для того чтобы приглашенные без суеты заняли свои места, необходимо сделать план размещения и табличку-идентификатор для каждого места. Имена приглашенных должны быть указаны на табличках с обеих сторон, так как некоторые из участников могут быть не знакомы.
Планирование времени
Проводя заседание, необходимо распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Например:
«вопрос № 1 – 10 мин [10.10];
вопрос № 2 – 15 мин [10.25];
вопрос № 3 – 20 мин [10.45]».
Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.
Делаем выводы
Известно, что успех собрания на 80% зависит от его подготовки. Наличие повестки дня – один из важных факторов успешного проведения собрания или совещания.
Результат собрания зависит и от приглашенных лиц. Если на собрании присутствуют компетентные люди – успех обеспечен.
Создание комфортных условий для проведения собрания поможет участникам сконцентрироваться на запланированных вопросах. Необходимо также четко регламентировать время на обсуждение каждого вопроса.
Все эти факторы в целом способствуют эффективному проведению собрания.
Спросите себя
Подумайте о том, как вы готовитесь к проведению собрания, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Знаете ли вы, что официальная встреча должна проходить согласно принятым правилам?
▲ Согласны ли вы, что в любом неофициальном мероприятии присутствует компонент официальности?
▲ Знаете ли вы, что для успешного проведения собрания необходима повестка дня?
Если вы хотите избежать психического и физического дискомфорта, вызываемого стрессом, в повседневной жизни, эта книга для вас. Предлагаемые автором действенные способы управления стрессом помогут успешно противостоять его вредному воздействию. После прочтения этой книги вы научитесь быстро восстанавливать растраченные силы и сохранять спокойствие и невозмутимость в любой ситуации.Книга предназначена для широкого круга читателей, особенно для тех, кто хочет грамотно управлять собой и контролировать свою жизнь.
Книги этой серии предназначены тем, кто хотел бы управлять эффективнее, но слишком занят, чтобы учиться.Если вы хотите стать увереннее в себе, научиться с достоинством отстаивать свои права, свободно выражать свои чувства, общаться и строить равноправные отношения, тогда эта книга для вас.
Многие менеджеры понимают, что успешное делегирование полномочий позволяет освободить время, необходимое для решения более сложных проблем, повышает уверенность подчиненных в собственных силах. Тем не менее, они неохотно доверяют выполнение ответственных заданий другим людям.Прочитав эту книгу, вы узнаете, как преодолеть это нежелание и сделать процесс передачи полномочий более эффективным.Книга предназначена менеджерам различного уровня, но будет интересна и широкому кругу читателей.
Эффективность работы менеджера любого уровня зависит от знания основных функций менеджмента, наличия навыков управления людьми и процессами. Чтобы стать успешным руководителем, нужно научиться планировать, распределять ресурсы, мотивировать, организовывать и контролировать работу своих подчиненных. Эти и другие задачи и обязанности менеджера в простой и доступной форме описаны в данной книге.Книга предназначена для широкого круга читателей, для тех, кто хочет грамотно управлять собой и другими, но не знает, с чего начать.
Результативность работы менеджера зависит от его умения рационально использовать свое рабочее и личное время. Для этого нужно научиться правильно выбирать приоритеты, составлять реалистичные планы, проявлять гибкость и самодисциплину при их выполнении. Эти и другие секреты управления временем в простой и доступной форме изложены в данной книге.Книга будет интересна не только менеджерам различного уровня, но и широкому кругу читателей.
Научившись понимать, что заставляет людей вести себя определенным образом, Вы сможете объективно оценивать их поведение. Эта книга поможет Вам лучше понимать не только других, но и себя, подскажет, как правильно реагировать на поступки и действия окружающих.Книга предназначена для широкого круга читателей, для тех, кто хочет грамотно управлять собой и другими, но не знает, с чего начать.
Во многих организациях на пути внедрения Agile оказывается традиционный менеджмент. Командам тяжело применять гибкие методологии, если их лидеров заклинило на устаревших управленческих подходах. Цель этой книги – дать понять, как работают Agile-команды. В ней нет кейсов, простых решений и банальных советов. Чего в ней в избытке, так это интересных идей, результатов экспериментов и поводов для размышления. В ней есть то, что действительно необходимо современным менеджерам: понимание общих подходов, с помощью которых вы сможете создать собственные рецепты, соответствующие именно вашим потребностям.
В книге достаточно популярно изложена мультидисциплинарная общая теория управления, основанная на униве́сумной методологии описания объектов окружающего мира, позволяющая представить в неразрывном единстве как естественнонаучные, так и философские категории окружающего человека Мироздания. Посредством универсумного подхода к процессам управления можно решать практические задачи в самых различных областях научного знания: в производственной сфере, экономике, социологии и других сферах деятельности, по мере необходимости переходя с уровня систематизации фактов к моделированию процессов, затем к целенаправленному прогнозированию и управлению ими.
Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.
Издание предназначено для специалистов – занимающихся подготовкой и размещением заказов на проведение капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений для государственных и муниципальных нужд. В издании рассматриваются вопросы обследования зданий, подготовки дефектных ведомостей, составления технического задания, подготовке и проверке (экспертизе) проектно – сметной документации.Особое внимание уделено основным аспектам составления проекта государственного (муниципального) контракта на выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений, в том числе порядку составления форм КС-2, КС-3 при бюджетном финансировании ремонтных работ.
Монография является обобщающим исследованием теоретических и методических основ внешнего государственного аудита в современных экономических условиях развития мировой экономики, представлены результаты влияния внешнего государственного аудита на фактический уровень достижения целей экономического развития Российской Федерации, даются рекомендации по использованию новых технологий внешнего государственного аудита российскими контрольно-счетными органами на основе современной методологии и лучшей мировой практики.Издание рассчитано на научных и практических работников, государственных служащих, лиц, обучающихся по программам повышения квалификации управленческих кадров и экспертов-аналитиков, преподавателей, магистрантов, аспирантов и студентов экономических специальностей вузов.
В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.
Каждому человеку хотелось бы сознательно управлять течением своей жизни, успешно преодолевать любые препятствия на работе и в личной жизни. Прочитав эту книгу, вы узнаете, как выбирать жизненные цели, как принимать оптимальные решения, как максимально эффективно использовать свои сильные стороны и бороться со слабыми, как находить общий язык с окружающими и поддерживать высокую работоспособность.Книга предназначена для широкого круга читателей.