Часто мы тратим время впустую, но нам очень трудно это признать. И дело не только в том, что согласиться с таким утверждением нелегко психологически. В большинстве случаев мы даже не осознаем, что это именно так. Но поразмыслив можно вспомнить случаи, когда мы:
• дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь;
• выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины;
• удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня – а мы ведь еще ничего не успели сделать;
• замечали, что список неотложных дел неуклонно растет;
• обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»;
• не могли найти необходимый документ или вещь в нужный момент;
• тратили огромное количество времени на поиски какого-то предмета совсем не в том месте.
Многие из этих примеров указывают на плохую самоорганизацию. Возможно, некоторое время вам удастся кое-как выкручиваться и успевать делать хотя бы самое главное. Но в конце концов недостаток самоорганизации обернется серьезной проблемой.
Решить проблему эффективного использования времени нельзя без анализа причин ее возникновения.
Большинство секретов эффективного управления временем кроется в нас самих – в умении хорошо себя организовывать. Если вы никогда не имели отношения к организации административных мероприятий, то, вероятнее всего, идея самоорганизации покажется вам скучной. На самом же деле это умение помогает сохранить огромное количество времени – при условии, конечно, что разработка методов самоорганизации не отнимет все ваше время, которое в этом случае, опять-таки, будет тратиться понапрасну.
Чтобы результативно использовать время, прежде всего необходимо быть честным с самим собой. Постарайтесь максимально точно ответить на такие вопросы.
1. Какие из запланированных дел действительно нужно выполнить?
2. Что из этого может и должен сделать кто-то другой?
3. Какая работа отнимает у вас больше времени, чем следовало бы?
4. Какие из ваших действий отнимают время у других людей?
1. Выполнение ненужных дел – очень характерный пример пустой траты времени. Вы не только занимаетесь не нужным вам делом: может оказаться, что это вообще никому не нужно. Например:
• Вы (или другие) делаете что-то совершенно бесполезное только потому, что так повелось «с незапамятных времен». Но действительно ли результаты вашей работы приносят пользу? А может, они просто пылятся на полке и никогда не найдут применения?
• На все возникающие вопросы у вас имеются подробные инструкции, которым вы слепо следуете уже не один год.
• Вы до сих пор вручную делаете то, что давно уже автоматизировано. Причина тому часто кроется в недоверии к новшествам.
Все это и есть пустая трата времени.
2. Исполнение чужих обязанностей. Выполнять то, что может и должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно. Особенно это касается тех случаев, когда вы сильны в возникшем вопросе. Но если руководитель не будет поручать часть заданий другим, у него останется очень мало времени на управление.
Иногда кажется, что быстрее сделать работу самому, чем тратить время на объяснения. Кроме того, даже отдав распоряжение, очень трудно устоять перед соблазном не вмешиваться при малейшей возможности. Ведь наверняка у исполнителя, особенного неопытного, в первый раз возникнет немало трудностей. Но в случае вмешательства в следующий раз вы опять столкнетесь с той же проблемой, поскольку:
• истратили свое время на выполнение работы, которая была поручена другому;
• подчиненные быстро поймут, что все проблемы вы будете решать за них;
• не сможете решить задачи, стоящие непосредственно перед вами.
Разумеется, многие отвергнут вашу помощь. Но найдутся и такие лодыри, которые даже перестанут утруждать себя стараниями. Из-за этого эффективность лично вашей работы окажется под угрозой, и вы будете вынуждены поручать те задания, за которые несете личную ответственность, другим – тем, кто не может выполнять их надлежащим образом. А это значит, что им снова потребуется ваша помощь.
