Принцип рычага - [56]

• Дайте людям почувствовать, будто идея принадлежит им. Сначала выслушивайте предложения и только потом давайте инструкции. Соберите все достойные идеи и не скрывайте, что их авторство принадлежит команде.

• Спросите у людей, сколько им нужно времени, и заручитесь их согласием относительно установленных вами сроков. Люди ненавидят нереалистичные дедлайны. Если вы разрешите им составить собственный график, а потом, может, даже накинете несколько дней сверху, они примут его и с большей вероятностью выполнят.

• Устраивайте короткие встречи, чтобы следить за ходом проекта. Регулярно встречайтесь с сотрудниками, чтобы быть в курсе происходящего, но не устраивайте длинных утомительных совещаний. Как и в случае с самолетом, вам нужно постоянно оценивать направление, а не ждать, когда вы отклонитесь от курса на несколько километров.

• Добейтесь от сотрудников обещания постоянно отчитываться о ключевых показателях эффективности в течение всего процесса (еженедельно и ежемесячно). Проверяйте данные. Вносите необходимые изменения.

• Назначьте одного человека ответственным за весь проект. Да, это командная работа, но когда ответственность лежит на нескольких людях, в полной мере она не лежит ни на ком: каждый может придумать себе оправдание или «перевести стрелки». Один человек должен быть лидером, но не для того, чтобы было на кого свалить всю вину, а чтобы создать у людей чувство вовлеченности, задать им направление и руководить ими.

Организация совещаний. Обычно либо совещания устраиваются недостаточно часто — и тогда никто не знает, что делают другие, — либо их слишком много и каждое длится та-а-ак долго, что начинает казаться, будто совещание было собрано для того, чтобы посовещаться о проведении совещаний.

Философия управления жизнью учит проводить совещания следующим образом.

• Всегда четко представляйте себе, зачем вы собрали людей и чего хотите добиться. Сформулируйте это в одном предложении. Заранее сообщите всем участникам встречи, какого результата вы ожидаете и какие вопросы собираетесь рассмотреть, чтобы у всех было время подготовиться.

• Формулируйте эти вопросы четко и коротко. До совещания отправьте повестку дня, состоящую из трех-семи коротких пунктов.

• Заранее установите график совещания. Не позволяйте дискуссии затянуться или застопориться на каком-то вопросе. Поручите одному человеку следить за регламентом и останавливайте любые отступления. Пусть кто-нибудь дает вам сигналы за десять, пять и две минуты до истечения времени. Если завершить дискуссию в срок не удастся, всё равно закончите совещание и перенесите оставшуюся часть повестки на следующий раз. Вскоре вы и ваша команда научитесь укладываться в выделенное время.

• Ведите протокол совещания. По крайней мере один человек должен делать заметки по ходу обсуждения, записывая поставленные задачи, сроки и имена исполнителей. Сразу после совещания отправьте его участникам протокол с заметками и списком задач. На следующей встрече вы среди прочего обсудите, что было сделано, что нет и почему.

Работа с электронной почтой. Электронная почта, хоть и стала одной из наиболее важных инноваций XX века, иногда кажется настоящим проклятием. Чуть позже я поделюсь с вами толковой, простой и эффективной системой работы с письмами, которая поможет вам держать ящик пустым вне зависимости от того, сколько писем вы получаете. Пока же вот вам пара приемов работы с электронной почтой.

• Принимайте правильное решение, выбирая между электронным письмом, телефонным звонком и личной встречей. Иногда люди тратят целый час на встречу, которую могло бы заменить одно письмо. А бывает и наоборот: цепочка писем тянется и тянется, и огромное количество людей получают их копии, а между тем пять минут личной встречи могли бы всё прояснить. Важно понимать, когда стоит отправить письмо, когда лучше позвонить, а когда — встретиться лицом к лицу. Если вам хочется застрелить кого-то — не отправляйте этому человеку гневного письма. Вообще не пишите ничего такого, чего бы вы не могли отправить в газету. И уж тем более никого не увольняйте электронным письмом.

• Заполняйте поле «Кому» в электронных письмах. Удивительно, что мне приходится отдельно говорить об этом, но я часто получаю письма с шестью адресатами в поле «Кому», так что я не понимаю, кто на самом деле конечный получатель и кого просят ответить. В итоге на такие письма никто и не отвечает. В поле «Кому» всегда указывайте имя человека, к которому вы обращаетесь, или того, кто несет ответственность за группу и должен перед вами отчитываться. Всех остальных адресатов указывайте в поле «Копия». Никогда не ставьте людей в неловкое положение и не делайте письменных выговоров, если копию получат другие люди (за исключением случаев, когда вы делаете это по важным стратегическим причинам, но тогда следует воспользоваться скрытой копией). Следите, чтобы цепочка ответов продолжалась, но будьте внимательны и не пересылайте в таких письмах ничего конфиденциального (все мы когда-нибудь такое делали, а после очень жалели о случившемся).

Краткий обзор главы