Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [38]
Рабочие бланки
Проекты (текущие)
Хранить текущие проекты и те, которыми вы занимаетесь периодически, можно в картотеке. Проекты Фрэнка касались разных направлений бизнеса, поэтому мы вынуждены разбить материалы на подкатегории. Если бы Фрэнку, чтобы найти последний счет от подрядчика, приходилось перебирать юридические документы, он бы попусту тратил время.
Не создавайте лишние категории. К примеру, материалы, подготовленные к офисной вечеринке, можно хранить в отдельном файле. Если же у вас будет свой файл и для цветов, и для кейтеринговой компании, и для аниматоров — и все для вечеринки на 20 человек, это организационный перебор!
Категории: шаг за шагом
Если вам все еще не удается составить список категорий, вот пошаговая инструкция, которая наверняка поможет. Обещаю: ваши категории здесь есть. Вам только нужно их распознать.
Возьмите один лист бумаги из выбранной кипы. Определите его место в будущей системе. Не откладывайте его со словами «Я решу это позже», иначе окажется, что вы попросту перекладывали бумаги из одной кипы в другую.
Выбрав категорию, запишите ее название на клейком листочке и приклейте на свободную поверхность. Положите извлеченный из кипы документ снизу или сверху листочка, так чтобы в данную стопку можно было класть и другие документы. Помните, что один лист бумаги никак не может быть категорией и не заслуживает отдельного файла.
Приведу пример.
Предположим, вы отвечаете за подготовку праздничной вечеринки в офисе. Сейчас июнь, вы начинаете сбор информации. Сентябрь кажется вам идеальным временем для реализации плана. Компания хочет, чтобы вы нашли зал, украсили его, наняли музыкантов и договорились с кейтеринговой компанией. Перебирая бумаги, вы найдете флаер из ресторана с залом для частных вечеринок. Это и будет первым элементом файла, который позже станет разрастаться. Логичный и понятный ярлык для этого файла может выглядеть так: «Корпоративная вечеринка/2010».
Среди кип бумаг может оказаться что угодно: например, листок с информацией о неприхотливых растениях. Вы ведь хотели бы завести в офисе цветок? Нет? Тогда выбросьте рекламу. Если понадобится, необходимую информацию можно в любой момент найти в Интернете. Хотели? Заведите файл «Разное» и поместите листок туда. Наконец, в случае если цветок вам жизненно необходим, положите рекламку в файл «Сделать».
3. Раз уж речь зашла о файле «Сделать» — не забудьте собрать предметы, которые войдут в зону «В работе» (мы ее скоро создадим). Это секция в передней части картотечного ящика, в которую вы заглядываете чаще всего. Вот примерный список файлов этой зоны:
Отложено
Сделать срочно
Сделать в порядке общей очереди
В файл
Прочитать
Стоит завести отдельную папку под названием «Позвонить». Разбираясь с файлами из папки «Сделать», я, чтобы немного сменить ритм, часто перехожу к папке «Позвонить» и минут двадцать веду деловые переговоры по телефону.
Важно предотвратить появление в вашей системе распухшего файла, при взгляде на который вы всякий раз будете впадать в депрессию.
Файл «Отложено», наверное, самый мой любимый. В работе всегда бывают паузы. Предположим, вы начали какой-то проект, а потом переключились на другой. Большинство людей возвращают документы, связанные с проектом, обратно в папку «Сделать». И совершенно напрасно. Вы ведь уже начали заниматься вопросом — значит, документу самое место в файле «Отложено». Я проверяю эту папку каждую пятницу, чтобы узнать, с кем мне предстоит работать на следующей неделе. После того как вопрос будет решен, я либо положу документ в справочный файл, либо просто выброшу его.
Помимо прочего файл «Отложено» гарантирует, что файл «Сделать» не будет переполняться. Как пользоваться этой системой? Хорошо бы проверять папку «Сделать срочно» каждый день. Но когда у меня работы невпроворот — залезаю в нее только по пятницам, чтобы понять, что нужно сделать на следующей неделе. Файл «Сделать в порядке общей очереди» проверяется мной еженедельно. У вас, разумеется, создастся свой график, который будет зависеть от объема работы и уровня ответственности.
Позвольте предостеречь вас от чрезмерного использования напоминаний в календаре. Надо быть уверенным, что, когда напоминание сработает, вы обратите на него внимание. Если будете напоминать себе обо всем на свете, то, скорее всего, так ничего и не сделаете. Установите будильник на 9 утра и ежедневно по его сигналу проверяйте файл «Сделать срочно» до тех пор, пока это не превратится в привычку. Напоминание — замечательный инструмент, но применять его надо с умом.
4. Перед тем как добавить документ в категорию, задайте себе вопрос: «Действительно ли мне он нужен?» И принимайте решение! Со временем все будет получаться само собой.
5. Бумаги рассортированы, теперь надо взглянуть на файлы, которые вы используете. Задайте себе два вопроса:
Есть ли у вас файлы, которые можно включить и в новую систему?
Есть ли материалы, которые нужно рассортировать по-другому?
Рассмотрим, к примеру, все ту же подготовку к вечеринке. Предположим, вы создали отдельные файлы для кейтеринга, музыкантов и залов, расположив их в алфавитном порядке в картотеке. Но теперь понимаете, что информации маловато и ее вполне можно собрать в одну папку с файлами, сэкономив таким образом место в картотеке. И вот у вас одна папка вместо трех.
Вы хотите навести в доме порядок, но чувствуете, что не хватает времени? Хаос выкачивает из вас жизненную энергию? Вы точно знаете, что чувствовал Сизиф, пытавшийся вкатить камень на гору. Не отчаивайтесь. Реджина Лидс, организатор и опытнейший консультант по созданию комфортного жизненного пространства, поможет вам. Следуйте советам, представленным в книге, и, тратя всего 8 минут в день, вы превратите свое жилище в дом вашей мечты. Используя книгу как непосредственное руководство к действию, вы сможете шаг за шагом, с радостью и вдохновением, изменить пространство вокруг себя так, чтобы оно воодушевляло вас, дарило гармонию и заряжало энергией.Книга предназначена для широкого круга читателей.
Вы видите очень полезную книгу для тех, кто совсем недавно узнал, что ждет ребенка. Мировой эксперт по организации и расхламлению пространства и автор бестселлера «Полный порядок» Реджина Лидс и Меган Фрэнсис, мама пятерых детей, предлагают понедельный план борьбы с хаосом в вашем окружении, рассчитанный на весь срок беременности и 20 недель после рождения ребенка. Прочитав эту книгу, не только вы будете знать, где лежат все необходимые вещи, но и ваш муж с легкостью найдет носки в шкафу и присыпку в ванной.
Слишком много людей стали зависимы от заманчивой, но опасной многозадачности. Девора Зак когда-то сама страдала от этой привычки, но смогла с ней справиться и стать намного продуктивнее. Эта книга объясняет, как сфокусироваться и освободить свой разум от информационного шума, построить свое расписание и окружение и управлять ожиданиями людей вокруг вас, чтобы выполнять свои задачи – одну за другой.Это книга для всех, кто хочет перестать разбрасываться вниманием и начать фокусироваться на самом важном.На русском языке публикуется впервые.
Знакомьтесь с самой лучшей философией жизни – хюгге (по-датски – hygge), что переводится как «невероятная милота». Именно она позволяет датчанам занимать 1-е место в общемировом рейтинге по уровню счастья. Что же такое хюгге?Старые, давно забытые ценности: умение радоваться простым удовольствиям, дорожить теплыми дружескими отношениями, быть скромным и неторопливым.Вам кажется, что это просто? Как бы не так!Ведь большинство из нас привыкло жить по принципу «И вечный бой! Покой нам только снится». Вся наша жизнь проходит в борьбе – за теплое место под солнцем, за лучший кусок хлеба, за более высокую ступеньку на карьерной лестнице.
Уильям Ллойд Уорнер (1898-1970) — американский социолог и социальный антрополог. Работа «Живые и мертвые» посвящена исследованию символической жизни современного общества. Уорнер показывает, как символизм насквозь пронизывает всю жизнь современного человека, начиная с общения его с миром сакрального в религии и заканчивая такими исключительно мирскими его формами, как политическая кампания по выборам городского мэра и торжественные мероприятия по случаю общенародных праздников. Отдельная глава посвящена религиозному символизму, проявляющемуся в различных сферах общественной жизни: символам пола, статуса и власти.
В монографии представлена широкая панорама теоретических моделей и эмпирических данных, отражающих длительный путь поисков ключа к разгадке шизофрении. Рассмотрены концепции и эмпирические факты, исторически предшествовавшие моделям нарушения социального познания, которые активно развиваются в современной науке. Проанализированы ключевые споры и дискуссии, касающиеся природы нарушений социального познания при шизофрении. Представлена оригинальная модель нарушений социального интеллекта при шизофрении и приведены данные пилотажного сравнительного исследования способности к ментализации и эмпатии у больных шизофренией и шизоаффективным психозом.
Как уверяют психологи, интуиция помогает нам жить. Прислушиваясь к своему внутреннему голосу, человек принимает самые правильные решения, выдвигает наиболее креативные идеи и глубже смотрит на вещи, находя кратчайший путь к поставленной цели. Люди, которые всегда оказываются в нужное время в нужном месте и которым с поразительной частотой везет в жизни, не просто счастливчики: они развили интуицию, которая подсказывает им, что и когда делать. Сократ, Эйнштейн, Эдисон, Маркони, Форд, Кюри – этот список можно продолжить именами других известных людей, которые непосредственно связывали свои успехи с интуицией.Как же научиться слышать ее и слушать? Как научиться улавливать ее сигналы?В этой книге вы найдете интересные рассказы об открытиях ученых, изучающих шестое чувство, а также специальные увлекательные задания и тесты для тренировки вашей интуиции.
У вас выступление, а времени на подготовку совсем нет? Нужно объяснять сложные вещи простым языком? Вы мечтаете управлять вниманием аудитории и чувствовать себя на сцене как рыба в воде? Значит, эта книга для вас.В ней вы найдете короткие, но действенные подсказки, которые применяют профессиональные ораторы. Возьмите ее с собой и используйте прямо на выступлении – как шпаргалку или даже как записную книжку (мы специально оставили после каждой подсказки место для заметок).Рекомендуем всем, кто регулярно выступает публично и кому по роду деятельности необходимо в совершенстве владеть навыками коммуникации.