Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [37]
Как и в случае с первой категорией, каждому реставрируемому зданию мы выделили в ящике отдельную секцию. Названия были и у этих зданий, так что проблем с их идентификацией возникнуть не могло.
А вот подкатегории здесь оказались иными:
Подрядчики
Финансирование
Исторические материалы
Юридические вопросы
Арендаторы
Файлы получились довольно объемными. Под «Реставрацию», как и под «Аренду», мы выделили два ящика, снабдив каждый ярлыком.
Категория третья: «Инвестиции»
Самым сложным элементом системы Фрэнка оказалась третья главная категория — «Инвестиции». Это была юридическая документация по сделкам. Каждый, кому приходилось иметь дело с адвокатами, знает, что они умеют вызывать сход бумажной лавины. При этом такие документы всегда должны быть под рукой.
Документы, касавшиеся отношений Фрэнка с партнерами по инвестиционному бизнесу, мы поместили в секцию «Финансирование».
Если речь идет о серьезных инвестициях в недвижимость, файлы на каждого арендатора не нужны — за здания отвечают управляющие компании. Им хватило и одного файла.
У каждого здания этой категории, как и у зданий «Аренды», был свой файл, разделенный на секции «Финансирование», «Юридические вопросы», «Менеджмент». И, разумеется, у этой главной категории, как и у двух первых, был свой цвет.
Категория четвертая: «Историческое наследие»
Фрэнк — член наблюдательных советов нескольких обществ, занимающихся вопросами охраны исторических памятников, и каждая из этих организаций порождала огромное количество документации. Он получал исторические справки и приглашения на встречи, семинары и благотворительные мероприятия. Эти материалы мы разместили в одном из картотечных шкафов.
Категория пятая: «Справочная информация»
Справочные материалы есть у всех. Это общая информация о бизнесе, которую можно использовать в разных сферах и категориях. К примеру, у Фрэнка в каждом здании был особый обслуживающий персонал — надежные люди из местных жителей, которые не заламывали цену.
Но время от времени по разным причинам кому-то из обслуживающего персонала нужна подмена. В справочной секции у него был файл «Обслуживающий персонал», и в случае необходимости он открывал его.
ПОСТАВЬТЕ ДИАГНОЗ
Мадлен — офис-менеджер, отвечающая за все дела крупной клиники в Сан-Франциско. Значительную часть ее кабинета занимают медицинские карты пациентов, расставленные в алфавитном порядке. Вот как мы распределили по категориям дела клиники:
Счета
Прямые (для пациентов без страховки)
Страховые
Электронные
Бумажные
Запросы
Принятые
Отказы
Отложенные
Маркетинг
Реклама в прессе
Реклама на радио
Офис
Общие Конференции и симпозиумы
Праздники
Пропуска на парковку / правила парковки
Персонал
Пенсионный фонд
Личные дела сотрудников
Медицинские страховки
Закупки
Канцтовары
Медицинские товары
Справочные материалы
ЛЕГКИЙ ДОСТУП
Если вещи легко доступны, их чаще используют. Ваш проект не должен пострадать оттого, что документы, связанные с ним, лежали в неудобном месте. Так происходит с большинством людей: мы бессознательно наносим вред собственной работе. Иногда левши (к числу которых принадлежу и я) хранят постоянно необходимые файлы в картотечном ящике, находящемся не слева, а справа. А все эти повороты туда-сюда ужасно раздражают!
Однажды я работала с клиенткой, у которой было два картотечных ящика. Левый открывать было легко, но при этом в нем лежали не самые нужные файлы. А правый был сломан и открывался только наполовину, и вот там-то моя клиентка хранила постоянно необходимые бумаги. Когда ей нужно было добраться до задней части ящика, она выгибалась, словно циркачка! Самое удивительное, что ей не приходило в голову переложить нужные материалы из сломанного ящика в тот, что открывался хорошо, а ненужные, наоборот, отправить в заедающий. У вас на рабочем месте ничего похожего не происходит?
Итоги
Каждый раз, когда Фрэнку нужна была та или иная информация, ему приходилось задавать себе один и тот же вопрос: «К чему это относится?» Когда у него появилась система категорий, зона поиска сузилась до двух ящиков и он всегда мог ответить на этот вопрос, лишь открыв их — цветные файлы помогали быстро определять местонахождение информации. Бумажные башни исчезли, и работа в офисе стала приносить Фрэнку только удовольствие. Вопрос «К чему это относится?» — ваш билет на поезд порядка и контроля.
Назовите категорию!
А теперь вам пора составить список главных категорий для своих файлов. Когда закончите, проанализируйте его. Не следует превращать в главные категории все подряд, вы ведь понимаете разницу между частью и целым? В системе Фрэнка главной категорией была «Аренда», а «Жильцы» — ее подкатегорией. Идея понятна?
Далее представлен список традиционных офисных категорий. Возможно, вы сможете использовать их в своей системе:
Информация о компании
Правила офисной коммуникации
Список телефонных номеров/график работы
Правила доставки
Правила пользования голосовой почтой
Контракты
Корреспонденция
Информация о сотрудниках
Список сотрудников
График отпусков
Личные дела
Инвестиционные планы
Юридическая информация
Правила парковки
Бланки
Титульные листы факса
Бланки писем
Дополнительные листы для писем
Вы хотите навести в доме порядок, но чувствуете, что не хватает времени? Хаос выкачивает из вас жизненную энергию? Вы точно знаете, что чувствовал Сизиф, пытавшийся вкатить камень на гору. Не отчаивайтесь. Реджина Лидс, организатор и опытнейший консультант по созданию комфортного жизненного пространства, поможет вам. Следуйте советам, представленным в книге, и, тратя всего 8 минут в день, вы превратите свое жилище в дом вашей мечты. Используя книгу как непосредственное руководство к действию, вы сможете шаг за шагом, с радостью и вдохновением, изменить пространство вокруг себя так, чтобы оно воодушевляло вас, дарило гармонию и заряжало энергией.Книга предназначена для широкого круга читателей.
Вы видите очень полезную книгу для тех, кто совсем недавно узнал, что ждет ребенка. Мировой эксперт по организации и расхламлению пространства и автор бестселлера «Полный порядок» Реджина Лидс и Меган Фрэнсис, мама пятерых детей, предлагают понедельный план борьбы с хаосом в вашем окружении, рассчитанный на весь срок беременности и 20 недель после рождения ребенка. Прочитав эту книгу, не только вы будете знать, где лежат все необходимые вещи, но и ваш муж с легкостью найдет носки в шкафу и присыпку в ванной.
95 процентам людей каждый день в голову приходят параноидальные, суицидальные, депрессивные, тревожные и навязчивые мысли. Так почему же все мы до сих пор не стали пациентами психиатров? Ответ прост: к подобным мыслям можно относиться не так серьезно, как мы привыкли.Наш мозг устроен так, что зацикливаться на плохом, искать в себе причину всех бед нам проще, чем замечать хорошее в себе и других. Поэтому большую часть времени мы недовольны – своей внешностью, неудачами на работе и в личной жизни, несоответствию собственным представлениям об идеальном человеке… Мы так сильно волнуемся о том, кто и что скажет или подумает о нас, что забываем радоваться жизни, не говоря уже о том, чтобы управлять ею.
Все люди разные. Однако можно заметить, что высокие и стройные люди преимущественно стратеги – вспомните Петра Первого, Авраама Линкольна. Маленькие и крепкие – воины по натуре, революционеры – Иосиф Сталин, Майк Тайсон. Почти все длинноногие красавицы с осиной талией превосходно разбираются в моде и имеют чувство стиля – Анджелина Джоли, Наоми Кэмпбелл. Солнечные, яркие личности создают уникальные произведения искусства и культуры – Ван Гог, Милен Фармер. Почему? Это не просто совпадение. В каждом типе тела есть определяющие гормоны, которые влияют на наши реакции, способ принятия решений, восприятие мира и своего места в нем.На первый взгляд может показаться, что жизнь каждого человека предопределена: низким людям никогда не стать дальновидными стратегами, а высоким не суждено быть отважными воинами, способными достигать любой цели.
Кто такой Зигмунд Фрейд – психиатр, психолог, философ, один из наиболее прославленных интеллектуалов ХХ века? Как воздействовал он на общественное мнение, научную и философскую мысль?В учении Фрейда, по мнению одного из основателей социальной психологии У. Мак-Дугала, «каждый кусочек правды почти нераздельно смешан с заблуждением, покоится в массе своей на тёмных, очень спорных, уводящих в сторону положениях». Крупный французский специалист по экспериментальной психологии П. Фресса пришёл к выводу: «Психоанализ – это вера, а чтобы уверовать, надо сначала встать на колени».Допустимо ли считать идеи З.
В работе коллектива авторов представлены результаты комплексного эмпирического исследования кризисов и трудностей, с которыми сталкивается личность на начальных этапах своей профессиональной деятельности. Детально рассмотрена специфика кризисных переживаний на этапе выбора профессии, обучения в высших и средних профессиональных учебных заведениях (от 1 курса до окончания обучения) и в первые годы профессиональной деятельности. Большое внимание уделено анализу факторов, влияющих на успешное преодоление кризисов.
В этой книге автор встает на защиту детей и оппонирует многим всемирно известным специалистам по воспитанию, которые дают родителям советы о том, как добиться от детей хорошего поведения. Автор показывает нам, что наша главная цель как родителей состоит не в том, чтобы приучить детей к дисциплине и привить им ряд полезных навыков, а в том, чтобы удовлетворить их природную потребность в привязанности, в эмоциональном и физическом контакте. В книге подробно рассматриваются вопросы, часто беспокоящие молодых родителей: почему малыши просятся на руки, почему они не любят спать одни, когда ребенок станет самостоятельным, когда можно перестать пользоваться подгузниками, нужно ли хвалить и наказывать детей, стоит ли отдавать их в детский сад, что такое социализация и многие другие.
У вас выступление, а времени на подготовку совсем нет? Нужно объяснять сложные вещи простым языком? Вы мечтаете управлять вниманием аудитории и чувствовать себя на сцене как рыба в воде? Значит, эта книга для вас.В ней вы найдете короткие, но действенные подсказки, которые применяют профессиональные ораторы. Возьмите ее с собой и используйте прямо на выступлении – как шпаргалку или даже как записную книжку (мы специально оставили после каждой подсказки место для заметок).Рекомендуем всем, кто регулярно выступает публично и кому по роду деятельности необходимо в совершенстве владеть навыками коммуникации.