Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [24]

ДОСТУП К РАБОЧЕМУ ПРОСТРАНСТВУ

Беспорядок на столе, как и в любом другом месте, вызывается главным образом нашей неспособностью принимать решения. «А это пусть пока полежит здесь», — говорим мы, и организации приходит конец. Едва почувствовав зарождение этой мысли, гоните ее прочь!

Потрудитесь принять решение, где именно должна лежать данная вещь. Ключевой вопрос, который вы должны себе задать: «Зачем этот предмет?» Ответив на него, вы поймете, в какую категорию он входит.

Прежде чем приступить к блиц-уборке посторонних предметов со стола, оцените ситуацию. Не все рабочие пространства одинаковы. Попытаемся оценить ваше. Нам нужно понять, то ли у вас хорошая ситуация и вы просто плохо ею пользуетесь, то ли вам не повезло с рабочим местом.

Достаточно ли на вашем столе места для компьютера и работы с документами? Если да, но вам все равно вечно тесно, я готова поспорить, что всему виной — лишние предметы. Оглядите стол: не видите ли вы предметов, которые пора вернуть офис-менеджеру или забрать домой?

Большую часть стола занимает компьютер, а на меньшей вы работаете с документами, ведь так? Это обычное дело для большинства офисов. Иногда меньшая часть превращается в склад великого множества разнообразных электронных устройств — от принтеров и факсов до сканеров. Некоторые мои клиенты поставили на стол стойку для оргтехники, и теперь гаджеты у них стоят на двух уровнях. Если это ваш случай, спросите себя: а все ли эти устройства вам нужны? Если да, то нельзя ли их переместить со стола в какое-нибудь более подходящее место? Ведь вам необходимо пространство, которое позволяло бы свободно разложить документы.

Попытайтесь взглянуть на ситуацию со стороны. Помните ли вы, как выглядело рабочее пространство до того, как вы его заняли? Сузили вы его или расширили? Нет ли в вашем кабинете больших часов, притом что часы ведь есть и у вас на запястье, и в компьютере, и в мобильном телефоне? Взгляд со стороны поможет выявить и других пожирателей пространства. Прикиньте, что вы уберете со стола, после того как мы запустим таймер. У меня есть базовые правила для этой процедуры, но вначале — одна история.

Запущенный отсек Сони

Соня сказала мне, что хочет стать организованной. У нее появилось ощущение, что состояние ее рабочего места отрицательно сказывается на продажах. Увидев ее стол, я поразилась: там попросту не было свободного места. Я не могла понять, как Соня и двое ее коллег, деливших с ней отсек, умудрялись там дышать, не говоря уже о том, чтобы работать. Стол был кошмаром наяву: кипы документов, стопки папок; что важно, что нет — никто не знает.

Я включила таймер и попросила Соню сделать блиц-уборку. Поначалу она двигалась быстро, а почувствовав, что начала замедляться, я стала «заводить» ее вопросами: «Когда ты пользовалась этим в последний раз?», «Зачем это здесь?», «Тебе это и вправду нужно?». Спустя 15 минут наконец-то показалась поверхность стола. Соню это занятие увлекло. Мы с ней работали два дня и за это время вынесли столько мусора, что невозможно было представить, как все это умещалось в маленькой Сониной комнатке.

Мы создали систему папок, разобрались в ящиках стола и расчистили его поверхность. Угадайте, к чему это привело? Соня перестала опаздывать на работу, потому что больше не боялась своего рабочего места. Она начала использовать стол как рабочее пространство, а не как место, куда можно что-то положить. Вскоре ее продажи взлетели до небес.

Мы с Соней до сих пор общаемся. Она помнит тот день, когда обычный офисный стол превратился для нее в один из инструментов достижения успеха. Теперь настала ваша очередь.

БЛИЦ-УБОРКА СТОЛА

Вот некоторые мысли, касающиеся вещей, которые вам придется выбросить, сдать в утиль, отдать или вернуть. Прочитайте этот раздел, установите таймер — и за работу!

Документы, которые вам больше не нужны (деловые записки, старые приглашения на семинары, флаеры, меню и т.д.), отправляйте в корзину. (Документы из текущих и недавно законченных проектов отложите в сторону — категоризацией и организацией архивных материалов мы займемся чуть позже.)

Бумажные стаканчики из-под кофе имеются? В мусор! А как насчет чашек и тарелок, возврата которых ждет не дождется офисная кухня?

Возможно, вы обнаружите предметы, принадлежащие другим сотрудникам офиса. Отложите их в сторону, чтобы затем вернуть законным владельцам.

Нет ли вещей, которые нужно положить в портфель и отвезти домой?

А книг, которые надо поставить обратно на книжную полку?

Нельзя ли закрыть папки и убрать их со стола в другое место?

Вам могут встретиться папки уже завершенных проектов. Их нужно отложить, а затем отправить в архив.

Пожиратели пространства

Фотографии

Ваш стол заставлен семейными фотографиями? Почему бы не перевести их в цифровой вид! Пусть сменяются в режиме слайд-шоу на экране вашего компьютера. Или, может, сделать одну из фотографий, самую свежую, обоями «рабочего стола»? Или, скажем, повесить этот снимок на стену?

Мелкие канцтовары

Не слишком ли много у вас на столе мелких канцелярских принадлежностей? Вот вам их список для начала: степлеры, удалители скрепок, диспенсеры для скотча, подставки для ручек и карандашей. Оставьте себе по одному предмету каждого вида, а остальные раздайте тем, кто в них нуждается.