Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [23]

Если вам больше нравится пустой стол, не держите на нем писчие принадлежности. Их тоже можно сложить в верхний ящик, а запас — в большой пластиковый контейнер. Я в данном случае предпочитаю пенал. У меня есть небольшой матовый пенал, который лежит на верхней полке одного из трех моих офисных книжных шкафов — в нем я и храню запасные ручки, карандаши и т.д. У него есть и дополнительная функция: он служит держателем для справочников, в которые я время от времени заглядываю.

Для скрепляющих инструментов использую стандартный офисный органайзер, который находится в неглубоком верхнем ящике стола и который я щедро наполняю скрепками, резинками и клипсами для бумаги. Кстати, скрепки необязательно должны быть стандартными — их дизайн может быть весьма разнообразным и веселым.

Скрепки для степлера я бы из упаковки не вынимала — их очень легко рассыпать. Одной пачки, лежащей в задней части ящика, вам хватит на несколько месяцев. У меня на столе стоит диспенсер для скотча, в отдельном пластиковом ящике лежат еще два. Скотч высыхает, так что держать его про запас в больших количествах бессмысленно.

Очень многие хранят в ящиках стола чеки. Но знаете что? Им там не место! У вас есть выбор. Первый вариант: можно взять подвесную папку (обычно это картонная папка с металлическими уголками-«крючками», используется для хранения документов в «висячем» положении) с файлами, сделать на ней соответствующую надпись и, распределив чеки по категориям, поместить их в нее. Если ваши чеки в основном небольшого размера, купите папку с широким дном, краями «гармошкой» и карманами для файлов. Второй вариант: воспользуйтесь большими, четко маркированными конвертами.

Кстати, раз уж речь зашла о конвертах — с ними мои клиенты часто перебарщивают. Зачем хранить кучу конвертов в ящиках стола, когда можно воспользоваться подвесной папкой? Если же файлы не подходят к вашим ящикам, просто обратитесь к офис-менеджеру.

Клейкие листочки нравятся всем. Признайтесь, вам ведь хотелось бы, чтобы их изобретателем были именно вы? У большинства людей любовь к этим листочкам выражается в том, что листочков в их кабинете хватило бы на целую армию. Я бы оставила одну небольшую пачку на столе (для этого существуют специальные диспенсеры), а остальное отправила в один из тех акриловых органайзеров, которые упоминала выше. Кстати, снимите с листочков прозрачную пленку, в которой их продают. Зачем? От упаковки нужно избавляться при первой возможности — она зря занимает место, и смотреть на нее не особенно приятно.

Если вы храните в ящиках что-то связанное с личными банковскими счетами, лучше заберите эти предметы домой. В мире, где каждый день крадут личные данные, рано или поздно кто-то воспользуется тем, что вы не закрыли ящик на ключ.

Некоторые мои клиенты работают в офисах, где либо бумаг не так уж много, либо их папки хранятся в архивных шкафах вне рабочего пространства. Если это ваш случай, чудесно — положите в ящик для картотеки предметы личной гигиены и прочие вещи, которые хотите иметь под рукой. Постарайтесь только не превратить этот ящик в мусоросборник.

Впрочем, предметы гигиены лучше все же держать в одном из пластиковых ящиков. А в другой можно положить еду. (Еще одно предостережение: не забывайте о правилах хранения продуктов. Вы ведь не хотите, чтобы в вашем кабинете завелись тараканы, мыши или крысы?)

Все, что лежит на дне кучи, легко забыть и трудно достать. А вам нужно знать, что у вас есть, и иметь возможность немедленно этим воспользоваться. Контейнеры помогают избежать накопления посторонних вещей в ящиках стола. Заведите несколько в ящике для картотеки и храните в них различные мелкие предметы. Хотя лично я все же предпочитаю использовать картотечный ящик по назначению. Ведь это так важно — всегда иметь под рукой нужные документы (подробнее об этом мы поговорим в марте). В задней части ящика, как уже упоминалось, всегда существует мертвая зона. Если вам нравятся блокноты, сложите их туда.

И, наконец, вездесущие CD. Диски с нужными вам материалами можно хранить в скоросшивателе или специальном кейсе. Если у вас нет достаточно глубокого ящика для хранения чистых CD, может, свободное место найдется в книжном шкафу? На худой конец, если вы часто их используете, просто поставьте за монитором специальную пластиковую стойку.

А теперь сделаем шаг назад и оценим результат труда. Предвижу, что вы удивитесь, осознав, что должным образом организованные ящики стола могут вызвать у вас ощущение контроля над ситуацией и спокойствия. Ведь все, что нужно, всегда под рукой, а значит, вы экономите время!

Третья неделя

Расчистите свой стол

На этой неделе вы можете:

Быстро избавиться от хлама, мусора и прочих ненужных вещей.

Решить, какие предметы стоит держать на столе.

Необходимое время: по меньшей мере 60 минут (в зависимости от конкретной ситуации возможны варианты).

Я уверена, что вид организованных ящиков вас приятно удивил. А теперь наша цель — стол. Данная зона функционирует с ящиками как единое целое. Как часто мне попадаются клиенты, которые мало того что работают в маленьких офисных отсеках, так еще и заваливают свой стол всяким добром!