Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только - [39]

Важно также ввести ответственность заведующего за затоваривание аптеки. Для этого следует привязать значение показателя затоваривания аптеки к системе оплаты труда; в случае превышения оптимального значения (или невыполнения плана по сокращению остатков на начальном этапе) неизбежно уменьшение премиальной части заработной платы заведующего.

Важным элементом является контролирование офисом выполнения всех перечисленных действий. Одним из эффективных способов контроля является построение системы отчетности. Например, отчетность заведующего аптекой перед офисом по неликвидным позициям может быть следующей:

1. Раз в две недели высылать в офис списки 90—180–360, заполненные по описанной выше форме.

2. Раз в неделю высылать отчет по следующей форме: в листе-отчете указывается количество позиций и их общая стоимость в розничных ценах по каждому списку (табл.). Заполняя этот лист-отчет, заведующий и офис будут видеть динамику сокращения остатков.

Мероприятия по недопущению неликвидов и излишков

В результате работы по выявлению причин должны быть выработаны мероприятия по их устранению. При использовании методики «5 почему» можно получить ответ на вопрос, что является первопричиной, и будет понятно, что с ней делать. Если же этого не случилось, это может быть индикатором, что анализ провели не полностью. Дальше в этой главе я перечислю некоторые наиболее важные направления работы по недопущению неликвидов. Главное, нужно помнить: важнее выявить причины возникновения именно для вашей компании и конкретной ситуации. На эффективный результат работают здравый смысл и сбор статистики причин именно в своей компании. Более действенны простые мероприятия, чем поиск чего-то сложного и волшебного.

«Когда я ушел из физики и начал заниматься организациями, я был поражен, столкнувшись с уверенностью большинства: чем что-то заумнее, тем оно солиднее. Эта странная очарованность сложностью побуждает многих полностью избегать мыслить. А поскольку сложные решения никогда не срабатывают, люди убеждают себя в том, что не обладают достаточными знаниями. И что необходимо освоить массу подробных сведений, чтобы предпринять хотя бы попытку разобраться в ситуации. Привлекательность усложнения — коренная ошибка!»

Эли Голдратт, The Choice

В первую очередь необходимо собирать статистику выявленных неликвидов и причин их возникновения. Выявление причин очень важно: каждая компания уникальна, и набор причин возникновения неликвидов уникален для каждой компании. Для одной основная причина будет заключаться в неправильном ведении справочника «Номенклатура» и складского учета, для другой будет актуальна проблема отказа клиентов от заказных позиций, а в третьей излишки возникают в результате ошибок в прогнозировании продаж. Поэтому, прежде чем заниматься профилактикой этого «заболевания», необходимо собрать статистику причин возникновения неликвидов и излишков товаров. Для этого нужно некоторое время накапливать эти данные, желательно также указывать и сумму возникающих неликвидов и излишков. Собрав за некоторое время эти причины, можно выявить, какие проблемы в учете или планировании приводят к наибольшим объемам невостребованных запасов, и заниматься устранением в первую очередь этих причин.

Для примера можно привести таблицу в таком виде:

Вести и заполнять такую таблицу лучше всего руководителю подразделения/отдела закупок после того, как будут тщательно рассмотрены все причины возникновения таких запасов. Возможные варианты причин возникновения представлены в главе 4 этой книги, они могут служить в качестве определенной карты для диагностики, но, возможно, вы выявите и другие причины. Очень важно на данном этапе ответственно отнестись к выявлению и формулировке этих причин. Представьте, если перед вами тяжелобольной человек, а вы проведете неправильно диагностику! После такой диагностики будет назначено лечение, которое не сможет помочь человеку, и будет потеряно время! Поэтому на данном этапе на результат такой диагностики, на формулировку причин не должны повлиять дружеские отношения с сотрудниками своего отдела, желание свалить всё на сотрудников отдела продаж или страх того, что вы не сможете справиться с главным бухгалтером, например, если ведение учета остатков зависит от него.

После того как вы соберете достаточно статистики, можно выявить те причины, в результате которых возникают неликвиды в большом объеме, а также те, которые можно относительно быстро исправить, это так называемые низко висящие плоды. К ним относятся проблемы с достаточно простым решением: протяни руку и достанешь. Суть принципа в том, чтобы получить быструю выгоду, конкретный и ощутимый результат уже сейчас.

Особенно это актуально в случае реализации долгосрочной стратегии. Такой начальный период может растянуться на месяцы, а то и годы. Этот принцип помогает облегчить бремя ожидания будущих великих свершений.

Главное при этом — не отклоняться от выбранного курса в угоду сиюминутной пользы, не действовать во вред долгосрочным интересам. Мы извлекаем быструю выгоду из ситуации (если есть такая возможность), но не размениваем на нее долгосрочную выгоду.