Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все - [20]
12. Повторите шаги с 4 по 7, как описано выше для рабочей таблицы профессиональных контактов.
Предполагаемый результат. Вы уже составили рабочие таблицы контактов и стали лучше понимать потребности тех, с кем вместе работаете и проводите время. Рабочая таблица регулярных встреч поможет вам найти отправную точку, чтобы определить, как часто вам нужно встречаться с этими людьми.
В конце заполнения этой рабочей таблицы у вас должен появиться четкий план действий и обязательство регулярно проводить встречи.
Примечание. Со временем вы, вполне вероятно, обнаружите, что расписание ваших регулярных встреч необходимо откорректировать. Так и задумано. Данная рабочая таблица является всего лишь отправной точкой долгого пути.
1. Начиная со служебных отношений высшего ранга из рабочей таблицы профессиональных контактов перенесите ранг, сумму баллов и имя каждого сотрудника, с которым вы поддерживаете отношения, в таблицу регулярных встреч Таблица***, представленную ниже.
2. Затем воспользуйтесь колонкой «Частота», чтобы определить, как часто вы планируете встречаться с ними. Вот несколько правил, которые вам не помешает запомнить.
– Преданным личным помощникам необходимо встречаться с вами ежедневно.
– Большинство сотрудников с суммой баллов выше 18, как правило, нуждаются во встречах с вами раз в день.
– Сотрудники с суммой баллов от 14 до 17, как правило, нуждаются во встречах с вами еженедельно.
– Большинство сотрудников с суммой баллов от 6 до 13 больше всего выиграют от встреч с вами несколько раз в месяц, а именно каждые две недели, в первую и третью недели месяца или во вторую и четвертую недели месяца.
– Сотрудники с суммой баллов меньше 6, как правило, нуждаются во встрече с вами всего лишь раз в месяц, а то и вовсе не нуждаются в регулярных встречах.
3. Определите длительность каждой встречи, используя следующие практические рекомендации.
– Чем выше частота встреч, тем короче они должны быть. Другими словами, если вы встречаетесь с кем-то ежедневно, такие встречи не стоит затягивать дольше чем на 15 минут. Если же вы встречаетесь с кем-то ежемесячно, для таких встреч будет достаточно 1 часа.
– Избегайте регулярных встреч длительностью меньше 15 минут, поскольку они имеют свойство вытесняться другими делами или игнорироваться.
– Избегайте регулярных встреч длительностью более 60 минут, поскольку они имеют свойство открывать возможности для пустой траты времени.
4. Подробно обсудите с каждым из этих служащих расписание ваших регулярных встреч.
5. Вместе определите наиболее подходящие для встреч дни и время. Лучше всего планировать ваши регулярные встречи на то время, когда никому из вас точно ничто не будет мешать.
6. Убедитесь, что каждый из вас отметил эти встречи в своем ежедневнике, сделав отметку в соответствующей колонке рабочей таблицы.
7. Повторите все эти шаги для отношений из вашей таблицы личных контактов.
Предполагаемый результат. Данная рабочая таблица поможет понять, как вы использовали все 168 часов, из которых состоит неделя. Узнав правду о том, как вы использовали свое время, вы поймете, стоит ли вам что-то менять и как это лучше всего сделать.
Разобравшись во всех тонкостях использования вашего времени, вы сможете разработать новый план того, как хотите распоряжаться своим временем в будущем.
1. Используя рабочую таблицу Таблица****, представленную ниже, сложите все данные из колонки «Занятия», обозначающие то, чем вы занимаетесь в свободное от работы время: «Семейное время», «Хобби», «Тренировки», «Работа по дому» и т. д. Используйте категории, достаточно широкие, чтобы вам не нужно было задействовать больше строчек, чем представлено в таблице.
2. В колонке «Рамки» определите, что представляет собой каждое из занятий. Это необходимо для того, чтобы убедиться: каждое занятие учтено и в учете вашего времени совершенно исключены любые накладки. Например, предположим, в колонке «Занятия» вы посчитали «Семейное время» и «Время с мужем или женой» отдельно. Тогда в колонке «Рамки» следует пояснить разницу между этими двумя занятиями, указав, скажем, что «время наедине со спутником жизни» относится только ко «времени с мужем или женой», тогда как время, проводимое одновременно с вашим спутником жизни и с детьми, должно быть учтено как часть занятия под заголовком «Семейное время».
3. В колонке «Настоящее» оцените, сколько часов в неделю вы обычно проводите за каждым занятием. Округлите эту цифру до ближайшего получаса. Заметьте, «Потерянное время» уже обозначено цифрой 7, потому что, как правило, человек неизбежно теряет примерно один час в день в силу накопления мелких случайных занятий, таких как посещение туалета, поиск места для парковки и т. д. Занимаясь оценкой времени, обратите внимание на особенности вашего расписания на выходные дни. К примеру, если вы в среднем спите каждую ночь по 7 часов, а в пятницу и субботу отводите на сон еще часок, то в результате этого общее число для строчки «Сон» составит 51 час, а не 49.
