MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления - [7]
• стойте – сидение может затянуть «неформальное» совещание.
Телефон
Вы должны научиться использовать телефон с максимальной пользой для себя, чтобы эффективно распоряжаться своим временем и достигать нужных вам результатов.
Вашим правилом должно стать: отвечаю на звонки только тогда, когда я хочу, и говорю с теми, с кем я хочу. Менеджеры, эффективно управляющие своим временем, неизменно руководствуются принципом не отвечать на входящие звонки, а «возвращать» их (т. е. звонить тогда, когда им удобно и они подготовлены к разговору).
Основное правило – не отвечать на телефонные звонки во время:
• беседы,
• неформального совещания,
• встречи с клиентом или поставщиком,
• официального совещания,
• когда вы не хотите прерывать важную работу или свое творческое вдохновение.
Телефонные разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя помощь секретаря. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении. Секретарь должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.
Кроме того, секретарь должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, секретарь должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.
Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).
Личная производительность
Ниже приводится краткий перечень основных путей повышения вашей собственной производительности.
Входящая корреспонденция
• попросите секретаря остановить поток ненужных поступлений;
• выбрасывайте почтовую макулатуру;
• откажитесь от ненужных журналов;
• переадресовывайте поступления, прежде чем они придут к вам;
• вычеркивайте свою фамилию из внутренних списков рассылки ненужных вам документов;
• попросите секретаря сортировать корреспонденцию:
– срочные действия,
– почта команды,
– ответить или принять меры,
– только к сведению;
• просматривайте корреспонденцию периодически;
• бегло просматривайте и выбрасывайте ненужную;
• отбирайте корреспонденцию «к действию»;
• откладывайте корреспонденцию «прочесть… когда-нибудь»;
• цель – работать с входящими документами только один раз.
Эффективное чтение
• предварительно просматривайте длинные доклады, читая резюме, выводы/рекомендации и пробегая глазами таблицы/графики;
• читайте глазами – не произносите про себя:
– бегло просматривайте и пропускайте ненужное;
• работая с таблицами:
– читайте заголовки,
– горизонтальные строки,
– ищите ключевые цифры,
– пропускайте очевидное,
– читайте сноски.
Сокращение личного архива
• используйте корзину для мусора;
• сохраняйте только адрес/номер телефона;
• пользуйтесь централизованной базой данных компании/ команды;
• храните корреспонденцию в хронологическом порядке;
• толстые доклады держите отдельно;
• используйте разделительные вставки;
• проводите чистки и сдавайте в архив
• или выбрасывайте.
Продуктивные поездки
• по возможности, отправляйтесь на работу и с работы не в час пик;
• используйте время в пути для чтения и планирования ежедневника;
• сократите до минимума поездки на встречи, приглашая людей приехать к вам.
Извлекайте выгоду из информационных технологий
Освоив:
• персональный компьютер;
• настольные издательские системы;
• онлайновые информационные службы Интернета;
• телеконференции;
• электронную почту;
• банковские услуги по Интернету.
Личная мотивация
Крайне важно овладеть приемами самомотивации, поскольку без этого вы не только не достигнете поставленных целей, но и не сумеете побуждать других помогать вам в их достижении.
Ниже представлен контрольный список по самомотивации (который надо использовать всякий раз, когда вы чувствуете, что ваша мотивация ослабевает).
Контроль самомотивации
• Сфокусируйте внимание на целях и отодвиньте трудности на задний план.
• Относитесь к проблемам как к благоприятным возможностям.
• Станьте «результатоголиком», а не «трудоголиком».
• Устанавливайте сроки исполнения.
• Делайте то, что важно, а не то, что представляется срочным.
• Выделяйте время на обдумывание.
• Развивайте внерабочие увлечения и виды деятельности.
• Выпишите ваши опасения/проблемы/разочарования и способы их преодоления.
• Не откладывайте трудную работу – начните день с нее или зафиксируйте время для ее выполнения.
В целом, сфера самомотивации требует отдельного изучения, однако если вы столкнулись с реальной перспективой мотивационного кризиса, то следует вернуться к главе «Высокие результаты» и попытаться сконцентрироваться на том, чего вы хотите достичь.
Помните также, что левое полушарие мозга может «конфликтовать» с правым. Вам нужно стараться преодолевать определенные мотивационные трудности, используя возможности одного полушария для компенсации помех, порождаемых другим.
Моджо – это энергия созидания, творчества и позитива, которая ведет вас к победе, позволяет получать удовольствие от работы и жизни. Если у вас есть моджо – у вас все получается легко и просто, но стоит его потерять, как все валится из рук.Автор бестселлеров Маршалл Голдсмит предлагает вам простой и четкий план действий по повышению творческого потенциала и эффективности, основанный на четырех компонентах: идентичность, достижение, репутация, приятие.Эту умную, заставляющую размышлять книгу должен прочесть каждый, кто хоть раз почувствовал моджо и не хочет расставаться с этим чувством.
Появление Интернета и технологий совместной работы с информацией позволяет изменить работу существующих государственных институтов и создать новые механизмы решения задач как на местном, региональном, так и на общегосударственном уровне. Автор выдвигает идею создания wiki-правительства – новой культуры управления государством, заключающейся в привлечении к удаленной работе граждан, владеющих уникальными компетенциями и готовых предложить стране свои опыт и знания. Прообразом такой совместной работы выступает Peer-to-Patent – интерактивный проект, позволивший радикально изменить процесс патентования.
Вы придумали совершенно новый продукт и хотите немедленно выйти с ним на рынок? Сначала посмотрите на свой проект глазами первого маркетолога-евангелиста Apple, а ныне известного бизнесмена и венчурного инвестора Гая Кавасаки. Взгляд человека, который мгновенно отличает перспективный проект от неперспективного, позволит найти ошибки в вашем бизнес-плане и его реализации. В этой книге вы найдете советы, как планировать бизнес, кого брать в партнеры, как привлекать внешние инвестиции, каких сотрудников нанимать и как правильно увольнять, как строить маркетинг и многое другое.Это наиболее полная книга Гая Кавасаки на данную тему.
Эффективное использование времени и сил, пожалуй, главная проблема современного занятого человека. Дэвид Аллен, создатель легендарной системы Getting Things Done и автор бестселлеров «Как привести дела в порядок» и «Как поддерживать дела в порядке», выбрал делом своей жизни разработку методов повышения эффективности без стресса.Эта книга не только отличный старт для тех, кто только-только решил привести дела в порядок и напуган масштабом работ, но и для опытных пользователей GTD, которым нужно быстро проверить состояние дел и вовремя скорректировать курс.
Автор сообщает интересные, зачастую уникальные сведения об организационной структуре Apple, режиме секретности, стратегии и тактике компании, личности и стиле руководства ее основателя Стива Джобса. Рассказывает, как рождаются «яблочные» шедевры. Анализирует, каким образом небольшая фирма, пренебрегающая традиционными методами управления, сумела стать технологическим гигантом и при этом сохранить дух стартапа. Рассуждает, какое будущее ждет Apple без Стива Джобса. Книга адресована поклонникам Apple, бизнесменам, всем, кто мечтает найти свою «формулу успеха».
Эта книга о бизнес-стратегии глазами человека, который кардинально изменил ситуацию в Procter& Gamble, вел компанию к успеху в течение первого десятилетия XXI века и готов повторить этот триумф сегодня, после возвращения на пост СЕО в 2013 году, а также глазами специалиста по вопросам стратегии, консультанта и коллеги известного руководителя. В книге содержится много ценной информации, раскрывающей все секреты двух выдающихся стратегов.