Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [36]

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о данной долговой записи. Например, можно ввести текст, раскрывающий суть записи: Дано наличными в долг, Отпущен товар с отсрочкой платежа, За аренду склада, и т. п.

Завершается процесс ввода/редактирования долговой записи нажатием в данном окне кнопки Да. Кнопка Нет предназначена для выхода из режима ввода/редактирования без сохранения выполненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод новых долговых записей на основании введенных ранее (т. е. быстрое создание копии имеющейся долговой записи). Эту возможность удобно использовать, например, для быстрого добавления новой долговой записи, у которой некоторые или большинство реквизитов совпадают с какой-нибудь из введенных ранее записей, а также в иных ситуациях.

Чтобы создать новую долговую запись путем копирования имеющейся, нужно в окне списка долговых записей (см. рис. 3.19) выделить курсором запись-источник и нажать кнопку Копия, расположенную внизу окна, либо выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. В результате на экране откроется окно ввода/редактирования долговой записи (см. рис. 3.20), в котором нужно будет отредактировать те реквизиты, которые отличаются от записи-источника, и нажать кнопку Да. В результате выполненных действий новая долговая запись будет добавлена в список долговых записей.

При необходимости можно просмотреть и информацию о контрагенте по данной долговой записи. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и нажать кнопку Контрагент, которая расположена справа от кнопки Копия.

Чтобы удалить долговую запись, нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Удалить либо нажать клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Учет складских операций

Для учета складских операций в программе реализована возможность работы с приходными и расходными складскими документами. Для перехода в режим работы с приходными складскими документами следует выполнить команду главного меню Документы ▶ Приход склада, которая вызывается также нажатием клавиши F6, а для работы с расходными складскими документами предназначена команда Документы ▶ Расход склада, вызываемая также с помощью клавиши F7.

Следует отметить, что порядок с приходными и расходными складскими документами в программе «Оперативная работа» во многом аналогичен. Поэтому мы не будем рассматривать каждый из этих режимов работы по отдельности, а познакомимся с ведением складских операций на примере приходных складских документов.

При активизации команды Документы ▶ Приход склада на экране отображается окно, которое представлено на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Приходные складские документы

В данном окне содержится список созданных ранее приходных документов. Если вы впервые открыли данное окно, то в нем не будет ни одной позиции.

Чтобы создать приходный документ, нужно нажать клавишу Insert либо выполнить команду контекстного меню Добавить. При этом на экране откроется окно ввода приходного складского документа, изображенное на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Оформление приходного складского документа

Окно ввода документа (в аналогичном окне выполняется редактирование введенного ранее документа) включает в себя три вкладки: Документ, Предприятие и контрагент и Содержание. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Документ вводится основная информация о текущем документе. В первую очередь необходимо указать номер и дату документа (значения данных полей рассчитываются автоматически, но их можно изменить по своему усмотрению). Отметим, что на данной вкладке в соответствующих областях настроек отдельно указываются реквизиты трех типов документов: счета, накладной (акта) и счет-фактуры.

Также необходимо проверить, чтобы переключатель Операция был установлен в положение Приход (поскольку формируется приходный документ).

Если по данной накладной осуществляется возврат полученного ранее товара, то нужно установить флажок Возврат.

В поле Вид деятельности из раскрывающегося списка следует выбрать название вида деятельности, к которому будет отнесен данный документ. Если за товар по данной накладной оплата будет производиться наличными деньгами, то нужно установить флажок За наличный расчет.

Если необходимо, чтобы документ был включен в книгу покупок и журнал учета счет-фактур, следует установить соответственно флажки Входит в книгу покупок и Входит в журнал учета счетов-фактур.

На вкладке Предприятие и контрагент указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ, а также наименование контрагента по документу. Выбор предприятия и контрагента осуществляется таким же образом, как и в режиме ввода/редактирования долговых записей (см. рис. 3.20).

На вкладке Содержание формируется перечень товарно-материальных ценностей по данному документу (т. е. спецификация документа).

Завершается ввод приходного документа нажатием кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.