Компьютер для бухгалтера - [88]

Как известно, ведение аналитического учета по счетам позволяет отслеживать движение конкретного товара, наличие того или иного материала на складе, передачу его в производство. В программе даже расширено бухгалтерское понятие аналитического учета. Для отражения ведения аналитического учета по счету в программе введено специальное понятие субконто. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый такой объект субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида. Обычно это справочник или данные из регистра сведений.

Если по счету ведется аналитический учет, то в поле Субконто плана счетов программы указывается соответствующий объект аналитического учета. Программа позволяет задать до пяти видов субконто. Настройка значений субконто вынесена в режим конфигуратора.

На этапе конфигурирования определяется набор доступных видов субконто.

Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Итоги с использованием многомерного аналитического учета можно получить как в разрезе одного субконто, так и в разрезе другого. Так, для счета 60 итоги формируются как в разрезе отдельных контрагентов, так и в разрезе договоров.

С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию как по отдельным товарам, так и по группам товаров, в этом случае справочник Номенклатура должен иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.

Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета – они позволяют получать более точную детализацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета. В этом понятие субконто даже шире, чем понятие субсчета. Ведь есть возможность собрать данные с разных счетов по одному признаку. Это позволит получить, например, полную информацию по взаиморасчетам с организациями, даже если учет данных производится на нескольких счетах.

Количественный учет

По счету может также вестись количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. Для такого счета накапливается информация в количественном и натуральном выражении. Эта возможность обычно используется вместе с аналитическим учетом. Можно, например, вести учет по количеству и виду товара на складе.

Основное достоинство заключается в том, что, оформляя первичные документы, в большинстве своем полностью повторяющие первичные бухгалтерские документы, вы получаете автоматические проводки по ним и регистрацию документов в журнале проводок и в специализированном журнале документов. Это, в свою очередь, позволяет без проблем получать любые виды отчетности.

Счета могут быть активными, пассивными или активно-пассивными, Этот признак в системе используется для выявления ошибок. Так, например, активный счет должен иметь дебетовый остаток, пассивный – кредитовый. Для получения развернутого сальдо по активно-пассивным счетам следует организовать аналитический учет. Открыть план счетов программы можно из меню Предприятие.

Открыть план счетов в программе можно командой Предприятие → Планы счетов → План счетов бухгалтерского учета.

Для организации налогового учета в план счетов программы введены налоговые счета. Открыть эти счета можно командой Предприятие → Планы счетов → План счетов налогового учета (по налогу на прибыль).

Работа в программе начинается с заполнения справочников.

Заполнение справочников

Справочники необходимы для хранения информации, регулярно используемой при заполнении документов. Поскольку бухгалтеру часто приходится вводить одни и те же сведения (номера банковских счетов, сведения о контрагентах и сотрудниках организации), все эти и подобные им постоянно использующиеся сведения вынесены в самостоятельный логический раздел – справочники.

Справочник Валюты

Откройте справочник Валюты командой Зарплата → Валюты или Операции → Справочники (рис. 22.1). Назначение справочника Валюты – хранение сведений о валютах, которые используются в программе, и ведение истории курса валют.

В верхней части окна справочника имеется панель инструментов. На ней находятся кнопки для работы с окном. Это кнопки Добавить, Добавить копированием, Изменить, Пометить на удаление и т. д.

Рис. 22.1. Справочник Валюты

Щелчок на кнопке Действия открывает меню, содержащее команды Добавить, Скопировать, Изменить и т. д. (рис. 22.2). Они дублируют команды кнопок панели инструментов. Каждой команде соответствует свое сочетание клавиш на клавиатуре («горячие» клавиши). Использование «горячих» клавиш существенно ускоряет работу с программой.