Компьютер для бухгалтера - [83]

Все отчеты формируются по общим правилам. Выберите отчет, укажите период формирования отчета. Кнопка Заполнить позволит автоматически произвести подбор данных для отчета. Кнопка Очистить удалит все выбранные данные. Подбор отдельных параметров производится с помощью кнопки Подбор. Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, и отчет готов.

Несмотря на такое многообразие итоговых отчетов, в программе предусмотрена возможность создания произвольных отчетов. Использовав специальные средства создания отчетов, бухгалтер может:

• включить в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;

• добавить информацию, не содержащуюся в базе данных;

• при необходимости вывести итоговые данные на основе информации базы данных;

• расположить выводимую в отчете информацию в любом удобном для себя виде.

При формировании произвольного отчета разумно прибегнуть к услугам помощника. В режиме диалога вы сможете указать, какой заголовок выбрать в отчет, какие данные включить. Формирование произвольного отчета очень похоже на создание отчета в режиме мастера в программе Access. Результат вашей работы – отчет, содержащий те сведения о сотрудниках, которые вам необходимы.

Оформление отчетов по авансовым платежам по ЕСН и взносам в ПФР

После проведения документа Начисление налогов с ФОТ в окне журнала расчета налогов отразятся записи по всем составным частям ЕСН и взносам в ПФР по каждому сотруднику, но эти записи не будут рассчитаны.

1. Для расчета на панели инструментов журнала щелкните на кнопке Рассчитать записи одного документа.

2. В окне Расчет авансовых платежей по ЕСН и страховых взносов в ПФР проверьте правильность выбора значения в ячейке Отчетный период, затем щелкните на кнопке Выполнить.

3. Перейдите на вкладку Настройка печатной формы, выберите форму по типу предприятия. Щелкните на кнопке Печать. Программа формирует 5 отчетов по предприятию в целом. После просмотра и печати отчетов закройте окна всех печатных форм.

4. В окне формирования отчета Расчет авансовых платежей по ЕСН и страховых взносов в ПФР перейдите на вкладку Дополнительно, щелкните на кнопке Заполнить таблицу. Программа рассчитает и введет данные за расчетный месяц по средней численности персонала и по суммам ЕСН и взносов в ПФР.

5. После формирования отчетов по предприятию в целом закройте окно формирования отчетов Расчет авансовых платежей по ЕСН и страховых взносов в ПФР. После этого в журнале расчета налогов можно посмотреть результаты расчетов по отдельным сотрудникам.

6. Если средствами программы «1С: Зарплата и Кадры» ведется бухгалтерский или налоговый учет зарплаты, выберите команду Регламенты → Расчет зарплаты.

7. Перейдите на вкладку Расчет ЕСН и отчеты.

8. Щелкните на кнопке Заполнить и в окне Заполнить список сотрудников отметьте флажками все категории сотрудников, которые имеются на предприятии. Щелкните на кнопке ОК для заполнения списка сотрудников. После заполнения списка автоматически включается режим По списку сотрудников.

9. Установите флажок Налоговый регистр учета налогов с ФОТ, если ведется налоговый учет зарплаты, или Сводные проводки. Щелкните на кнопке Выполнить.

10. После формирования и печати отчетов закройте окно Рассчитать зарплату.

Подготовка данных для передачи в ИМНС и ПФР

В программе имеется специальная процедура для подготовки данных к передаче на магнитных носителях в ИМНС и ПФР.

Для подготовки отчетных данных к передаче в ИМНС используется команда Отчеты → Налоговая отчетность → Подготовка сведений для ИМНС.

В окне формирования отчета можно задать его параметры:

• формировать сведения по всем сотрудникам (кнопка Заполнить) или по списку сотрудников (кнопка Подбор);

• параметры нумерации справок и реестра справок;

• в какой каталог сохранять данные.

Еще один отчет, который можно подготовить в программе, – отчет Подготовка сведений для ПФР. Для подготовки отчетных данных к передаче в ИМНС используется команда Отчеты → Налоговая отчетность → Подготовка сведений для ПФР.

В окне формирования отчета можно задать его параметры:

• в группе Выводить – в каком виде формировать сведения (индивидуально или в виде анкеты);

• параметры компоновки документов в пачки;

• указать фамилию исполнителя отчета;

• каталог, в котором нужно сохранять данные.

Изменения данных о сотрудниках

Изменения, связанные с биографическими данными о сотрудниках, такими как ФИО, изменения типов вычетов, производятся через справочник Сотрудники. Для исправления ошибок в данных, связанных с расчетом заработной платы (размер оклада, система оплаты, количество занимаемых ставок), а также для исправления даты приказа о приеме на работу используют общий журнал документов или специализированный журнал. При этом изменения в справочник Сотрудники вносятся автоматически. Для перевода сотрудника на другую должность или изменения данных для расчета зарплаты по той же занимаемой должности используют документ Кадровое перемещение.

Покажем, как производятся указанные изменения.

Изменения фамилии и вычетов

Для изменения фамилии откройте справочник Сотрудники, дважды щелкните на фамилии сотрудника.

Измените фамилию и щелкните на кнопке ОК.