Как внедрить CRM-систему за 50 дней - [19]

8. При отказе клиента выясните причины и отметьте их в комментариях к карточке клиента, установив ее в режим «отказ», и выберете причину отказа.

9. При согласии клиента оплатить заказ проводите его в бухгалтерию либо передайте в бухгалтерию реквизиты и номер заказа для выставления счета. Отправьте счет клиенту.

10. Проконтролируйте факт оплаты.

11. При выполнении клиентом условий оплаты назначьте в программе этап «Производство» – работы будут автоматически переданы в производство.

12. При поступлении негативного отзыва от клиента немедленно указывайте его в карточке клиента.

13. Спустя 15 дней после сдачи работ свяжитесь с клиентом и возьмите отзыв о работе и использовании продукта. Добавьте отзыв в базу отзывов.

2.13. Интеграция с другими системами

Важна возможность интеграции CRM-системы с такими сервисами, как сайт компании, IP-телефония и системы учета формата 1С.

Интеграция CRM с вашим сайтом необходима, чтобы оставленные онлайн-заявки автоматически заносились в CRМ.

Клиент, оставивший заявку на сайте, заполняет определенную форму с контактной информацией и попадает в CRМ в раздел «Лиды». Определенному менеджеру автоматически ставится задача по обработке поступившего запроса.

Таким образом, заявка не потеряется и будет обработана в разы быстрее, чем в случае поступления на электронную почту менеджера.

Согласно статистики, 90 % заявок, оставленных онлайн, не обрабатываются.

Интеграция CRM с IP-телефонией нужна для подключения различных телефонных номеров, благодаря которым удобно отслеживать эффективность маркетинговых мероприятий.

Также с IP-телефонией вы можете не открывать представительства в других регионах, так как все звонки будут поступать на ваш основной телефонный канал.

Часто требуется интеграция CRM-системы с системами учета, например с 1С. Так менеджерам и бухгалтерии будет проще работать согласовано.

Однако такие интеграции есть не во всех версиях CRM.

Поэтому при внедрении системы, вы должны понимать, какие задачи планируете решать с ее помощью и какие бизнес-процессы автоматизировать, а затем искать версии, удовлетворяющие ваши интересы.

2.14. Отчетность для высшего руководства

Мы постоянно говорим о том, что CRM-система ведет множество замеров, накапливает статистику и автоматически формирует ряд отчетов.

Но для чего это нужно?

Дело в том, что если вы не замеряете процесс, то не контролируете его, соответственно, не можете им управлять.

В большинстве компаний система отчетности отсутствует.

Если она и существует, то неотлаженная. Например, статистические данные собираются вручную, что весьма нерационально в век технологий, а также велика вероятность большой погрешности из-за человеческого фактора.

Или отчеты составляются и хранятся на бумажных носителях, что усложняет документооборот, занимает место в шкафах, может затеряться среди других бумаг, требует много времени на обработку и не очень удобно в использовании.

CRM-система хранит колоссальные объемы информации.

При этом данные систематизированы, их легко найти в системе, ими удобно пользоваться, отчеты формируются за несколько секунд и при необходимости их можно экспортировать в другие офисные программы или распечатать.

Отчеты можно представлять в количественной форме или графической, а также формировать их отдельно по каждому сотруднику или в целом по отделу. Вы сами выбираете, какой критерий ляжет в основу отчета (регион, период, менеджер, товар и т. д.). Таким образом, вы можете измерить свой бизнес всесторонне. Кроме того, вся информация достоверная и объективная, так как система не соврет.

Рис. 15. Статистика CRM-системы

Это очень важная информация, с которой нужно работать. Так, по количеству звонков вы можете отслеживать выполнение плана активности. По воронке – развитие продаж или эффективность маркетингового мероприятия. По структуре клиентской базы – предотвратить отток клиентов. И т. д. Отчеты и статистика не должны просто копиться. Все данные должны анализироваться. Так вы будете получать актуальную информацию, то что называется в режиме реального времени, и оперативно реагировать на отрицательные тенденции, предотвращая их превращение в критические ситуации.

Рис. 16. Статистика CRM-системы

Руководитель отдела продаж должен проводить дополнительный контроль сотрудников и по его итогам также формировать отчеты. Например, системно прослушивать телефонные разговоры, выступать тайным покупателем, звонить клиентам на предмет их удовлетворенности качеством работы менеджера и т. д. Можно поставить самому себе циклическую задачу по проведению той или иной формы контроля.

Отчеты в CRM-системе удобны тем, что их можно просматривать из любой точки мира. Даже если вы в отпуске, в командировке, заграницей, то по отчетам можете контролировать качество работы сотрудников.

2.15. Синхронизация данных

Мы уже упоминали, что клиентскую базу необходимо защищать.

CRM-система не предостерегает ее потерю на 100 %, но, тем не менее, применяя CRM, можно говорить о бизнес-безопасности.

Базе может быть нанесен ущерб не только человеческим фактором, но и техническим.

Поэтому не ленитесь делать ее резервную копию. Как правило, в CRM-системах предусмотрен инструмент по резервному копированию базы данных. Если ваши серверы сгорят, вся информация будет доступна в Интернете.