Как успевать жить и работать - [20]
• Оставляйте четкие и ясные сообщения. Потренируйтесь, составляя сообщения для себя (затем пусть друг, супруга или коллеги оценят вашу профессиональную этику).
• Надиктуйте короткое письмо и отдайте секретарю, чтобы тот его отправил.
• Стирайте старые сообщения, чтобы оставалось место для звонков коллегам.
• Читайте сообщения дома или во время дороги.
Телефонные звонки за рулем автомобиля
Говорить по телефону за рулем автомобиля небезопасно.
Во-первых, может случиться авария, а во-вторых, такие телефонные разговоры, как правило, небрежны и могут нанести ущерб вашему бизнесу. Лучше делать звонки из машины, отъехав предварительно на обочину дороги или припарковавшись.
7. ПЕРЕПИСКА
Я заметил, что по-настоящему успешные люди часто пишут ответы прямо внизу моего письма. Это быстро и просто, и потому мне это нравится.
"Разве компьютер сделал написание писем более простым?» - удивитесь вы. Но я знаю много людей, работающих в офисе, которые тратят даже больше денег и времени на письма с тех пор, как они приобрели компьютер и дополнительное оборудование.
Когда вещи даются нам легко, мы тем не менее всегда ищем другой путь, и часто «перегибаем палку». (Если, однако, у вас есть хорошая, простая в использовании программа, корректирующая ошибки, используйте ее!) Первый, второй и заключительный этап составления письма:
1. Быстро составьте четко сформулированное сообщение.
2. От себя добавьте немного сердечности.
3. Отправьте его как можно быстрее.
Быстро составить краткое письмо лучше, чем долго откладывать написание в ожидании момента, когда вы будете в настроении составить длинное, более содержательное послание. Поэтому по возможности напишите 1-2 строчки, например: «Мы ознакомились с вашим предложением и постараемся ответить на него до конца месяца», или «Некоторым нашим сотрудникам понравилась ваша идея, но большинство нашло ее слишком дорогостоящей, поэтому мы вынуждены ее отклонить».
Нe пишите, если в этом нет необходимости. Возможно, проще сделать короткий звонок (пусть даже в другой город), чтобы получить ответ. А еще лучше используйте электронную почту, если она вам доступна.
Если вы часто пишите однотипные письма, составьте для них шаблон. Храните разные шаблоны в разных подкаталогах. Если вы редко имеете дело с заказными письмами, можете использовать готовую форму, предложенную в почтовой программе.
Если у вас нет ни электронной почты, ни возможности набрать текст на компьютере и распечатать на принтере, напишите письмо от руки: это не только спасительный, но и весьма симпатичный вариант.
Исправление ошибок даже с помощью быстрого и не знающего усталости компьютера отнимает много времени. Припомните, сколько раз вам приходилось редактировать и повторно распечатывать до кумент из-за найденной в нем ошибки. Не страшно, если письмо будет содержать одну ошибку, исправленную от руки, - это внесет в ваше послание чуточку личного, кроме того, адресату будет приятно, что вы прочитали письмо перед отправлением.
В деловых письмах избегайте длительных извинений, например за то, что так долго тянули с ответом.
Это пустая трата времени и лишнее напоминание адресату о его недавнем гневе. Они получили ответ, и их уже больше не интересует, почему вы не написали им раньше. Если вы чувствуете, что извиниться необходимо, то извинитесь один раз и кратко.
Если авторучка вышла из строя, попробуйте сначала ее расписать. Заклинание «Я на тебя надеюсь, и ты меня не подведешь» иногда помогает больше, чем длительное исследование всех деталей авторучки, которое к тому же может привести к поломке.
Спасибо замечательным почтовым программам, с помощью которых мы можем в кратчайшие сроки отправить официальные уведомления и письма по электронной почте сразу сорока двум адресатам, просто вписав в нужную строку имена и адреса. Эта операция проста и почти не требует интеллектуальных усилий, но она таит в себе одну опасность: всегда есть риск отправить письмо или материалы не тому человеку. Всегда проверяйте адресную строку дважды, перед тем как послать или переслать сообщение!
Электронная почта
Каждый раз, когда это возможно, используйте электронную почту, а не факс. С ее помощью вы можете отправить письмо сразу нескольким людям: исполнительному директору и руководителям отделов, близким и дальним родственникам.
Если вам не хочется, чтобы люди узнали остальных адресатов, то воспользуйтесь функцией отправки «скрытой копии» письма.
При большом объеме входящей почты имеет смысл настроить сортировку писем по группам: личные, деловые и пр.
Приобретите программу, позволяющую копировать письма на ноутбук: тогда вы сможете читать почту в дороге.
Отвечайте только на самые свежие сообщения на электронных форумах.
Нe допускайте переполнения почтового ящика.
Удаляйте письма, на которые уже ответили, если вам больше не нужна содержащаяся в них информация.
Если вам требуется сохранить электронное письмо, не распечатывайте его. Электронный формат был создан как раз для того, чтобы сэкономить наше время и освободить пространство на рабочем столе. Лучше создайте в компьютере папку, дайте ей нужное имя и храните в ней соответствующие электронные письма. Вы сможете найти их в любое время и при необходимости сделать копию.
