Как успевать жить и работать - [21]

***

В рабочей графике выделите время для просмотра электронной почты, чтобы в течение дня не отвлекаться на сигналы о поступившем сообщении.

С помощью модема вы можете получить доступ к вашей рабочей электронной почте у себя дома. Поговорите с сетевым администратором и узнайте, возможно ли это. Если вы время от времени работаете дома или в дороге с ноутбуком, наличие доступа к рабочему компьютеру значительно облегчит вам жизнь. Вернувшись в офис, вы больше не обнаружите в своем почтовом ящике 89 непрочитанных писем!

***

Создайте электронный документ, где перечислите всех участников предстоящей деловой встречи.

Если вы захотите заранее обсудить какую-либо возникшую идею, можете распространить ее, воспользовавшись списком. Это простой способ проинформировать каждого, а встречи будут менее продолжительными и более результативными.

***

Если вы собираетесь написать важное деловое письмо, наберите его в текстовом редакторе перед тем, как запустить почтовую программу. Потом можно будет просто прикрепить его к сообщению, оставив в теле письма короткое пояснение, а копию сохранить на жестком диске. Кстати, ваш адресат, возможно, также сохранит письмо на своем компьютере.

Отчеты, копии и доклады

Я. читаю все отчеты. По моим наблюдениям, далеко не все люди поступают так, читая их выборочно или не читая вовсе. Я поинтересовался у них, почему. Мне было сказано, что отчетов слишком много, они длинные, и в этом есть доля правды.

Однако те отчеты, что я честно одолел, были выше всяческих похвал. Никогда не пренебрегайте отчетами.

Если вы не будете читать отчеты коллег, они будут также поступать с вашими. Составляйте простые отчеты в разговорном стиле и распространяйте их избирательно.

***

На отчете обязательно следует ставить свою подпись.

Каждому наверняка случалось получать сообщения, на которых не указывалось ни имени, ни даты. После многих лет службы в одном и том же офисе отношения сотрудников становятся менее официальными, и, возможно, именно поэтому некоторые пренебрегают такой незначительной информацией.

Однако без нее порой невозможно определить, от кого поступило сообщение и кому отправлять ответ.

• Не считайте, что вас вычислят только по почерку. В офисе наверняка есть по меньшей мере три человека с похожим почерком.

• Подписывайте фамилию. В офисе работают две Екатерины, три Александра, два Михаила и три Владимира.

• Не злоупотребляйте инициалами. Я бы растерялся, если бы получил письмо, подписанное «К.К.» (что имелось в виду: фирма, где я работаю, «Качество amp; Красота», или мой соавтор, Кэрол Картаино?).

• Всегда ставьте дату: вычислить «когда?» нисколько не проще, чем вычислить «от кого?».

• Подписывайте год.

Сейчас это может показаться необязательным, но годы проходят быстро, и многие заметки, на которых не проставлена дата, к примеру, вырезки из газет и журналов, могут стать загадками в деле.

Имеет смысл делать копии отчетов и рассылать их необходимым адресатам. У копий есть ряд преимуществ: их проще сделать и отсортировать по маршрутам отправления, на них уже указаны дата, когда была совершена сделка, и фамилия человека, заключившего ее. Распространив копию, вы сообщите людям всю необходимую информацию, не сказав ни слова, не сделав ни единого звонка, не созывая собрание. Копии - это отличный способ сделать работу коллектива более согласованной, получить признание начальства, а возможно, и повышение по службе.

Простой секрет составления хорошего отчета: не включайте в него больше информации, чем необходимо.

Нет ничего странного, если плотник с гордостью продемонстрирует вам необработанные деревянные коробки, которые со временем превратятся в заказанный вами новый отшлифованный и отполированный кухонный гарнитур. Но если вы покажете коллегам неотредактированный отчет, они в лучшем случае могут подумать, что вы плохой писатель, в худшем - останутся недовольны результатами вашей работы, даже если вы предупредите их, что это только черновик. Всегда, когда это возможно, держите недоработанный материал при себе.

КОРОТКО О КНИГЕ СТРАНКА И УАЙТА

Для овладения искусством составления текстов я бы порекомендовал вам прочитать книгу «Элементы стиля», написанную Уильямом Странком и Э.Б. Уайтом. Однако если у вас нет на это времени, ознакомьтесь с ее основными идеями.

• Не злоупотребляйте деловым жаргоном и сухими официальными фразами: излагайте простым языком.

• Избегайте длинных слов и сложносочиненных предложений.

• Воздержитесь от слов, редко употребляемых в современной речи.

• Не отклоняйтесь от темы.

Не забывайте о том, что лучше хорошо делать работу, чем писать о ней хорошие отчеты. Первое требует большей отдачи и умений, второе - это подведение итогов первого, просто запись для архива.

Если вы не работаете, вам не о чем писать отчеты.

Мы работаем ради результата, а не для того, чтобы прочитать о нем.

Отправляем письма почтой

Живя в компьютерную эру, мы часто забываем о том, что разумное и уместное использование обыч ной почты может значительно упростить офисную работу. Бумажное письмо написать просто и более надежно, поскольку в 99% случаев его прочтет только тот, кому оно адресовано, существует меньше риска, что оно будет понято неправильно, кроме того, такое письмо обходится нам дешевле. Когда мы отправляем письма почтой, мы даем клиентам или партнерам время подумать над ответом. Почта имеет ряд преимуществ перед факсом и телефонным звонками: такой способ передачи данных позволяет нам составлять точные записи о деловых контактах, и, в моей практике, обычно способствует принятию более осмысленных решений.